Workspace Intelligence beheren voor generatieve AI-functies

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Ook ondersteund in de add-ons Uitgebreide toegang tot AI, Google AI Pro for Education en Teaching and Learning. Versies vergelijken

Workspace Intelligence vindt content in verschillende apps om Gemini in Workspace meer context te geven, voor nuttigere en relevantere generatieve AI-functies.

Als beheerder kunt u aan- of uitzetten welke Workspace-services actief kunnen worden doorzocht om generatieve AI-functies in Workspace te gebruiken voor gebruikers in uw organisatie. Ondersteunde services zijn onder andere:

• Gmail
• Drive en Documenten (waaronder Spreadsheets, Presentaties, pdf's, afbeeldingen en Vids)
• Agenda
• Chat

De standaardinstelling voor elke bron is aan. Als je een bron aan- of uitzet, kan het tot 48 uur duren voordat de wijziging van kracht wordt.

Hoe Workspace Intelligence je gegevens gebruikt

Workspace Intelligence gebruikt je Google Workspace-gegevens om generatieve AI-functies te helpen de unieke informatie van je organisatie te begrijpen. Workspace Intelligence kan bijvoorbeeld gegevens uit je e-mails, documenten of agenda-afspraken gebruiken om slimmere reacties en suggesties te geven.

Workspace Intelligence vormt de basis voor veel Gemini-gebruiksmogelijkheden in Workspace, waaronder:

• Gemini in het zijvenster van Gmail, Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Drive en Chat
• Help me met schrijven in Gmail en Documenten
• Notuleer voor mij in Meet

Stel dat u uw manager een update over Project X wilt sturen. Je vraagt het Gemini in Documenten en Workspace Intelligence raadpleegt alle relevante gegevens. Dit omvat je notulen, documentatie en chatgesprekken over Project X. Gemini maakt in een paar seconden een conceptrapport met volledige bronvermeldingen.

Deze wijzigingen zijn in overeenstemming met onze bestaande procedures voor gegevensverwerking en privacyverplichtingen. AI-functies respecteren de toegang tot content op gebruikersniveau. Zo zorgen we dat reacties alleen zijn gebaseerd op content waartoe een gebruiker al toegang heeft. We gebruiken uw gegevens nooit om generatieve AI-modellen te trainen of voor advertentiedoeleinden.

Workspace Intelligence aan- of uitzetten in een Google-service

U kunt kiezen welke Workspace-services kunnen bijdragen aan Workspace Intelligence.

1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu Generatieve AI Gemini voor Workspace.

   Ga naar Gemini voor Workspace

   Hiervoor is het beheerdersrecht Gemini-instellingen vereist.

2. Klik op het deelvenster Workspace Intelligence.

3. (Optioneel) Als u wilt dat de instelling alleen geldt voor bepaalde gebruikers, selecteert u een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of een configuratiegroep (geavanceerd).

   Groepsinstellingen overschrijven instellingen voor organisatie-eenheden. Meer informatie

4. Klik op Bewerken naast de service die u wilt aan- of uitzetten.

5. Klik op Aan of Uit en daarna op Opslaan.

Als Workspace Intelligence uitstaat

Als je Workspace Intelligence uitzet voor een gegevensbron, zoeken generatieve AI-functies niet actief naar content uit de uitgezette bron. Als Gemini verwijst naar specifieke Google Workspace-content, waaronder Drive-bestanden, e-mails en chatberichten, kan Gemini de reacties baseren op die content, zelfs als het bijbehorende product uitstaat als gegevensbron voor Workspace Intelligence. Als u Drive bijvoorbeeld uitzet als bron, kunnen gebruikers Gemini vragen stellen over specifieke bestanden. Gemini raadpleegt deze bestanden, maar zoekt niet actief naar andere bestanden.

Opmerking: Als je gegevensbronnen uitzet, is Gemini minder effectief. In sommige gevallen raken gebruikers de toegang tot specifieke AI-functies kwijt. Voorbeeld:

• Als Gmail als bron uitstaat, kunnen gebruikers de toegang tot AI-overzichten in Gmail-zoekopdrachten kwijtraken. Gebruikers kunnen ook de toegang tot AI Inbox kwijtraken.
• Als Agenda uitstaat als bron, kan Gemini misschien geen agenda's lezen of afspraken plannen in andere Workspace-services.
• Als Drive en Documenten uitstaan als bron, is de functie Drive-projecten misschien niet meer beschikbaar.

Belangrijke opmerkingen over Workspace Intelligence

• Het kan tot 48 uur duren voordat de wijzigingen volledig zijn doorgevoerd.
• Met deze instelling bepaalt u of deze bronnen worden gebruikt voor Gemini in Workspace. Het is niet van toepassing op het gebruik van deze bronnen voor Gemini for Education, de Gemini-app, Gemini Notebook of andere aanvullende services. Deze worden beheerd door andere gebruikers- of beheerdersinstellingen.
• Sommige gegevensvoorkeuren op gebruikersniveau bepalen ook of een bron mag worden gebruikt door Workspace Intelligence. Als een bron bijvoorbeeld aanstaat in de Beheerdersconsole, kan een individuele gebruiker nog steeds slimme functies van Workspace uitzetten om alle Gemini in Workspace-functies uit te zetten, waaronder Workspace Intelligence.
• De toegang tot gegevensbronnen wordt ook beheerd door de regels voor Gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) van je organisatie.

• Met deze instelling beheer je de gegevensbronnen die beschikbaar zijn voor Workspace Intelligence. Google kan wijzigen hoe specifieke AI-functies gegevensbronnen van Workspace Intelligence gebruiken. In de loop van de tijd kunnen bepaalde gegevensbronnen overgaan van optionele verbeteringen voor een bepaalde functie naar essentiële vereisten, net zoals essentiële vereisten optioneel kunnen worden.

  Daarnaast kan Google wijzigingen aanbrengen in AI-functies die leiden tot een beperkte of verminderde functionaliteit als Workspace Intelligence geen toegang heeft tot de vereiste gegevensbronnen.

• Als je een Gemini-functie gebruikt, is de op dat moment actieve content ook beschikbaar om een beter antwoord te geven. Als u bijvoorbeeld een document opent in Google Documenten en Vraag het Gemini in het zijvenster gebruikt, kan Gemini de content in dat document gebruiken om een relevantere reactie te geven, zelfs als Drive en Documenten uitstaan als gegevensbron.

• In de meeste versies kunt u de toegang tot Workspace Intelligence beheren. Er zijn echter uitzonderingen:

  • Workspace Intelligence-functies worden niet ondersteund in Education Fundamentals en Education Standard.
  • Klanten met Workspace Essentials Starter en Workspace Individual hebben geen toegang tot de Beheerdersconsole. Ze kunnen de toegang tot gegevensbronnen niet beheren.

• Google Workspace for Education-gebruikers jonger dan 18 jaar kunnen Workspace Intelligence niet gebruiken. Als Workspace Intelligence aanstaat voor een gebruiker die ouder is dan 18 jaar, heeft deze toegang tot gegevens die met die gebruiker zijn gedeeld (zoals Google Drive-bestanden en Chat-berichten), ongeacht of de delende gebruiker toegang heeft tot Workspace Intelligence.

  Meer informatie over hoe u de toegang tot Google-services beheert op basis van leeftijd.