支援這項功能的版本：Frontline Standard 和 Frontline Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard 和 Education Plus。版本比較
如果 Cloud Identity 進階版使用者獲得授權的 Google Workspace 版本包含 Gmail，他們就能使用 Gmail 資料遺失防護功能。
您可以在 Google 管理控制台中建立資料遺失防護 (DLP) 規則，管理使用者在電子郵件訊息中分享的機密內容。使用 Gmail 資料遺失防護功能時，規則會套用到傳送給組織內外人士的郵件，用於識別機密資訊並防止不當共用行為。
本頁內容
- Gmail 資料遺失防護功能
- Gmail 的資料遺失防護功能如何運作？
- 關於同步和非同步掃描
- 同步和非同步掃描結果
- 系統會掃描哪些資料？
- 支援的附件檔案類型
- 多個附件
- 資料遺失防護與其他電子郵件規則之間的互動情形為何？
- Gmail 資料遺失防護功能和群組
- 建立 Gmail 資料遺失防護規則
- 使用安全調查工具，調查資料遺失防護規則事件
- 使用 BigQuery 匯出資料遺失防護違規記錄
- 分享意見
Gmail 資料遺失防護功能
透過 Gmail 資料遺失防護功能，您可以執行下列操作：
- 建立 Gmail 的資料遺失防護規則，或為其他使用資料遺失防護功能的 Google Workspace 應用程式 (包括 Gmail、Google Chat 和 Google 雲端硬碟) 建立規則。
- 使用資料遺失防護規則，在發生違規情形時觸發適當動作：
- 封鎖郵件：禁止發送電子郵件，並向使用者傳送通知。
- 警告使用者：警告使用者郵件含有機密資訊，但允許他們傳送郵件。
- 隔離郵件：在郵件寄出或退回前將其隔離，供管理員審核。
- 僅限稽核：傳送郵件並記錄資料遺失防護事件，供日後稽核時評估新規則的影響。
- 使用文字字串和預先定義與自訂的偵測工具 (例如關鍵字和規則運算式) 來定義條件。
- 新增規則，根據您指定的條件，自動對新郵件加上分類標籤。舉例來說，如果郵件含有機密、財務或個人識別資訊，系統就會套用「機密」分類標籤。
- 偵測郵件是否已啟用機密模式，並以機密模式狀態做為條件，允許使用者傳送含有機密內容的郵件。
- 為特定組織單位、群組或整個機構強制執行規則。
- 在快訊中心向管理員發送快訊，通知違規情形以便管理員調查。
- 使用光學字元辨識 (OCR) 技術，掃描所有郵件附件的圖片文字。
Gmail 的資料遺失防護功能如何運作？
使用者傳送電子郵件訊息後，資料遺失防護功能會掃描郵件是否含有機密內容。如果郵件或附件違反規則，系統就會對郵件套用規則中定義的動作。
流程摘要：
- 新增資料遺失防護規則，定義機密內容，以及如何處理含有此類內容的郵件。
- 使用者傳送電子郵件訊息時，資料遺失防護功能會掃描內容，檢查是否符合規則條件。
- 如果符合，資料遺失防護功能就會套用規則中定義的動作。
- 所有事件都會記錄在規則記錄事件中以供審查。
關於同步和非同步掃描
您可以使用 Gmail 資料遺失防護功能，以同步或非同步方式掃描規則：
同步掃描：系統會在使用者點選「傳送」時，掃描資料遺失防護規則。如果郵件含有機密內容，使用者會在郵件離開信箱前收到通知。系統會同步掃描 Gmail 網頁版和 Gmail 行動應用程式。
非同步掃描：系統會在郵件離開寄件者信箱後掃描資料遺失防護規則。使用者會收到訊息，說明郵件在傳送給收件者之前遭到封鎖或隔離。如果使用者透過第三方電子郵件應用程式傳送郵件，且同步掃描失敗，系統就會執行非同步掃描。
同步和非同步掃描結果
同步掃描：Gmail 網頁版或行動版
觸發含有「封鎖訊息」動作的規則時：
- 系統會顯示快訊，指出無法傳送當前狀態的郵件。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
