שלב 2: עידוד אנשים להתחיל להשתמש ב-AI

בשלב 2, צריך לעודד את העובדים להתחיל להתנסות ב-AI ולהשתמש בו בעבודה שלהם בכל יום. לשם כך תצטרכו להכין חומרי הדרכה, להנחות את העובדים ולאפשר להם לתמוך זה בזה.

הנושאים בדף

• שלב 1: גיוס תומכי Google שיהיו מראשוני המשתמשים
• שלב 2: הכנת חומרי הדרכה
• שלב 3: הדרכה מקדימה ותמיכה רציפה
• ביצוע סקרים קצרים לבדיקת המצב בשטח
• ניטור השימוש והפעילות ב-Gemini

---

שלב 1: גיוס תומכי Google שיהיו מראשוני המשתמשים

בכל מחלקה או קבוצת עובדים גדולה, מצאו עובדים שיהיו מראשוני המשתמשים, יחקרו את ה-AI וישווקו את השימוש בו. תומכי Google לא חייבים להיות בעלי מיומנויות טכניות מאוד גבוהות, אבל הם צריכים להיות אנשים שמתלהבים משימוש בכלים חדשים.

לנציגי Google צריך להיות מספיק זמן פנוי, והם צריכים להיות מוכנים לבצע את הפעולות האלה:

• לעבוד עם הצוותים כדי לזהות את תרחישי השימוש ולהראות לאנשים איך להשתמש בכלים
• לתת תמיכה לעובדים בעזרת שעות קבלה, הצגת הדגמות (דמו) והשתתפות בפורומים של כל החברה
• לשתף את השיטות המומלצות וסיפורי ההצלחה באימיילים, בפוסטים בבלוגים או בניוזלטרים
• לאסוף משוב ולהעביר אותו הלאה לצוות ההטמעה, כדי להבין מה עובד טוב ומה עוד צריך לשפר.

שלב 2: הכנת חומרי הדרכה

כדי שאנשים יוכלו ללמוד בקצב שמתאים להם, צריך להכין חומרי הדרכה על פי דרישה לשימוש בפיצ'רים מבוססי-AI ב-Workspace. כדאי להתאים את חומרי ההדרכה לתרחישי השימוש והיעדים שקבעתם בשלב 1 של המדריך הזה.

שלב 3: הדרכה מקדימה ותמיכה רציפה

כדי לעזור לאנשים להבין את ה-AI ולהשתמש בו, צריך לתת להם הדרכה אישית ולדאוג לכך שתהיה להם תמיכה זמינה. חשוב גם לפנות אליהם באופן קבוע כדי לעזור להם להמשיך להשתמש ב-AI.

איך אפשר לתמוך במשתמשים וליצור אצלם עניין:

• הדרכות מקדימות שבהן תומכי Google ייפגשו עם כל צוות ויראו לו את תרחישי השימוש שמתאימים לתפקיד שלו
• שעות קבלה שבועיות עם תומכי Google, שהמשתמשים יוכלו לקבל בהן תמיכה אישית
• מרכז מידע פנימי עם גישה למשאבי AI, כמו הדרכה על פי דרישה ויומנים לתיאום שעות קבלה
• מרחב ב-Google Chat שבו משתמשים יכולים לשאול שאלות, לשתף תרחישי שימוש ולדבר זה עם זה על השימוש ב-AI. איך יוצרים מרחב
• תחרויות ידידותיות, כמו מי מצליח ליצור את ההנחיה הכי אפקטיבית או יצירתית
• שאלות נפוצות, טיפים וסיפורי הצלחה שפורסמו במרכז המידע בנושא ה-AI או ששותפו באימיילים, בפוסטים בבלוג או בניוזלטרים
• פוסטרים לתלייה בכל חלל העבודה, שמזכירים לעובדים להשתמש ב-AI ומציגים טיפים

ביצוע סקרים קצרים לבדיקת המצב בשטח

במהלך שלב 2, בצעו סדרה של סקרים קצרים כדי לבדוק מה הפיצ'ר שהמשתמשים הכי אוהבים, באיזה פיצ'ר הם משתמשים ואיך הוא עוזר להם. מתוך התשובות אפשר להכין שאלות נפוצות, טיפים וסיפורי הצלחה. התשובות גם יכולות לעזור לכם לאתר את הנושאים שבהם יכול להיות שאנשים יצטרכו יותר תמיכה.

טיפ: כדי ליצור סקרים בקלות, כדאי להשתמש ב-Forms! ב-Forms תקבלו תוצאות מיידיות וסיכום קצר של התשובות בתרשימים וגרפים. איך יוצרים סקר ב-Forms

ניטור השימוש והפעילות ב-Gemini

אחרי שאנשים יתחילו להשתמש ב-Gemini ב-Google Workspace, תוכלו לעקוב במסוף Admin אחרי אופן השימוש. תוכלו גם להבין איך Gemini משתמש בנתונים של הארגון.

איך אפשר להשתמש בדוחות כדי לעקוב אחרי השימוש ב-AI

כדי להבין כמה אנשים משתמשים ב-Gemini ב-Google Workspace ובאילו אפליקציות, כדאי לצפות בדוחות של Gemini. אפשר לעקוב אחרי השימוש ברמת החברה, הצוותים או העובדים.

בעזרת הדוחות אפשר לגלות אילו צוותים או עובדים הם המשתמשים המתקדמים ואצל מי שיעורי השימוש נמוכים. לעובדים כאלה אפשר להציע עוד הדרכה בנושא AI. אפשר גם לקבל תובנות בנוגע לשימוש ב-Gemini בתרחישי שימוש שונים. למשל, יכול להיות שתגלו שצוות ההנדסה שלכם באמת משתמש ב-Gemini ב-Google Docs כדי לשפר את התקשורת, אבל שהוא לא מנצל את הפיצ'רים של Gemini ב-Meet, כמו סיכומי פגישות ורישום הערות.

איך עושים את זה: בדיקת השימוש ב-Gemini בארגון

איך Gemini משתמש בנתוני החברה

כש-Gemini עונה להנחיות של המשתמשים, הוא ניגש לתוכן שנמצא ב-Google Drive. כדי לראות לאיזה תוכן הוא ניגש, אפשר להריץ חיפושים ביומן הביקורת ב-Drive. למשל, אם Gemini ניגש לנתונים מכמה קבצים כדי לענות על שאלה של משתמש, נוצר אירוע עבור כל קובץ שהוא ניגש אליו.

מידע נוסף: יומני ביקורת לפעילות של Gemini ב-Google Workspace