Utiliser la méthode d'importation de données avancée pour Exchange Online

Vous pouvez utiliser la méthode d'importation de données avancée pour simplifier les importations de données à grande échelle depuis Microsoft Exchange Online vers Google Workspace. Vous pouvez copier les données d'agenda, de contact et d'e-mail.

À propos de la méthode d'importation de données avancée

• Utilise votre propre quota d'API dédié.
• Vous configurez une application Microsoft Azure via le portail Azure et importez vos données dans Workspace par lots.
• L'importation ne supprime ni ne modifie les données d'un utilisateur dans Exchange Online, mais les copie dans son compte Workspace.
• Sauf indication contraire, suivez cette procédure dans la console d'administration Google pour le compte Workspace vers lequel vous effectuez l'importation.
• Certaines fonctionnalités d'Exchange Online ne sont pas disponibles. Pour en savoir plus, consultez Quelles données sont importées depuis Exchange Online ?.

Si vous souhaitez plutôt importer des données avec le quota d'API partagé de Google, consultez Utiliser la méthode d'importation de données par défaut pour Exchange Online.

Vous pouvez également utiliser la méthode d'importation de données avancée pour analyser des lots de données Exchange Online avant ou après leur importation dans Workspace. L'analyse d'importation génère des rapports qui vous aident à planifier de nouvelles importations et à auditer celles qui sont terminées. Pour en savoir plus, consultez Analyser les données dans Exchange Online.

Conditions requises

• Un super-administrateur doit gérer l'importation côté Workspace. Un administrateur général, un administrateur de rôle privilégié ou un autre utilisateur qualifié doit approuver l'importation dans Exchange Online. Les revendeurs ne peuvent pas importer les données de leurs comptes client.
• Vous devez valider votre domaine Workspace. Si vous disposez d'une édition Essentials, vous devez valider votre domaine avant de commencer l'importation. Pour en savoir plus, consultez Valider votre domaine pour utiliser Google Workspace.
• L'outil d'importation de données ne copie que les utilisateurs disposant de comptes Exchange Online et Workspace existants. Le service ne crée pas de comptes utilisateur pour les données importées.
• Si vous importez des boîtes aux lettres Groups :
  • Dans la console d'administration Google, activez Groups for Business et l'archivage des e-mails sous Menu Applications Google Workspace Groups for Business Paramètres d'emplacement des données Archivage des e-mails. Ensuite, créez un groupe dans lequel les données de la boîte aux lettres Groups seront importées. (L'outil d'importation de données ne crée pas de groupes pour les boîtes aux lettres Groups importées.)
  • Dans Google Groupes, activez l'historique des conversations. La méthode d'importation de données par défaut ne permet pas d'importer les boîtes aux lettres Groups.
• Vous devez disposer d'une adresse e-mail pour chaque utilisateur et groupe Exchange Online que vous souhaitez importer. Pour en savoir plus, consultez Planifier où et comment gérer vos comptes utilisateur.
• Vous devez disposer d'un compte utilisateur Workspace pour chaque utilisateur que vous importez dans Workspace. Pour en savoir plus, consultez Options disponibles pour l'ajout de comptes utilisateur.
• Chaque utilisateur doit disposer d'une licence pour utiliser les services Google. Pour en savoir plus, consultez Fonctionnement de l'attribution des licences.
• Activez les services Gmail et Google Agenda pour les utilisateurs que vous importez. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver un service pour les utilisateurs Google Workspace.
• Vous pouvez importer les données de 5 000 utilisateurs Exchange Online au maximum par lot. Vous pouvez importer jusqu'à 20 lots à la fois, mais nous vous recommandons de créer des applications Azure distinctes pour chaque lot de 10.