- 快訊中會顯示「返回編輯」選項，方便使用者返回編輯郵件，並更新或移除機密內容。
- 使用者編輯完畢並重新傳送時，系統會再次掃描，檢查郵件是否符合所有適用規則。
觸發含有「警告使用者」動作的規則時：
- 系統會顯示快訊，指出訊息可能含有機密內容。您可以在規則設定選項中新增自訂快訊。
- 快訊中會顯示「返回編輯」選項，方便使用者返回編輯郵件，並更新或移除機密內容。
- 快訊中會顯示「仍要傳送」選項，允許使用者不經修改直接傳送郵件。
觸發含有「隔離郵件」動作的規則時：
- 系統會顯示快訊，指出訊息可能含有機密內容。您可以在規則設定選項中新增自訂快訊。
- 方塊中會顯示「返回編輯」選項，使用者可視需要返回編輯郵件，並更新或移除機密內容。
- 方塊中也會顯示「提交審查」按鈕，方便使用者將郵件傳送給管理員或其他授權使用者審查。審查完畢後，管理員可以核准將郵件傳送給收件者，或是封鎖郵件並禁止傳送。
觸發含有「僅限稽核」動作的規則時：
- 使用者不會收到快訊，郵件會傳送給收件者。
- 郵件事件會記錄在稽核記錄中。
注意：即使郵件已經過同步掃描，系統仍可能以非同步方式再次掃描，做為額外的安全措施。這可能會導致系統封鎖郵件，即使在同步掃描期間沒有顯示對話方塊也一樣。
非同步掃描：Gmail (使用 SMTP) 和第三方電子郵件應用程式
觸發含有「封鎖訊息」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 寄件者會收到訊息，指出郵件遭到封鎖。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
觸發含有「警告使用者」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 寄件者會收到訊息，指出郵件遭到封鎖。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
- 如果使用透過 SMTP 連線至 Gmail 的第三方電子郵件應用程式傳送郵件，則含有「警告使用者」動作的規則會執行「封鎖郵件」規則的動作。
觸發含有「隔離郵件」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 如果郵件未傳送，寄件者會收到快訊，指出郵件遭到隔離。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
觸發含有「僅限稽核」動作的規則時：
- 寄件者不會收到通知，郵件會傳送給收件者。
非同步掃描：Gmail 網頁版或行動版
透過網頁或行動應用程式使用 Gmail 時，系統會以非同步方式再次掃描郵件，提供額外的安全防護。
觸發含有「封鎖訊息」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 寄件者會收到訊息，指出郵件遭到封鎖。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
觸發含有「警告使用者」動作的規則時，郵件會正常送出：
- 寄件者可以在「寄件備份」信箱中查看郵件。
- 郵件事件會記錄在規則記錄事件中。
觸發含有「隔離郵件」動作的規則時：
- 寄件者可以在「寄件備份」信箱中查看郵件。
- 如果審查人員禁止傳送郵件，寄件者可能會在稍後收到通知。
觸發含有「僅限稽核」動作的規則時：
- 寄件者不會收到任何通知，郵件會傳送給收件者。
由其他 Google 產品自動建立的郵件
Gmail 會傳送其他 Google 和 Google Workspace 服務 (包括 Google 日曆、文件和雲端硬碟) 自動建立的通知和郵件。舉例來說，如果有人在 Google 日曆中建立活動並邀請賓客，系統會建立含有活動詳細資料的 Gmail 郵件，並傳送給活動參與者。郵件會在伺服器端接受掃描，如果郵件內容符合任何規則的條件，系統就會套用規則動作。
