Fase 1: Bereid u voor op AI-adoptie

In fase 1 laat u uw medewerkers kennismaken met AI-functies in Workspace en legt u uit hoe ze deze effectief kunnen gebruiken tijdens hun werk. Maak ook een communicatieplan om mensen betrokken te houden.

Op deze pagina

• Stap 1: Betrek uw AI-stakeholders
• Stap 2: Voer een nulmeting voor gebruikers uit
• Stap 3: Use cases en doelen bepalen
• Stap 4: AI-functies en -beleid instellen
• Stap 5: Plan hoe u de wijziging gaat communiceren

---

Stap 1: Betrek je AI-stakeholders

Als u de adoptie van AI in uw bedrijf wilt schalen, moet u de volgende stakeholders betrekken, die elk een strategische rol spelen. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie kunnen dit individuen of teams zijn, of kan één persoon meerdere rollen hebben.

	Executive sponsor Deze persoon is meestal een leider op C-niveau en: het gezicht van verandering binnen uw bedrijf is door de voordelen van AI aan te kondigen en te delen, zorgt dat andere leiders en het management dezelfde doelen hebben, middelen toewijst aan andere stakeholders, strategieën en projecten helpt te definiëren.
	Google Workspace-beheerder Deze persoon kan de Beheerdersconsole gebruiken voor het volgende: Zorgen dat AI voldoet aan het beveiligings- en gegevensbeleid van uw bedrijf De toegang van gebruikers tot AI-functies beheren AI-gebruik en -activiteit controleren Blijf op de hoogte van nieuwe functies en Gemini-bètaprogramma's Hieronder vindt u meer informatie bij AI-functies en -beleid instellen
	Implementatieteam Dit team bestaat uit besluitvormers en zakelijke leiders die: wijzigingen binnen afdelingen ondersteunen, helpen bij het definiëren van use cases en doelen voor AI, herinneringen sturen over training, support en succesverhalen, de status en resultaten delen met leidinggevenden.
	Google-handleidingen Dit zijn early adopters die: het gebruik van AI promoten onder collega's, peer-to-peer support bieden, bijvoorbeeld via spreekuren, feedback en inzichten verzamelen voor de leidinggevenden en implementatieteams. Later in deze handleiding vindt u meer informatie over hoe u Google Gidsen werft als early adopters.

Stap 2: Voer een nulmeting voor gebruikers uit

Vraag medewerkers vervolgens naar de huidige uitdagingen in hun werk en hoe ze denken dat AI ze hierbij kan helpen. De reacties die u nu krijgt, kunnen u helpen use cases en doelen voor AI te bepalen in de volgende stap. U gebruikt deze basisgegevens ook om de impact en het succes te meten in fase 3 van dit adoptieplan.

Tip: Maak makkelijk enquêtes in Formulieren. U krijgt meteen resultaten en u kunt een overzicht van de reacties maken in diagrammen. Ga naar Een enquête maken in Formulieren.

Stap 3: Use cases en doelen bepalen

Als u echte bedrijfswaarde uit AI wilt halen, bepaalt u specifieke manieren waarop AI uw werknemers kan helpen bij hun dagelijkse werk:

1. Controleer de beschikbare AI-functies in Workspace, zoals Help me met schrijven in Gmail of Documenten, of video's maken met Google Vids. Een lijst met AI-functies bekijken
2. Bepaal voor elke afdeling of functie specifieke use cases voor deze functies.

3. Vermeld voor elke set voorbeelden de doelen die u wilt bereiken, op basis van wat belangrijk is voor uw bedrijf.

   Tip: Stel meetbare doelen vast op basis van productiviteit, werkkwaliteit, werknemers- en klanttevredenheid en workflows. U gebruikt deze doelen later om de impact- en successtatistieken bij te houden.

Hier zijn een aantal functies en use cases om je op weg te helpen.

Product en techniek

Use cases	Productontwikkeling: Ideeën en klantverhalen genereren voor nieuwe producten Product- en technische specificaties opstellen Gebruikersfeedback analyseren en samenvatten Actiepunten genereren op basis van notulen of transcripten van vergaderingen
Doelen	Productontwikkeling versnellen De communicatie tussen zakelijke en technische teams verbeteren De kwaliteit van nieuwe producten verbeteren Overhead verminderen om tijd vrij te maken voor technisch werk

