בשלב 1, צריך להציג לעובדים שלכם את הפיצ'רים מבוססי ה-AI שקיימים ב-Workspace ולהסביר להם איך הם יכולים להשתמש בהם בצורה יעילה בעבודה. בנוסף, צריך גם לתכנן סדרת הודעות לעובדים שיעודדו אותם להשתמש ב-AI.
הנושאים בדף
- שלב 1: שילוב בעלי תפקידים בפרויקט ההטמעה של ה-AI
- שלב 2: ביצוע סקר משתמשים ראשוני
- שלב 3: זיהוי תרחישי שימוש ויעדים
- שלב 4: הגדרת הפיצ'רים מבוססי ה-AI וקביעת מדיניות
- שלב 5: תכנון של שלבי המעבר לשימוש ב-AI
שלב 1: שילוב בעלי תפקידים בפרויקט ההטמעה של ה-AI
כדי להרחיב את השימוש ב-AI לכל החברה, צריך למנות את בעלי התפקידים הבאים – לכל אחד מהם יהיה תפקיד אסטרטגי משלו. בהתאם לגודל הארגון, כל תפקיד יכול להיות מבוצע על ידי אדם אחד, צוותים של אנשים, או שיכול להיות שלאדם אחד יהיו כמה תפקידים.
|
|
|
|
אחראי בכירהאחראי הבכיר הוא בדרך כלל מישהו בעל דרגה בכירה בארגון. מה האחראי הבכיר צריך לעשות?
|
|
|
|
|
אדמין ב-Google Workspaceהאדמין יכול להשתמש במסוף Admin כדי:
|
|
|
|
|
צוות ההטמעהצוות ההטמעה כולל מקבלי החלטות ומנהלים. מהם תפקידי הצוות?
|
|
|
|
|
מדריכי Googleתומכי Google הם ראשוני המשתמשים. מה התפקיד שלהם?
בהמשך המדריך מוסבר איך בוחרים תומכי Google והופכים אותם לראשוני המשתמשים |
|
|
|
שלב 2: ביצוע סקר משתמשים ראשוני
בשלב הבא, צריך לערוך סקר בקרב העובדים כדי להבין את האתגרים שלהם בעבודה, ואיך הם חושבים שה-AI יכול לעזור להם. התשובות שתקבלו יעזרו לכם לזהות תרחישי שימוש ב-AI ולהחליט מה יהיו היעדים בשלב הבא. המידע הראשוני הזה גם יעזור לכם למדוד את ההשפעה וההצלחה בשלב 3 של תוכנית ההטמעה.
טיפ: כדי ליצור סקרים בקלות, כדאי להשתמש ב-Forms! ב-Forms תקבלו תוצאות מיידיות וסיכום קצר של התשובות בתרשימים וגרפים. איך יוצרים סקר ב-Forms
כאן אפשר לראות דוגמאות לשאלות לסקר
טיפ: כדאי לבקש מ-Gemini להתאים את השאלות לדוגמה לארגון שלכם. כדי להתחיל, נכנסים אל טיפים לכתיבת הנחיות ל-Gemini.
הר רקע
- מה התפקיד שלך?
- מה מידת ההיכרות שלך עם AI גנרטיבי? (בסולם של 1-5)
- מה מידת ההיכרות שלך עם ניסוח או תכנון הנחיות? (בסולם של 1-5)
בגרסה הנוכחית
- באיזו מידה האפליקציות של Workspace עוזרות לך בעבודה ביום-יום (Gmail, Docs, Sheets, Slides, Chat ואפליקציות אחרות)? (בסולם של 1-5)
- מה מידת שביעות הרצון שלך מהשימוש באפליקציות של Workspace בביצוע המשימות שלך ביום-יום? (בסולם של 1-5)
ציפיות
- אילו תהליכי עבודה לוקחים יותר מדי זמן, או לדעתך Gemini יכול לעזור לך לבצע אותם מהר יותר?
- איך לדעתך Gemini יכול לעזור לכל הארגון?
שלב 3: זיהוי תרחישי שימוש ויעדים
כדי לקבל ערך אמיתי לעסק מה-AI, צריך לזהות דרכים ספציפיות שבהן ה-AI יכול לעזור לעובדים שלכם בעבודה ביום-יום:
- עיינו בתכונות מבוססות ה-AI שקיימות ב-Workspace, כמו עזרה בכתיבה ב-Gmail או ב-Docs, או יצירת סרטונים עם Google Vids. רשימת התכונות מבוססות ה-AI
- נסו לזהות תרחישי שימוש ספציפיים שרלוונטיים לפיצ'רים האלה בכל מחלקה או תפקיד בארגון.
הכינו רשימה של היעדים שאתם רוצים להשיג בכל אחת מדוגמאות תרחישי השימוש, בהתאם למה שחשוב לעסק שלכם.
טיפ: כדאי להגדיר יעדים מדידים בהתאם לפרודוקטיביות, איכות העבודה, שביעות רצון העובדים ושביעות רצון הלקוחות ותהליכי העבודה. אתם תשתמשו ביעדים האלה מאוחר יותר כדי לעקוב אחרי המדדים של ההשפעה וההצלחה.