觸發含有「封鎖訊息」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 寄件者會收到訊息，指出郵件遭到封鎖。您可以在規則中自訂這則通知的內容。
觸發含有「警告使用者」動作的規則時：
- 郵件會照常傳送。
- 寄件者可以在「寄件備份」信箱中查看郵件。
- 郵件事件會記錄在規則記錄事件中。
觸發含有「隔離郵件」動作的規則時：
- 如果審查人員禁止傳送郵件，寄件者可能會在稍後收到通知。
觸發含有「僅限稽核」動作的規則時：
- 郵件會照常傳送。
- 寄件者不會收到任何通知。
系統會掃描哪些資料？
系統只會掃描外寄郵件，系統會根據規則中新增的「掃描內容類型」條件，決定要掃描郵件哪個部分的內容：
所有內容：系統會同步掃描郵件主旨、收件者、寄件者、密件副本、副本和內文，並以非同步方式掃描附件。附件包括檔案和圖片，系統也會掃描附件檔案名稱。詳情請參閱本頁的「支援的附件檔案類型」一節。
附件一律會以非同步方式掃描，因此無法用做套用「警告」動作的條件。重要事項：如果選擇「所有內容」選項，系統只會掃描 5 種標頭類型：主旨、收件者、寄件者、密件副本和副本。這些標頭可立即同步掃描。如要掃描所有郵件標頭，建議採用下列任一做法：
- 使用 OR 運算子新增條件，掃描「電子郵件標頭」
- 建立專門掃描「電子郵件標頭」的規則
電子郵件標頭：電子郵件標頭的內容。雖然系統會以非同步方式掃描大部分標頭，但會以同步和非同步方式掃描主旨、收件者、寄件者、密件副本和副本標頭。為避免干擾使用者，請勿對無法使用的電子郵件標頭設定排除比對條件 (NOT 條件)。系統會掃描電子郵件標頭，檢查是否含有機密資訊。
內文：系統會同步掃描郵件內文，並對附件執行非同步掃描。
主旨：系統會以同步方式掃描主旨。
分類標籤：使用者手動套用或透過資料遺失防護規則自動套用的分類標籤。規則以「分類標籤」做為條件時，無法將「套用分類標籤」設為動作。
機密模式狀態：郵件是否已啟用機密模式。建議搭配其他規則條件使用這項條件。舉例來說，如果郵件內文含有統一編號/稅號，且郵件未採用機密模式，系統就會禁止寄出該郵件。詳情請參閱「使用機密模式保護 Gmail 郵件」。
支援的附件檔案類型
資料遺失防護規則會掃描下列附件類型：
- 文件檔案類型：TXT、DOC、DOCX、RTF、HTML、XHTML、XML、PDF、PPT、PPTX、ODP、ODS、ODT、XLS、XLSX、PS、CSS、CSV、JSON、SH
- 圖片檔案類型 (啟用 OCR 功能時)：EPS、BMP、GIF、JPEG、PNG 和 PDF 檔案中的圖片
- 壓縮檔案類型：BZIP、RAR、TAR、ZIP
- 自訂檔案類型：HWP、KML、KMZ、SDC、SDD、SDW、SXC、SXI、SXW、WML、XPS
多個附件
如果郵件有多個附件，只要任一附件符合規則條件，就會觸發規則。如果規則包含 NOT 條件，這可能會導致預料之外的結果。舉例來說，如果使用「NOT(content contains SSN)」條件，且其中一個附件包含社會安全號碼 (SSN)，則條件為 true，系統不會觸發規則。
資料遺失防護與其他電子郵件規則之間的互動情形為何？
系統會先評估資料遺失防護規則，再評估內容規範規則和轉送規則。
如果資料遺失防護規則不允許封鎖或隔離郵件，系統會依據內容規範和轉送規則評估郵件。如果內容規範或轉送規則套用某項會建立郵件副本的動作 (例如新增收件者)，資料遺失防護功能會在傳送新郵件副本前先行掃描。
詳情請參閱「設定進階電子郵件內容篩選規則」。
Gmail 資料遺失防護功能和群組
本節說明 Gmail 資料遺失防護規則如何與群組互動。
只有在為整個機構設定規則時，資料遺失防護規則才會套用至群組。資料遺失防護規則只支援對群組執行「拒絕」動作，不支援「警告」和「隔離」動作。
建立 Gmail 資料遺失防護規則
