Cómo controlar Workspace Intelligence para las funciones potenciadas por IA generativa

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus y Nonprofits. También se admite en los complementos de Acceso ampliado a la IA, Google AI Pro for Education y Teaching and Learning. Comparar tu edición

Workspace Intelligence busca contenido en todas las apps para proporcionarle contexto más profundo a Gemini en Workspace y permitirle que brinde experiencias de IA generativa más útiles y pertinentes.

Como administrador, puedes habilitar o inhabilitar los servicios de Workspace en los que se puede realizar una búsqueda activa para potenciar las funciones potenciadas por IA generativa en Workspace para los usuarios de tu organización. Entre los servicios compatibles, se incluyen los siguientes:

  • Gmail
  • Drive y Documentos (incluye Hojas de cálculo, Presentaciones, PDFs, imágenes, Vids y mucho más)
  • Calendario
  • Chat

El parámetro de configuración predeterminado para cada fuente es activado. Si activas o desactivas una fuente, es posible que el cambio tarde hasta 48 horas en aplicarse.

Cómo usa Workspace Intelligence tus datos

Workspace Intelligence usa tus datos de Google Workspace para ayudar a las funciones potenciadas por IA generativa a comprender la información única de tu organización. Por ejemplo, Workspace Intelligence podría usar detalles de tus correos electrónicos, documentos o eventos de calendario para proporcionar respuestas y sugerencias más inteligentes.

Workspace Intelligence respalda muchos usos de Gemini en Workspace, incluidos los siguientes:

Por ejemplo, imagina que necesitas enviarle a tu gerente una actualización sobre el "Proyecto X". Le preguntas a Gemini en Documentos y Workspace Intelligence consultará todos los datos pertinentes. Esto incluye las notas de la reunión, la documentación y las conversaciones de chat relacionadas con el Proyecto X. Gemini produce un borrador del informe en segundos, con citas completas.

Estos cambios se alinean con nuestras prácticas de manejo de datos y compromisos de privacidad existentes. Las funciones potenciadas por IA respetan el acceso al contenido a nivel del usuario, lo que garantiza que las respuestas se basen solo en el contenido que el usuario ya tiene permiso para ver. Tus datos nunca se usan para entrenar modelos de IA generativa ni con fines publicitarios.

Cómo activar o desactivar Workspace Intelligence en un servicio de Google

Puedes elegir qué servicios de Workspace pueden contribuir a Workspace Intelligence.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego IA generativa y luego Gemini para Workspace.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de configuración de Gemini.

  2. Haz clic en el panel Workspace Intelligence.

  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Haz clic en Editar junto al servicio que quieras habilitar o inhabilitar.

  5. Haz clic en Activada o Desactivada y, luego, en Guardar.

Qué sucede cuando se desactiva Workspace Intelligence

Si desactivas Workspace Intelligence para una fuente de datos, las funciones potenciadas por IA generativa no buscarán contenido de forma activa en la fuente inhabilitada. Sin embargo, cuando hace referencia a contenido específico de Google Workspace, incluidos archivos de Drive, correos electrónicos y mensajes de Chat, Gemini puede fundamentar sus respuestas con ese contenido, incluso si el producto correspondiente está inhabilitado como fuente de datos para Workspace Intelligence. Por ejemplo, si desactivas Drive como fuente, los usuarios pueden preguntarle a Gemini sobre archivos específicos. Gemini consultará estos archivos, pero no buscará otros de forma activa.

Nota: Desactivar las fuentes de datos limita la eficacia de Gemini. En algunos casos, es posible que los usuarios pierdan el acceso a funciones de IA específicas. Por ejemplo:

  • Si se inhabilita Gmail como fuente, es posible que los usuarios pierdan el acceso a las Visiones generales creadas por IA en la búsqueda de Gmail. Es posible que los usuarios también pierdan el acceso al Resumen de la IA.
  • Si se inhabilita Calendario como fuente, es posible que Gemini no pueda leer calendarios ni programar eventos en otros servicios de Workspace.
  • Si se inhabilita Drive y Documentos como fuente, es posible que la función de proyectos de Drive ya no esté disponible.

Notas importantes sobre Workspace Intelligence

  • Los cambios pueden tardar hasta 48 horas en aplicarse por completo.
  • Este parámetro de configuración controla el uso de estas fuentes para el uso de Gemini en Workspace. No rige el uso de estas fuentes para Gemini para Education, la app de Gemini, Gemini Notebook ni ningún servicio adicional. Estos se controlan con otros parámetros de configuración del usuario o del administrador.
  • Algunas preferencias de datos a nivel del usuario también rigen si Workspace Intelligence puede usar una fuente. Por ejemplo, si se activa una fuente en la Consola del administrador, un usuario individual puede desactivar las funciones inteligentes de Workspace para inhabilitar todas las funciones de Gemini en Workspace, incluida Workspace Intelligence.
  • El acceso a las fuentes de datos también se controla mediante las reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) de tu organización.

  • Este parámetro de configuración administra las fuentes de datos disponibles para Workspace Intelligence. Google puede cambiar la forma en que las funciones potenciadas por IA específicas usan las fuentes de datos de Workspace Intelligence. Con el tiempo, algunas fuentes de datos pueden pasar de ser mejoras opcionales para una función determinada a requisitos esenciales, del mismo modo que los requisitos esenciales pueden volverse opcionales.

    Además, Google podría realizar cambios en las funciones potenciadas por IA que generen una experiencia limitada o degradada cuando Workspace Intelligence no tenga acceso a las fuentes de datos requeridas.

  • Cuando usas una función de Gemini, el contenido activo en ese momento también está disponible para proporcionar una mejor respuesta. Por ejemplo, si abres un documento en Documentos de Google y le haces una pregunta a Gemini en el panel lateral, podrá considerar el contenido de ese documento y proporcionar una respuesta más pertinente, incluso si Drive y Documentos están inhabilitados como fuentes de datos.

  • La mayoría de las ediciones incluyen la capacidad de controlar el acceso a Workspace Intelligence. Sin embargo, existen algunas excepciones:

    • Las funciones de Workspace Intelligence no son compatibles con Education Fundamentals ni Education Standard.
    • Los clientes con Workspace Essentials Starter y Workspace Individual no tienen acceso a la Consola del administrador. No pueden controlar el acceso a las fuentes de datos.

  • Los usuarios de Google Workspace for Education menores de 18 años no pueden usar Workspace Intelligence. Cuando se habilita Workspace Intelligence para un usuario mayor de 18 años, ten en cuenta que puede acceder a los datos compartidos con ese usuario (como archivos de Google Drive y mensajes de Chat), independientemente de si el usuario que comparte tiene acceso a Workspace Intelligence.

    Obtén más información para controlar el acceso a los servicios de Google por edad.