Avant de commencer

• Créer une application Azure : pour importer des données de manière sécurisée depuis Exchange Online vers votre compte Workspace, vous devez d'abord créer une application Microsoft Azure sur le portail Azure. Pour en savoir plus, consultez Configurer une application Azure pour Exchange Online.
• (Bêta) Créer un ID utilisateur de super-utilisateur pour les importations de fichiers chiffrés : si votre importation de données inclut des e-mails ou des fichiers chiffrés, votre application Azure a besoin d'un ID client avec des droits de super-utilisateur. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des droits de super-utilisateur pour les importations de fichiers chiffrés.
• Évitez les espaces en double : si vous quittez une importation de données pour un lot, puis que vous lancez une nouvelle importation pour le même lot de données, la deuxième importation peut créer des doublons dans Workspace. Pour éviter les doublons, ne créez pas deux importations distinctes pour le même lot de données.
• Évitez les agendas en double : si vous quittez une importation de données pour un lot de données, puis que vous lancez une nouvelle importation pour le même lot, la deuxième importation de données risque de dupliquer tous les agendas secondaires que vous avez copiés dans Workspace lors de la première importation. Pour éviter les doublons, ne créez pas deux importations distinctes pour le même lot de données. Si vous devez importer deux fois le même lot de données, décochez l'option Copier les agendas supplémentaires dans les paramètres d'importation des données.

Étape 1 : Créez un lot d'importation

1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  Données Importation et exportation de données Importation de données Avancé.

   Accéder à l'importation de données avancée

   Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

2. Pour Lots d'importation de données, cliquez sur Nouveau lot.
3. Dans le champ Nom du lot, saisissez un nom pour ce lot d'utilisateurs  cliquez sur Continuer.
4. Pour Type de données, cliquez sur Exchange Online cliquez sur Continuer.
5. Dans le champ ID client, saisissez l'identifiant unique de votre compte Exchange Online.
6. Dans le champ Code secret du client, saisissez la valeur du code secret du client pour votre locataire Azure.
7. Dans le champ ID du locataire, saisissez l'identifiant unique de votre locataire Azure.
8. Cliquez sur Se connecter.

Étape 2 : Sélectionnez les utilisateurs et les groupes à importer

Créez un fichier CSV (valeurs séparées par une virgule) contenant la liste des utilisateurs et groupes Exchange Online que vous souhaitez importer dans ce lot. Vous pouvez créer un fichier CSV. Vous pouvez également télécharger un exemple de fichier et y ajouter des informations. Le fichier CSV doit faire moins de 10 Mo et contenir 5 000 utilisateurs au maximum.

Pour en savoir plus sur les utilisateurs de votre locataire Exchange Online, consultez Planifier où et comment gérer vos comptes utilisateur.

Pour créer le fichier CSV :

1. À l'aide de votre compte administrateur Workspace, ouvrez un tableur. Vous pouvez également sélectionner Télécharger un exemple de fichier CSV dans la console d'administration.
2. Ajoutez l'en-tête Adresse e-mail Exchange source, puis ajoutez une adresse e-mail pour chaque utilisateur Exchange Online que vous souhaitez importer. Utilisez une ligne distincte pour chaque adresse e-mail. Assurez-vous que l'adresse e-mail que vous utilisez est le UserPrincipalName (UPN).

1. Enregistrez la feuille de calcul au format CSV.
2. Importez le fichier dans la console d'administration :
   1. Dans la console d'administration, cliquez sur Importer un fichier CSV.
   2. Sélectionnez votre fichier CSV de mappage  cliquez sur Ouvrir.
   3. Cliquez sur Tâches  pour vérifier que le fichier a bien été importé.
3. Si le fichier CSV ne s'importe pas correctement :
   1. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Supprimer  Oui pour confirmer.
   2. Créez un fichier et réessayez de l'importer.
4. Si vous rencontrez ce problème plusieurs fois, contactez l'assistance Google Workspace.

(Facultatif) Étape 3 : Créez et importez un mappage d'identité

Si nécessaire, créez un deuxième fichier CSV (distinct du fichier des utilisateurs et groupes Exchange Online) pour mapper les utilisateurs Exchange Online aux utilisateurs Workspace et les groupes Microsoft aux groupes Google. Vous pouvez créer un fichier CSV. Vous pouvez également télécharger un exemple de fichier et ajouter des lignes. Vous n'avez pas besoin d'ajouter des utilisateurs externes. Leurs autorisations sont importées par défaut. Le fichier CSV doit faire moins de 10 Mo.

