Fase 1: Voorbereiding op de adoptie van AI

In fase 1 introduceer je je medewerkers aan de AI-functies in Workspace en bepaal je hoe ze deze effectief in hun werk kunnen gebruiken. Plan daarnaast een reeks communicatie-uitingen om de betrokkenheid te vergroten.

Op deze pagina

Stap 1: Betrek uw AI-stakeholders

Om de implementatie van AI binnen uw bedrijf op te schalen, betrek de volgende belanghebbenden, die elk een strategische rol zullen spelen. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie kunnen dit individuen, teams of één persoon zijn die meerdere rollen vervult.

Uitvoerend sponsor

Deze persoon is doorgaans een leidinggevende op C-niveau:

  • Fungeert als het gezicht van de verandering binnen uw bedrijf door de voordelen van AI aan te kondigen en te delen.
  • Zorgt ervoor dat andere leidinggevenden en managers zich op dezelfde doelen richten.
  • Wijs middelen toe aan andere belanghebbenden
  • Helpt bij het definiëren van strategieën en projecten.

Google Workspace-beheerder

Deze persoon kan de beheerdersconsole gebruiken om:

  • Zorg ervoor dat AI voldoet aan het beveiligings- en gegevensbeleid van uw bedrijf.
  • Beheer de toegang van gebruikers tot AI-functies.
  • Monitor het gebruik en de activiteit van AI.
  • Blijf op de hoogte van nieuwe functies en alfaprogramma's.

Hieronder vindt u meer informatie over het instellen van AI-functies en -beleid.

Adoptieteam

Dit team bestaat uit besluitvormers en bedrijfsleiders die:

  • Stimuleer verandering binnen afdelingen
  • Help bij het definiëren van toepassingsmogelijkheden en doelen voor AI.
  • Stuur herinneringen over trainingen, ondersteuning en succesverhalen.
  • Deel de status en resultaten met de leiding.

Google Gidsen

Dit zijn de early adopters die:

  • Promoot het gebruik van AI onder collega's.
  • Bied onderlinge ondersteuning, bijvoorbeeld via spreekuur.
  • Verzamel feedback en inzichten voor de directie en de adoptieteams.

Lees verderop in deze handleiding meer over het werven van Google Guides als early adopters.

Terug naar boven

Stap 2: Voer een basisonderzoek onder gebruikers uit.

Vervolgens kunt u medewerkers enquêteren om inzicht te krijgen in de huidige uitdagingen op hun werk en hoe zij denken dat AI daarbij kan helpen. De antwoorden die u nu ontvangt, kunnen u helpen bij het identificeren van toepassingsmogelijkheden en doelen voor AI in de volgende stap. U gebruikt deze basisinformatie ook om de impact en het succes te meten in fase 3 van dit implementatieplan.

Tip: Maak eenvoudig je enquête in Forms. Je krijgt direct resultaten en je kunt de antwoorden in één oogopslag samenvatten met grafieken en diagrammen. Ga naar Een enquête maken in Forms .

Klik hier voor voorbeeldvragen voor de enquête.

Tip: Vraag Gemini om deze vragen aan te passen aan uw organisatie. Ga voor meer informatie naar Tips voor het schrijven van vragen voor Gemini .

Jouw achtergrond

  • Wat is uw functietitel of rol?
  • Hoe bekend bent u met generatieve AI? (schaal 1-5)
  • Hoe vertrouwd bent u met het geven van aanwijzingen of het ontwerpen van aanwijzingen? (schaal 1-5)

Huidige ervaring

  • Hoe nuttig zijn je bestaande Workspace-apps voor je dagelijkse werk (Gmail, Docs, Sheets, Slides, Chat, enzovoort)? (schaal 1-5)
  • Hoeveel plezier beleef je aan het gebruik van Workspace-apps voor je dagelijkse taken? (schaal 1-5)

Verwachtingen

  • Aan welke bedrijfsprocessen besteedt u te veel tijd, of welke processen zou Gemini volgens u kunnen versnellen?
  • Hoe denk je dat Gemini jouw organisatie als geheel zou kunnen helpen?

Terug naar boven

Stap 3: Identificeer gebruiksscenario's en doelen

Om daadwerkelijk zakelijke waarde uit AI te halen, moet u specifieke manieren identificeren waarop AI uw medewerkers kan helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden:

  1. Bekijk de beschikbare AI-functies in Workspace, zoals 'Help me schrijven in Gmail of Docs' of 'Video's maken met Google Video's'. Bekijk een lijst met AI-functies.
  2. Identificeer voor elke afdeling of functie specifieke gebruiksscenario's van deze functies.

  3. Vermeld voor elke reeks voorbeelden de doelen die u hoopt te bereiken, gebaseerd op wat belangrijk is voor uw bedrijf.

    Tip: Stel meetbare doelen op basis van productiviteit , werkkwaliteit , tevredenheid van medewerkers en klanten, en werkprocessen . Je gebruikt deze doelen later om de impact en het succes te meten.

Hieronder vind je een aantal functies en toepassingsvoorbeelden om je op weg te helpen.

Product en engineering

Gebruiksvoorbeelden

Productontwikkeling:

  • Genereer ideeën en klantverhalen voor nieuwe producten.
  • Ontwerp product- en technische specificaties
  • Analyseer en vat de feedback van gebruikers samen.
  • Genereer actiepunten op basis van notulen of transcripten van vergaderingen.
Doelen
  • Versnel de productontwikkeling
  • Verbeter de communicatie tussen de bedrijfs- en engineeringteams.
  • Verbeter de kwaliteit van nieuwe producten.
  • Verlaag de overheadkosten om tijd vrij te maken voor technisch werk.