-
依序點選「選單」圖示
「規則」>「建立規則」>「資料保護」。
必須具備「查看及管理資料遺失防護規則」權限。
- 輸入規則名稱，並視需要輸入說明。
- 在「應用程式」專區的「Gmail」部分，點選「已傳送郵件」方塊。
- (選用) 如要確認 OCR 功能是否已啟用，請按一下「檢查」，然後勾選「Gmail」方塊，即可開啟 Gmail 的 OCR 功能。
- 按一下「繼續」。
在「動作」部分的「Gmail」下方，選擇所需選項。
所有動作都會記錄在規則記錄事件中。
- 封鎖郵件：不立即傳送郵件，並向寄件者顯示郵件中可能含有機密資訊的警告。寄件者可以編輯郵件後再傳送一次。
- 警告使用者：不立即傳送郵件，並向寄件者顯示快訊。寄件者可以傳送原始郵件，或是編輯後重新傳送。
注意：附件一律會以非同步方式掃描，因此您無法在規則中使用附件做為「警告使用者」動作的條件。 - 隔離郵件：不立即傳送郵件，並向寄件者顯示快訊。寄件者可以傳送原始郵件，或將郵件傳送給管理員或其他合格人員審查。您必須在「隔離條件」選單中選取所需選項。
- 僅限稽核：郵件會照常傳送。系統不會顯示快訊，並會根據規則掃描郵件，然後留下事件記錄，供管理員日後查看。
- 套用分類標籤：將分類標籤套用至符合條件的郵件。您必須從「標籤欄位」和「欄位選項」選單中選取所需選項。
- 新增自訂附註：在相符的電子郵件訊息中，新增自訂標頭或註腳。
在「選取要套用這項動作的時機」部分，選擇要對內部或外部郵件套用這項動作，或兩者一併套用。
(選用) 如要建立自訂快訊，請在「給使用者的訊息」部分勾選「自訂訊息」方塊，然後輸入快訊文字。快訊可包含網址，長度上限為 300 個半形字元 (包括網址中的字元)。如果您未建立自訂訊息，則此方塊會顯示預設訊息。
(選用) 如要設定回報郵件事件的嚴重性等級，請在「快訊」部分選擇：「低」、「中」或「高」。嚴重性等級會記錄在「規則記錄」事件中，可用於調查事件。
(選用) 如要傳送郵件事件 (由此規則觸發的訊息) 快訊，請勾選「快訊中心」方塊。您也可以使用「所有超級管理員」選項，傳送快訊通知給超級管理員。輸入要傳送給其他收件者的其他快訊通知。
按一下「繼續」。
在「範圍」部分，選擇下列任一選項：
- 如要將規則套用至整個機構，請選取「<網域名稱> 所有成員」domain.name。
- 如要將規則套用至特定機構單位或群組，請選取「機構單位和/或群組」，然後加入或排除該機構單位和群組。
在「內容條件」部分，按一下「新增條件」，然後選取要掃描郵件的哪些部分。
重要事項：如果建立沒有條件的資料遺失防護規則，該規則會掃描郵件的所有部分，並對每封 Gmail 郵件執行指定動作。
- 所有內容：掃描郵件標頭、主旨、內文和附件。
- 內文：掃描郵件內文和附件。
- 分類標籤：掃描郵件所套用的分類標籤。
- 機密模式狀態：掃描郵件是否已啟用機密模式。
- 電子郵件標頭：掃描郵件標頭和主旨。如果郵件是透過 Google Workspace 用戶端加密 (CSE) 功能傳送，系統只能掃描電子郵件標頭 (包括主旨) 的內容。
- 主旨：僅掃描郵件主旨。
按一下「掃描用途」，然後選取要掃描的選項和屬性。如要進一步瞭解各個欄位，請參閱本頁的「關於『掃描用途』選項和屬性」一節。
按一下「繼續」並查看規則詳情。
選擇規則狀態：
- 有效：規則會立即執行。
- 無效：規則已新增，但不會立即執行。也就是說，您可以先檢查規則並與他人分享，之後再啟用規則。如要稍後再觸發規則，請在管理控制台中依序前往「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」「管理規則」，將狀態變更為「有效」按一下「確認」。
點選「建立」。
關於「掃描用途」選項和屬性
「掃描用途」選項會依選擇掃描的內容類型而異。您可以設定 Gmail 規則條件，掃描下列項目：
- 與預先定義的資料類型相符 (建議)
- 包含文字字串
- 包含字詞