Un même utilisateur Exchange Online ne peut pas être mappé à plusieurs utilisateurs ou groupes dans Workspace. Vous devez fournir un mappage de type "un à un" ou "plusieurs à un".

Vous n'avez pas besoin d'un mappage d'identité dans les cas suivants :

• L'adresse e-mail de l'utilisateur dans Exchange Online, par exemple raha@example.com, est la même dans Workspace.
• Tous les utilisateurs ont le même nom d'utilisateur dans Exchange Online et Workspace, mais sont mappés à un autre nom de domaine. Le nom de domaine, par exemple @example.com à @altostrat.com, est le seul changement.

Si certains utilisateurs n'ont pas besoin d'être mappés et d'autres oui, vous pouvez créer un mappage d'identité uniquement pour les utilisateurs qui doivent l'être.

Pour créer le mappage d'identité :

1. À l'aide de votre compte administrateur Workspace, ouvrez un tableur. Vous pouvez également sélectionner Télécharger un exemple de fichier CSV dans la console d'administration.
2. Dans la première colonne, ajoutez l'en-tête Adresse e-mail source, puis ajoutez une adresse e-mail pour chaque utilisateur Exchange Online que vous souhaitez importer. Utilisez une ligne distincte pour chaque utilisateur.

3. Dans la deuxième colonne, ajoutez l'en-tête Adresse e-mail de destination, puis saisissez une adresse e-mail Workspace pour chaque utilisateur de la première colonne. Utilisez une ligne distincte pour chaque utilisateur.

   Remarque : Si vos valeurs d'UPN et d'adresse e-mail sont différentes, assurez-vous que les adresses e-mail Workspace que vous saisissez utilisent la valeur d'UPN.

1. Enregistrez la feuille de calcul au format CSV.
2. Importez le fichier dans la console d'administration :
   1. Dans la console d'administration, cliquez sur Importer un fichier CSV.
   2. Sélectionnez le fichier  cliquez sur Ouvrir.
   3. Cliquez sur Tâches  pour vérifier que le fichier a bien été importé.
3. Si le fichier CSV ne s'importe pas correctement :
   1. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Supprimer  Oui pour confirmer.
   2. Créez un fichier et réessayez de l'importer.
4. Si vous rencontrez ce problème plusieurs fois, contactez l'assistance Google Workspace.

Étape 4 : Sélectionnez les paramètres d'importation des données

1. Cliquez sur Modifier les paramètres et utilisez l'un des paramètres suivants pour choisir les données à copier depuis Exchange Online.
2. (Facultatif) Pour choisir les données à importer pour tous les utilisateurs sélectionnés, cochez une ou plusieurs des cases suivantes :
   • E-mails
   • Événements d'agenda
   • Contacts : une nouvelle importation duplique les contacts que vous avez déjà importés. Les libellés de contacts ne sont pas dupliqués.
   • Tâches à effectuer
   • Archive sur place : une nouvelle importation copie les boîtes aux lettres d'archive sur place Microsoft pour les boîtes aux lettres principales des utilisateurs. Si cette option n'est pas sélectionnée, les archives sur place sont importées dans la boîte de réception standard de l'utilisateur.

3. (Facultatif) Pour copier des données en fonction de leur date d'envoi ou de réception, cochez la case Plage de dates et ajoutez les informations suivantes :

   1. Pour Date de début, sélectionnez une date. Tous les événements d'agenda et les e-mails envoyés, reçus ou archivés après cette date sont copiés dans Workspace.

   2. Si vous souhaitez créer une plage de dates, sélectionnez une date dans le champ Date de fin. L'outil d'importation de données importe tous les événements d'agenda et les e-mails qui ont été envoyés, reçus ou archivés entre la date de début et la date de fin.

      Tous les contacts et toutes les tâches sont importés, quelle que soit leur date de création.