HR en personeelszaken

Meer voorbeelden: Gebruik Gemini voor personeelszaken

Gebruiksvoorbeelden

Werving en inwerken:

  • Schrijf functiebeschrijvingen
  • Stel gepersonaliseerde e-mails op voor sollicitanten.
  • Bereid je voor op sollicitatiegesprekken

Opleiding en ontwikkeling van medewerkers:

  • Ontwikkel lesprogramma's of scripts voor trainingen over het bedrijfsbeleid.
  • Verbeter de manier waarop je verhalen vertelt in je trainingen.
Doelen
  • Bespaar tijd bij het brainstormen en ontwikkelen van content.
  • Verbeter de sollicitatie-ervaring van kandidaten.
  • Verbeter de kwaliteit van trainingen en beleidsdocumenten.
  • Verhoog de tevredenheid van medewerkers met interne trainingen.

IT-beheerders

Gebruiksvoorbeelden

Documentatie en communicatie:

  • Conceptartikelen voor de kennisbank en gebruikershandleidingen opstellen
  • Ontwerpaankondigingen van technisch beleid of wijzigingen
  • Creëer een gecentraliseerd kenniscentrum met NotebookLM.
Doelen
  • Verbeter de kwaliteit van de documentatie.
  • Verbeter de ervaring van medewerkers met technische communicatie.
  • Houd teams op de hoogte met gecentraliseerde informatie-uitwisseling.
  • Maak tijd vrij om je te concentreren op IT-prioriteiten.

Marketing

Meer voorbeelden: Gebruik Gemini voor marketing

Gebruiksvoorbeelden

In ontwikkeling:

  • Bedenk ideeën voor blogposts, websitecontent en berichten voor sociale media.
  • Onderzoek concurrentieanalyses
  • Creatieve briefings en whitepapers opstellen
Doelen
  • Versnel het creatieve proces
  • Vergroot uw geloofwaardigheid en relevantie in de markt.
  • Versnel de lancering van campagnes

Verkoop

Meer voorbeelden : Gebruik Gemini voor verkoop

Gebruiksvoorbeelden

Prospectie:

  • Genereer gepersonaliseerde communicatie.
  • Doelklantprofielen
  • Onderzoek en versnel het vinden van potentiële klanten.

Maak boeiende content:

  • Snel reageren in het veld.
  • Overwin je schrijversblokkade
Doelen
  • Verhoog de output en de kwaliteit van de content.
  • Verhoog de conversie

Terug naar boven

Stap 4: AI-functies en -beleid instellen

Wanneer je Google Workspace met Gemini gebruikt, profiteer je van dezelfde bedrijfsbrede beveiliging en gegevensbescherming als in de rest van Workspace. Ga naar ons Privacycentrum voor meer informatie.

Daarnaast heb je de volgende controle- en controlemogelijkheden met betrekking tot hoe Gemini je gegevens verwerkt en wie welke functies kan gebruiken.

Beheer de beveiliging en governance.

U kunt uw beheerdersconsole gebruiken om:

  • Pas AI-classificatielabels toe om te voorkomen dat Gemini toegang krijgt tot gevoelige gebruikersgegevens. Lees hoe.
  • Stel beleidsregels voor gegevensverwerking in die Gemini zal volgen. Ga naar Gegevensverliespreventie (DLP) en gegevensregio's .
  • Gebruik slimme functies om te bepalen of Gemini gebruikersgegevens met andere Google-producten mag delen. Lees hoe.

Beheer de toegang tot AI-functies.

Je kunt de volgende functies ook in- of uitschakelen, voor gebruikers, teams of je hele organisatie:

Terug naar boven

Stap 5: Plan hoe je de verandering gaat communiceren.

Om gebruikers betrokken te houden bij AI, is het belangrijk om regelmatig herinneringen, tips en updates over de bedrijfsstrategieën te versturen.

Communicatietijdlijn, in één oogopslag

Hier is een voorbeeldplan voor het faseren van uw communicatie over de 3 fasen van de implementatie.

Fase 1: Voorbereiding Fase 2: AI inzetten Fase 3: Meten en uitbreiden

Aan het bedrijf bekendmaken

Video van een luchtvaartdirecteur

Voer een basismeting uit.

Start de trainingssite

Rekruteer Google-gidsen

Organiseer een AI-roadshow.

Stuur herinneringen

Voer korte enquêtes uit

Voer een impactonderzoek uit.

Deel succesverhalen

Tips en trucs voor het plaatsen van berichten

Kondig nieuwe functies aan

Tip: Versnel het schrijven van je berichten met Gemini. Ga voor meer informatie naar Tips voor schrijfopdrachten voor Gemini.

Ideeën om het woord te verspreiden

  • Aankondiging start — Begin met een e-mail of video-aankondiging van uw leidinggevende, waarin de AI-functies en hun voordelen aan de medewerkers worden uitgelegd.
  • AI-roadshow — Laat early adopters kennismaken met teams om use cases te demonstreren die specifiek voor dat team zijn ontwikkeld.
  • Nieuwsbrieven en herinneringen — Verstuur deze wekelijks met tips, strategieën en succesverhalen over AI.
  • Enquêtes — Voer deze in elke fase uit om feedback te verzamelen en de impact te meten.
  • Posters — Toon visuele elementen op de werkplek die de belangrijkste toepassingsvoorbeelden of inspiratiebronnen illustreren.

Terug naar boven