הנה כמה דוגמאות לתפקידים בארגון ותרחישי שימוש.
מוצר והנדסה
| תרחישים לדוגמה |
פיתוח מוצרים:
|
|---|---|
| יעדים |
|
משאבי אנוש ותפעול
עוד דוגמאות: איך משתמשים ב-Gemini בתחום של משאבי אנוש
| תרחישים לדוגמה |
גיוס והכשרה של עובדים חדשים:
הדרכה ופיתוח של עובדים:
|
|---|---|
| יעדים |
|
אדמינים ב-IT
| תרחישים לדוגמה |
תוכן טכני ותקשורת עם המשתמשים:
|
|---|---|
| יעדים |
|
שיווק
דוגמאות נוספות: איך משתמשים ב-Gemini לצורכי שיווק
| תרחישים לדוגמה |
פיתוח תוכן:
|
|---|---|
| יעדים |
|
מכירות
כאן אפשר למצוא עוד דוגמאות: איך משתמשים ב-Gemini לצורכי מכירות
| תרחישים לדוגמה |
איתור לקוחות פוטנציאליים:
יצירת תוכן מעניין:
|
|---|---|
| יעדים |
|
שלב 4: הגדרת הפיצ'רים מבוססי ה-AI וקביעת מדיניות
כשאתם משתמשים ב-Google Workspace עם Gemini, אתם מקבלים את אותה אבטחה ברמה שמתאימה לארגונים ואותה רמת הגנה על נתונים כמו שמקבלים בכל Workspace. פרטים נוספים מופיעים במרכז המידע על פרטיות.
בנוסף, אתם מקבלים אמצעי בקרה ופיקוח על האופן שבו Gemini מטפל בנתונים שלכם, ויכולים לקבוע מי יוכל להשתמש בכל פיצ'ר.
ניהול האבטחה והשליטה
אתם יכולים להשתמש במסוף Admin כדי לבצע את הפעולות הבאות:
- להחיל תוויות לסיווג קבצים בעזרת AI וכך לא לתת ל-Gemini גישה לנתוני משתמשים רגישים. איך עושים את זה
- לקבוע מדיניות לטיפול בנתונים ש-Gemini יהיה מחויב אליה. כאן אפשר לעיין במדיניות אובדן נתונים (DLP) ובאזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים.
- להשתמש בפיצ'רים חכמים כדי להחליט אם Gemini יוכל לשתף את נתוני המשתמשים עם מוצרי Google אחרים. איך עושים את זה
ניהול הגישה לתכונות מבוססות-AI
אתם גם יכולים להפעיל או להשבית את הפיצ'רים הבאים עבור המשתמשים, הצוותים או כל הארגון:
- אפליקציית Gemini. למידע נוסף
- Gemini בכל אפליקציית Workspace, כמו Gmail, Drive או Docs. איך עושים את זה
- NotebookLM. איך עושים את זה
- Google Vids. איך עושים את זה
- סיכום פגישות ב-Google Meet באמצעות AI. איך עושים את זה
- תוספי Workspace באפליקציית Gemini. איך משתמשים בתוספים
שלב 5: תכנון של שלבי המעבר לשימוש ב-AI
כדי שהמשתמשים יתעניינו ב-AI, חשוב לשלוח באופן קבוע תזכורות, טיפים ועדכונים בנוגע לאסטרטגיות של החברה.
ציר הזמן של ההודעות למשתמשים, בקצרה
זוהי דוגמה לתוכנית לעדכון ויצירת עניין בקרב העובדים עם 3 שלבי הטמעה.
| שלב 1: הכנה | שלב 2: שימוש ב-AI | שלב 3: מדידה והרחבה |
|---|---|---|
|
הודעה לכל החברה
|
בחירת תומכי Google
|
ביצוע סקר השפעה
|
פרסום סרטון למנהליםטיפ: Gemini יכול לעזור לכם לכתוב הודעות לעובדים מהר יותר. כדי להתחיל, אפשר להיעזר בטיפים לכתיבת הנחיות ל-Gemini
רעיונות להפצת הבשורה
- הודעה על התחלת תהליך ההטמעה — התחילו עם הודעה באימייל או בווידאו מהאחראי הבכיר עם הצגת הפיצ'רים מבוססי ה-AI והיתרונות שהם מביאים לעובדים
- עורכים מפגשים בארגון בנושא AI כדי ליצור עניין — בקשו מהמשתמשים הראשונים שייפגשו עם הצוותים בארגון וידגימו להם את תרחישי השימוש שמותאמים להם אישית
- ניוזלטרים ותזכורות — חשוב לשלוח ניוזלטרים ותזכורות בכל שבוע, ולכלול בהם טיפים לשימוש ב-AI, אסטרטגיות וסיפורי הצלחה
- סקרים — בצעו סקרים בכל שלב כדי לקבל משוב ולמדוד את ההשפעה
- פוסטרים — הציגו עזרים חזותיים בחלל העבודה והדגישו בהם את ההנחיות או תרחישי השימוש העיקריים