Fase 1: preparar a adoção da IA

Na fase 1, apresente aos funcionários os recursos de IA no Workspace e identifique como eles podem usá-los de maneira eficaz no trabalho. Planeje também uma série de comunicações para manter as pessoas engajadas.

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Etapa 1: envolver as partes interessadas da IA

Para ampliar a adoção da IA em toda a empresa, inclua as partes interessadas a seguir, que vão desempenhar um papel estratégico. Dependendo do tamanho da sua organização, elas podem ser indivíduos, equipes de pessoas ou uma pessoa pode ter várias funções.

Patrocinador executivo

Normalmente, um líder de alto nível, essa pessoa faz o seguinte:

  • Anuncia e divulga os benefícios da IA, sendo a cara da mudança da sua empresa.
  • Alinha outros líderes e gerentes com as mesmas metas.
  • Aloca recursos para outras partes interessadas.
  • Ajuda a definir estratégias e projetos.

admin do Google Workspace

Essa pessoa pode usar o Admin Console para:

  • Garantir a conformidade da IA com as políticas de segurança e dados da sua empresa
  • Gerenciar o acesso dos usuários aos recursos de IA
  • Monitorar o uso e a atividade da IA
  • Fique por dentro dos novos recursos e programas Alfa

Saiba mais abaixo em Configurar políticas e recursos de IA.

Equipe de adoção

Essa equipe inclui tomadores de decisões e líderes de negócios que fazem o seguinte:

  • Defender a mudança nos departamentos
  • Ajudar a definir casos de uso e metas de IA
  • Enviar lembretes sobre treinamento, suporte e histórias de sucesso
  • Compartilhar status e resultados com a liderança

Guias do Google

São os primeiros usuários a fazer o seguinte:

  • Divulgar o uso da IA entre os colegas de trabalho
  • Oferecer suporte entre pares, por exemplo, durante o horário de atendimento.
  • Coletar feedback e insights para as equipes executivas e de adoção

Saiba mais mais adiante neste guia em Recrutar guias do Google como usuários iniciais.

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Etapa 2: realizar uma pesquisa de referência com os usuários

Em seguida, faça uma pesquisa com os funcionários para entender os desafios atuais no trabalho deles e como a IA pode ajudar. As respostas que você receber agora podem ajudar a identificar casos de uso e metas de IA na próxima etapa. Você também vai usar essas informações de referência para medir o impacto e o sucesso na fase 3 deste plano de adoção.

Dica:crie sua pesquisa com facilidade no app Formulários. Você recebe resultados instantâneos e pode resumir as respostas em tabelas e gráficos. Acesse Criar uma pesquisa no app Formulários.

Clique aqui para conferir exemplos de perguntas da pesquisa

Dica:peça ao Gemini para adaptar essas perguntas à sua organização. Para começar, acesse Dicas para escrever comandos para o Gemini.

Sua experiência

  • Qual é seu cargo ou função?
  • Você conhece a IA generativa? (escala de 1 a 5)
  • Qual seu nível de conhecimento sobre como criar e usar comandos? (escala de 1 a 5)

Experiência atual

  • Os apps do Workspace (Gmail, Documentos, Planilhas, Apresentações, Chat etc.) são úteis no seu trabalho diário? (escala de 1 a 5)
  • Você gosta de usar os apps do Workspace para realizar tarefas diárias? (escala de 1 a 5)

Expectativas

  • Em quais processos de negócios você gasta muito tempo ou acha que o Gemini pode ajudar a acelerar?
  • Como você acha que o Gemini pode ajudar sua organização?

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Etapa 3: identificar casos de uso e metas

Para aproveitar o valor real da IA para os negócios, identifique maneiras específicas de ajudar os funcionários no trabalho diário:

  1. Confira os recursos de IA disponíveis no Workspace, como o Me ajude a escrever no Gmail ou no Google Docs ou a criação de vídeos com o Google Vids. Conferir uma lista de recursos de IA
  2. Para cada departamento ou função, identifique casos de uso específicos desses recursos.

  3. Para cada conjunto de exemplos, liste as metas que você quer alcançar com base no que é importante para sua empresa.

    Dica:defina metas mensuráveis com base na produtividade, na qualidade do trabalho, na satisfação do funcionário e do cliente e nos fluxos de trabalho. Você vai usar essas metas mais tarde para acompanhar as métricas de impacto e sucesso.

Confira algumas funções e casos de uso para começar.