4. (Facultatif) Pour choisir les données de messagerie à importer pour tous les utilisateurs sélectionnés, cochez une ou plusieurs des cases suivantes dans Options de filtrage "Adresse e-mail" et "Archive sur place" :

   • Inclure les e-mails supprimés : permet d'importer les e-mails supprimés.
   • Inclure les messages indésirables : importe les e-mails dans les dossiers de spam.

   • (Bêta) Importer des e-mails chiffrés : importez et examinez des e-mails chiffrés sans vous connecter à Microsoft. Si vous choisissez cette option, veillez à suivre l'étape 5 : Créez des identifiants pour les e-mails chiffrés.

     Cochez la case Importer les e-mails chiffrés, puis sélectionnez Importer en tant qu'e-mail déchiffré pour importer les e-mails chiffrés en tant qu'e-mails standards.

   • (Alpha) Importer des libellés de sensibilité : les e-mails importés incluront tous les libellés de sensibilité ajoutés dans Microsoft.

   • Importer les règles de messages en tant que filtres : importez les règles de messagerie Outlook en tant que filtres Gmail. Les filtres Gmail s'appliquent à tous les nouveaux e-mails entrants, y compris ceux qui arrivent pendant une importation de données.

   • Importer les paramètres de la boîte aux lettres : importez les paramètres de la boîte aux lettres de l'utilisateur, tels que les réponses automatiques (absence du bureau).

   • Exclure des dossiers spécifiques : saisissez les noms des dossiers exclus, séparés par une virgule. Pour en savoir plus, consultez Exclure des dossiers de l'importation.

5. (Facultatif) Pour choisir les données d'agenda à importer pour tous les utilisateurs sélectionnés, cochez une ou plusieurs des cases suivantes dans Options d'agenda :

   • Copier d'autres agendas : importez des agendas et des événements, y compris des agendas pour les rendez-vous personnels. Les agendas sont importés dans Autres agendas dans Google Agenda.
   • Copier les pièces jointes des agendas : importez les pièces jointes des événements d'agenda. Lorsque cette case est cochée, vous pouvez également cocher la case Exclure les fichiers d'événements et de contacts (.ics, .vcf) pour empêcher l'importation des pièces jointes .ics et .vcf.
   • Copier les autorisations d'agenda : importez les autorisations d'agenda des utilisateurs, des groupes et des domaines. Les agendas partagés avec des utilisateurs sont automatiquement ajoutés à la liste d'agendas de chaque utilisateur.

6. Si vous importez des boîtes aux lettres d'archives sur place, cochez l'une des cases suivantes sous Options d'archivage sur place :

   • Copier vers le libellé "Archive sur place" : lorsque l'outil d'importation de données importe des archives sur place depuis Exchange Online, il crée et applique automatiquement un libellé Archive sur place dans Workspace.
   • Copier dans un libellé personnalisé : l'outil d'importation de données crée un libellé dans Workspace, et vous saisissez le nom du libellé. Cette étiquette est utilisée lorsque des archives sur place sont importées.
   • Copier dans Google Vault : les archives sur place sont importées dans Google Vault. Remarque : Si l'utilisateur dispose déjà d'un libellé In-Place Archive, les e-mails y sont automatiquement copiés. Si le libellé In-Place Archive n'existe pas encore, il est automatiquement créé avant l'importation des messages.

7. Si vous avez créé un mappage d'identité pour certains utilisateurs seulement ou si vous n'en avez pas créé, cochez la case Mapper les comptes supplémentaires découverts lors de l'importation des données pour importer tous les utilisateurs Exchange Online, y compris ceux qui ne figurent pas dans le mappage d'identité. Ensuite, sélectionnez une option :

   • Si l'adresse e-mail de l'utilisateur dans Exchange Online est identique à celle dans Workspace, cochez l'option Conserver leur adresse d'origine.
   • Si le nom de domaine de tous les utilisateurs importés change, cochez l'option Utiliser un autre domaine d'adresse e-mail pour ces comptes, puis sélectionnez un domaine dans la liste.

8. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Exclure des dossiers de l'importation

• Ajoutez séparément chaque nom de dossier ou de sous-dossier Exchange Online.
• Si vous excluez un dossier, l'importation n'inclut pas ses sous-dossiers ni les e-mails qu'ils contiennent.
• Pour exclure un sous-dossier, utilisez le chemin d'accès complet et séparez le dossier parent du sous-dossier à l'aide d'une barre oblique (/). Par exemple :
• Si vous souhaitez exclure le sous-dossier Asie du dossier Voyages, saisissez Voyages/Asie.
• Si vous ajoutez également Voyages à la liste, par exemple Voyages, Voyages/Asie, tous les sous-dossiers sont automatiquement exclus.
• Pour exclure un dossier dont le nom contient une barre oblique (/), remplacez chaque barre oblique par un trait de soulignement (_). Par exemple, pour exclure Dossier/avec/barre-oblique, ajoutez-le sous la forme Dossier_avec_barre-oblique.
• Vous pouvez également exclure les dossiers Microsoft par défaut (Éléments supprimés, Boîte de réception ou Messages indésirables, par exemple).

Étape 5 : Créez des identifiants pour les e-mails chiffrés (bêta)

Cette étape ne s'affiche pas si la case Importer les e-mails chiffrés n'est pas cochée.

Si vous avez coché la case Importer les e-mails chiffrés dans les paramètres d'importation des données, vous devez créer un jeton d'identité fédérée pour connecter de manière sécurisée votre compte Workspace à Azure. Pour en savoir plus, consultez Présentation des identifiants d'identité fédérée dans Microsoft Entra ID.

1. Cliquez sur Générer un jeton, puis copiez le nouveau jeton d'identité.
2. Accédez à votre application Azure, puis cliquez sur Certificates & secrets Federated credentials Add credential (Certificats et secrets > Identifiants fédérés > Ajouter un identifiant).
3. Dans le champ Federated credential scenario (Scénario d'identifiants fédérés), sélectionnez Other issuer (Autre émetteur).
4. Dans le champ Émetteur, saisissez https://accounts.google.com.
5. Pour Type, sélectionnez Identifiant de sujet explicite.
6. Dans le champ Valeur, saisissez le jeton d'identité que vous avez copié à l'étape 1.
7. Dans le champ Name (Nom), saisissez un nom pour les identifiants.
8. Cliquez sur Mettre à jour Connecter.

Étape 6 : Lancez une importation et suivez sa progression

Commencez à importer le lot d'utilisateurs actuel. Vous pouvez importer jusqu'à 20 lots à la fois, mais nous vous recommandons de créer des applications Azure distinctes pour chaque lot de 10.

1. Cliquez sur Exécuter une importation complète.

2. Vous pouvez consulter les informations suivantes en temps réel pendant l'importation des données :

   • Éléments détectés : nombre total de tâches qui ont été importées ou ignorées, ou dont l'importation a échoué
   • Succès : nombre de tâches exécutées
   • Échec : nombre de tâches qui n'ont pas pu être importées en raison d'une erreur
   • Ignorées : nombre de tâches ignorées en raison de certains paramètres d'importation de données ou parce qu'elles ont été effectuées lors d'une importation précédente
   • Avertissement : nombre de tâches terminées, mais dont l'exécution n'a pas abouti comme prévu
   • Utilisateurs traités : nombre d'utilisateurs dont l'importation est terminée pour tous les types de données sélectionnés.
   • E-mails détectés : nombre d'e-mails dans les comptes des utilisateurs Exchange Online
   • E-mails importés : nombre d'e-mails importés
   • E-mails ignorés : nombre d'e-mails qui ont été ignorés. Par exemple, un e-mail est marqué comme ignoré s'il a déjà été importé lors d'une importation complète, puis que vous exécutez une importation delta.
   • E-mails ayant échoué : nombre d'e-mails qui n'ont pas été importés
   • Agendas traités : nombre d'agendas importés
   • Événements d'agenda découverts : nombre d'événements dans les comptes des utilisateurs Exchange Online
   • Événements d'agenda importés : nombre d'événements importés
   • Événements d'agenda ignorés : nombre d'événements qui ont été ignorés. Par exemple, un événement est marqué comme ignoré s'il a déjà été importé lors d'une importation complète, puis que vous exécutez une importation delta.