HR en People Ops

Meer voorbeelden: Gemini gebruiken voor human resources

Toepassingen	Werving en introductie: Functieomschrijvingen schrijven Aangepaste e-mails opstellen voor sollicitanten Voorbereiden op sollicitatiegesprekken Training en ontwikkeling van werknemers: Ontwikkel een curriculum of scripts voor training over bedrijfsbeleid Storytelling in je trainingen verbeteren
Doelen	Tijd besparen met brainstormen en content ontwikkelen Het sollicitatietraject van kandidaten verbeteren De kwaliteit van trainingen en beleidsbeschrijvingen verbeteren Vergroot de tevredenheid van werknemers met interne trainingen

IT-beheerders

Toepassingen	Documentatie en communicatie: Concepten van kenniscentrumartikelen en handleidingen maken Conceptaankondigingen van technisch beleid of technische wijzigingen Een centrale kennishub maken met Gemini Notebook
Doelen	De kwaliteit van de documentatie verbeteren De technische communicatie verbeteren voor werknemers Houd teams op de hoogte door informatie centraal te delen Tijd vrijmaken voor IT-prioriteiten

Marketing

Meer voorbeelden: Gemini gebruiken voor marketing

Toepassingen	Content maken: Brainstorm over ideeën voor blogposts, websiteteksten en socialmedia-posts Concurrentieanalyses onderzoeken Concepten van creatieve overzichten en whitepapers maken
Doelen	Het creatieve proces versnellen Geloofwaardigheid en relevantie in de markt vergroten De lanceringstijd van campagnes verkorten

Verkoop

Meer voorbeelden: Gemini gebruiken voor verkoop

Toepassingen	Prospecting: Gepersonaliseerde berichten genereren Doelgroeppersonages Sneller meer potentiële klanten vinden Aantrekkelijke content maken: Snel reageren in het veld Gebrek aan inspiratie oplossen
Doelen	De output en kwaliteit van content verhogen Conversie verhogen

Stap 4: AI-functies en -beleid instellen

Als u Google Workspace met Gemini gebruikt, krijgt u dezelfde beveiliging en gegevensbescherming van bedrijfsniveau als bij de rest van Workspace. Ga voor meer informatie naar onze Privacy Hub.

Daarnaast heb je de volgende beheer- en toezichtopties voor hoe Gemini omgaat met je gegevens en wie welke functies kan gebruiken.

Beveiliging en beheer beheren

In de Beheerdersconsole kun je het volgende doen:

• AI-classificatielabels toepassen om te voorkomen dat Gemini toegang krijgt tot gevoelige gebruikersgegevens. Meer informatie
• Beleid voor gegevensverwerking instellen dat Gemini moet volgen. Ga naar Gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) en Gegevensregio's.
• Slimme functies gebruiken om te bepalen of Gemini de gegevens van gebruikers mag delen met andere Google-producten. Meer informatie

Toegang tot AI-functies beheren

U kunt de volgende functies ook aan- of uitzetten voor gebruikers, teams of uw hele organisatie:

• Gemini-app. Meer informatie
• Gemini in elke Workspace-app, zoals Gmail, Drive of Documenten. Meer informatie
• Gemini Notebook. Meer informatie
• Google Vids. Meer informatie
• AI-notuleren in Meet-vergaderingen. Meer informatie
• Workspace-extensies in de Gemini-app. Meer informatie

Stap 5: Plan hoe u de wijziging gaat communiceren

Als je wilt dat gebruikers AI blijven gebruiken, stuur je ze regelmatig herinneringen, tips en updates over bedrijfsstrategieën.

Tijdlijn voor communicatie in één oogopslag

Hier is een voorbeeldplan om je communicatie te faseren over de 3 fasen van de implementatie.

Fase 1: Voorbereiden	Fase 2: AI gebruiken	Fase 3: Meten en uitbreiden
Aankondigen aan bedrijf Video executive publiceren Een nulmeting uitvoeren Trainingssite lanceren	Google Gidsen werven Een AI-roadshow houden Herinneringen sturen Korte enquêtes uitvoeren	Impactenquête uitvoeren Succesverhalen delen Tips en trucs voor posts Nieuwe functies aankondigen

Tip: Schrijf je communicatie sneller met Gemini. Ga naar Tips om prompts te schrijven voor Gemini om aan de slag te gaan.

Ideeën om AI te promoten

• Aankondiging van de start: Begin met een e-mail of videoaankondiging van uw executive sponsor waarin de AI-functies en de voordelen ervan voor medewerkers worden geïntroduceerd.
• AI-roadshow: Laat early adopters teams ontmoeten om use cases te demonstreren die zijn afgestemd op dat team
• Nieuwsbrieven en herinneringen: Stuur deze wekelijks om AI-tips, strategieën en succesverhalen te delen.
• Enquêtes: Voer deze in elke fase uit om feedback te verzamelen en de impact te meten.
• Posters: Toon visuele elementen op de werkplek die de belangrijkste use cases of prompts benadrukken.