- 符合規則運算式
- 與字詞清單中的字詞相符
- 是否為分類標籤
- 啟用或停用 (僅限機密模式狀態)
您可以搭配「AND」、「OR」或「NOT」運算子使用條件。如要進一步瞭解如何搭配這些運算子使用條件，請參閱「資料遺失防護規則的巢狀條件運算子範例」。
| 掃描用途 | 屬性 |
|---|---|
| 與預先定義的資料類型相符 |
資料類型：選取預先定義的資料類型。詳情請參閱「如何使用預先定義的內容偵測工具」。 可能性門檻：選取可能性門檻。可用的門檻如下：
這些門檻反映出資料遺失防護系統對比對結果的信心度。一般來說，「極高」門檻會比對出較少內容，且準確度較高。「極低」門檻理應會比對出較多檔案，但準確度較低。 不重複相符項目數下限：輸入文件中至少須出現幾次不重複的相符結果，才會觸發相應動作。 相符項目數下限：輸入任何相符結果須在文件中至少出現幾次，才會觸發相應動作。 「相符項目數下限」和「不重複相符項目數下限」的運作方式為何？舉例來說，假設有兩份身分證字號清單，第一份清單含有 50 組完全相同的號碼，第二份則有 50 組不重複的號碼。如果「相符項目數下限」值為 10，由於這 2 份清單都至少有 10 個相符項目，因此都會觸發結果。然而，如果「不重複相符項目數下限」值為 10，且「相符項目數下限」值為 1，則只有第二份清單會觸發結果，因為這份清單含有 10 個相符項目，而且這些項目均為不重複的值。 |
| 包含文字字串 | 輸入要比對的內容：輸入要搜尋的子字串、數字或其他字元，並指定內容是否區分大小寫。如果是子字串，當規則和文件都包含「key」這個字詞時，系統會判定為相符。 |
| 包含字詞 | 輸入要比對的內容：輸入要搜尋的字詞、數字或其他字元。 |
| 符合規則運算式 |
規則運算式名稱：規則運算式自訂偵測工具。 模式偵測次數下限：輸入規則運算式所表示的模式必須在文件中至少出現幾次，才會觸發相應動作。 |
| 與字詞清單中的字詞相符 |
字詞清單名稱：選取自訂字詞清單。 比對模式：選取「與任何文字相符」或「符合不重複字詞數量下限」。 偵測到任何字詞的最低總次數：輸入至少要偵測到單一字詞幾次，才會觸發相應動作。 不重複字詞偵測數量下限：輸入至少須偵測到幾個不重複字詞，才會觸發相應動作 (僅適用於「符合不重複字詞數量下限」選項)。 |
使用安全調查工具，調查資料遺失防護規則事件
針對「規則記錄事件」執行搜尋
下列範例將執行搜尋作業，調查觸發資料遺失防護規則的 Gmail 郵件。您可以在搜尋條件中使用其他條件，或不設定任何條件。
-
在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「安全性」
「安全中心」「調查工具」。必須具備安全中心管理員權限。
- 依序按一下「資料來源」「規則記錄事件」。
- 依序點選「條件建構工具」「新增條件」「屬性」「規則類型」。
- 選取「資料遺失防護」DLP。
- 按一下「搜尋」。
在頁面底部的搜尋結果中，您可以查看事件清單和各事件的詳細資料。注意：Gmail 資料遺失防護功能不支援機密內容摘要。因此，即使郵件含有觸發資料遺失防護規則的機密內容，「含有機密內容」欄仍會顯示「否」。
- 捲動至「資源 ID」欄，然後按一下「選單」圖示
，即可查看「Gmail 記錄事件」和「郵件 ID」。 - 按一下「搜尋」，開啟新的搜尋頁面，其中資料來源為「Gmail 記錄事件」。
- 如要查看其他詳細資料，請點選搜尋結果中任一行的「郵件 ID」。側邊面板會顯示與調查相關的其他詳細資料。
- 如果出現系統提示，請輸入需要查看 Gmail 內容的業務需求，然後按一下「確認」。
使用 BigQuery 匯出資料遺失防護違規記錄
您可以將規則記錄事件中的資料遺失防護違規事件匯出至自訂表格，以便進一步調查。詳情請參閱「設定將服務記錄匯出到 BigQuery」。
提供意見
在管理控制台中的任意資料保護頁面上，按一下「提供意見」。