   • Événements d'agenda ayant échoué : nombre d'événements qui n'ont pas pu être importés

     Vous pouvez quitter la page d'importation sans interrompre l'importation. Votre importation se poursuit, sauf si vous l'annulez.

     Remarque : Après une importation de données, le total des e-mails importés peut être inférieur au nombre d'e-mails affichés dans Exchange Online. Pour en savoir plus, consultez Résoudre les problèmes liés aux rapports d'importation de données Exchange Online.

3. (Facultatif) Pour exporter un rapport sur une importation de données en cours :

   1. Cliquez sur Afficher les journaux d'importation de données ou sur Exporter le rapport utilisateur.
   2. Si la liste de tâches ne s'ouvre pas automatiquement avec le rapport exporté, cliquez sur Tâches  lien du rapport.
   3. Cliquez sur Ouvrir dans Google Sheets pour ouvrir le rapport dans Sheets.

4. (Facultatif) Pour arrêter une importation en cours, cliquez sur Arrêter l'importation. L'arrêt de l'importation peut prendre quelques minutes, et le processus d'importation n'est pas annulé. Si vous exécutez d'autres lots en même temps, l'importation de ces lots se poursuivra. Les données Exchange Online importées avant l'arrêt ne sont pas supprimées de Workspace.

Une fois l'importation terminée, vous recevez un e-mail contenant des statistiques d'importation. Les rapports sont joints. Pour en savoir plus sur les rapports, consultez Comprendre les rapports sur l'importation des données Exchange Online.

Étape 7 : Exécutez une importation delta

Une fois l'importation d'un lot de données terminée, vous pouvez exécuter une importation delta pour copier les données récemment ajoutées ou modifiées dans Workspace. Vous pouvez également utiliser une importation delta pour copier les données qui ont échoué lors de l'importation initiale. Si vous avez importé les mêmes données dans deux lots distincts, une importation delta ne créera pas d'éléments en double tant que vous n'aurez pas cliqué sur Quitter l'importation pour supprimer l'un des lots.

N'exécutez pas d'importation delta si vous mettez à jour la colonne Adresse e-mail de destination de votre mappage d'identité après avoir effectué une importation de données. L'importation delta ne copiera pas les données vers de nouvelles adresses e-mail. Au lieu d'exécuter une importation delta, exécutez à nouveau la migration complète.

Pour en savoir plus, consultez Exécuter une importation delta.

Étape 8 : Quittez une importation terminée

• Si vous quittez une importation pour un lot, puis que vous démarrez une nouvelle importation pour le même lot de données, la deuxième importation peut créer des doublons dans Workspace. Pour éviter les doublons, ne créez pas deux importations distinctes pour le même lot de données.
• Une fois que vous avez quitté l'importation d'un lot, vous ne pouvez plus accéder à ses données de configuration ni à ses rapports. Ne quittez pas une importation tant qu'elle n'est pas complètement terminée et qu'aucune importation delta n'est nécessaire.
• Vous pouvez exécuter des importations delta et consulter les informations concernant une importation terminée dans la console d'administration jusqu'à ce que vous quittiez l'importation.

Pour quitter une importation terminée :

1. (Facultatif) Pour enregistrer les journaux d'une importation terminée, cliquez sur Afficher les journaux d'importation de données et sur Exporter le rapport utilisateur. Pour en savoir plus, consultez Comprendre les rapports d'importation des e-mails.
2. Cliquez sur Quitter l'importation Quitter et supprimer l'importation.

Lorsque vous quittez, le système supprime l'ID client et supprime "Importation des données" en tant que client dans le paramètre de délégation au niveau du domaine.

Conservation et obligations de conservation

L'importation de données Exchange Online est conçue comme une fonctionnalité de productivité et n'est pas destinée à vous aider en matière de conformité légale. Vous et votre organisation êtes responsables de l'évaluation et du respect des exigences légales de votre organisation.

Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.