Produto e engenharia

Casos de uso

Desenvolvimento de produtos:

  • Gerar ideias e histórias de clientes para novos produtos
  • Esboçar especificações de produto e engenharia
  • Analisar e resumir o feedback dos usuários
  • Gerar itens de ação com base nas transcrições ou anotações das reuniões
Metas
  • Acelerar o desenvolvimento de produtos
  • Melhorar a comunicação entre as equipes de negócios e de engenharia
  • Melhorar a qualidade dos novos produtos
  • Reduzir a sobrecarga para liberar tempo para o trabalho técnico

RH e operações das equipes

Confira mais exemplos:usar o Gemini para recursos humanos

Casos de uso

Recrutamento e integração:

  • Escrever descrições de vagas
  • Criar e-mails personalizados para candidatos a vagas
  • Prepare-se para as entrevistas

Treinamento e desenvolvimento de funcionários:

  • Desenvolver currículos ou scripts para treinamentos sobre políticas da empresa
  • Melhore a narrativa nos seus treinamentos
Metas
  • Economizar tempo na geração de ideias e no desenvolvimento de conteúdo
  • Melhorar a experiência dos candidatos na candidatura
  • Melhorar a qualidade do treinamento e das descrições de políticas
  • Aumentar a satisfação dos funcionários com o treinamento interno

Admins de TI

Casos de uso

Documentação e comunicações:

  • Escrever artigos da base de conhecimento e guias do usuário
  • Rascunhos de comunicados sobre políticas ou mudanças técnicas
  • Criar um hub de conhecimento centralizado usando o NotebookLM
Metas
  • Melhorar a qualidade da documentação
  • Melhorar a experiência dos funcionários com comunicações técnicas
  • Manter as equipes atualizadas com o compartilhamento centralizado de informações
  • Liberar tempo para se concentrar nas prioridades de TI

Marketing

Confira mais exemplos:usar o Gemini no marketing

Casos de uso

Desenvolvimento de conteúdo:

  • Discuta ideias para postagens de blog, textos de sites e postagens em redes sociais
  • Pesquise análises da concorrência
  • Esboçar briefings criativos e white papers
Metas
  • Acelerar o processo criativo
  • Aumentar a credibilidade e a relevância no mercado
  • Acelerar o lançamento de campanhas

Vendas

Confira mais exemplos: usar o Gemini nas vendas

Casos de uso

Prospecção:

  • Gerar divulgação personalizada
  • Segmentar perfis de clientes
  • Pesquise e acelere a descoberta de clientes em potencial

Crie conteúdo interessante:

  • Responder rapidamente no campo
  • Superar o bloqueio criativo
Metas
  • Aumentar a produção e a qualidade do conteúdo
  • Aumentar a conversão

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Etapa 4: configurar políticas e recursos de IA

Ao usar o Google Workspace com o Gemini, você tem acesso à mesma segurança e proteção de dados corporativos que o restante do Workspace. Para mais detalhes, acesse nossa Central de privacidade.

Além disso, você tem os seguintes controles e supervisão sobre como o Gemini processa seus dados e quem pode usar quais recursos.

Gerenciar segurança e governança

Você pode usar o Admin Console para:

  • Aplicar marcadores de classificação por IA para impedir que o Gemini acesse dados do usuário sensíveis. Saiba como
  • Defina políticas de tratamento de dados que o Gemini vai seguir. Acesse Prevenção contra perda de dados (DLP) e Regiões de dados.
  • Use os recursos inteligentes para controlar se o Gemini pode compartilhar os dados dos usuários com outros produtos do Google. Saiba como

Gerenciar o acesso aos recursos de IA

Também é possível ativar ou desativar os seguintes recursos para usuários, equipes ou toda a organização:

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Etapa 5: planejar como comunicar a mudança

Para manter os usuários engajados com a IA, mantenha um fluxo constante de lembretes, dicas e atualizações sobre as estratégias da empresa.

Cronograma de comunicações, em resumo

Confira um exemplo de plano para preparar suas comunicações nas três fases de adoção.

Fase 1: preparação Fase 2: usar a IA Fase 3: medir e expandir

Anunciar para a empresa

Vídeo executivo do Air

Realizar pesquisa de referência

Site de treinamento de lançamento

Recrutar Guias do Google

Realizar um roadshow de IA

Enviar lembretes

Realizar pesquisas curtas

Realizar pesquisa de impacto

Compartilhe histórias de sucesso

Postar dicas e truques

Anunciar novos recursos

Dica:use o Gemini para acelerar a escrita das suas comunicações. Para começar, acesse Dicas para escrever comandos para o Gemini.

Ideias para divulgar o app

  • Anúncio de início: comece com um anúncio por e-mail ou vídeo do patrocinador executivo, apresentando os recursos de IA e os benefícios para os funcionários.
  • Roadshow de IA: os primeiros usuários se encontram com as equipes para demonstrar casos de uso personalizados para elas.
  • Newsletters e lembretes: envie-os semanalmente para informar dicas, estratégias e histórias de sucesso da IA.
  • Pesquisas: realize pesquisas em cada fase para coletar feedback e medir o impacto.
  • Posters: mostre gráficos no local de trabalho que destaquem os principais casos de uso ou comandos.

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