5. איך מאפשרים למשתמשים הרשאה ביומן להזמין משאבים של Exchange (אופציונלי)

לא נדרש לנקודות קצה עם Microsoft 365 ‏ (Graph API).

כשמשתמש ב-Google Workspace מוסיף משאב לאירוע ביומן, המערכת בודקת את הזמינות של כמה משאבי Exchange כדי לספק לו הצעות. לכן תעבורת הנתונים ל-Exchange מוגברת, ויכול להיות שמופעל ויסות נתונים בחשבון הראשי ב-Exchange שיש לו הרשאות העברה.

כדי לפתור את הבעיה, צריך להגדיר עוד 10 חשבונות עם הרשאות העברה של תיבת דואר. החשבונות האלה הם תוספת לחשבון הראשי עם הרשאות ההעברה שיצרתם בשלב שבו אפשרתם למשתמשים ביומן לראות את נתוני הזמינות ב-Exchange. ‫Google משתמשת בחשבונות הנוספים עם הרשאות ההעברה לאיזון עומסים, כשבודקים את הזמינות של המשאבים לתזמון ביומן של Exchange.

איך מגדירים חשבונות עם הרשאות העברה

1. מוודאים שהחשבון הראשי עם הרשאות העברה שיצרתם בשלב שבו אפשרתם למשתמשים ביומן לראות את נתוני הזמינות ב-Exchange הוא חשבון תיבת דואר ולא חשבון של משתמש אימייל.
2. מגדירים עוד 10 חשבונות עם הרשאות העברה בתיבת הדואר ב-Exchange. מומלץ להשתמש שוב בסיסמה של החשבון הראשי עם הרשאות ההעברה שיצרתם בשלב שבו אפשרתם למשתמשים ביומן לראות את נתוני הזמינות ב-Exchange.

   במאמרי העזרה של מיקרוסופט אפשר לקרוא פרטים נוספים על יצירה של חשבונות עם הרשאות העברה שכוללים תיבות דואר

דוגמה: שימוש ב-Exchange PowerShell כדי ליצור חשבונות עם הרשאות העברה בשרת Exchange מקומי

$password = (ConvertTo-SecureString -String 'password' -AsPlainText -Force)
for ($i=1; $i -le 10; $i++) { New-Mailbox -name "Calendar Interop Load Balancing Account $i" -userprincipalname "calendar_interop_load_balancing_account$i@your_domain" -password
$password }

דוגמה: שימוש ב-Exchange PowerShell כדי ליצור חשבונות עם הרשאות העברה ב-Exchange Online ‏ (Microsoft 365)

$password = (ConvertTo-SecureString -String 'password' -AsPlainText -Force)
for ($i=1; $i -le 10; $i++) { New-Mailbox -name "Calendar Interop Load Balancing Account $i" -MicrosoftOnlineServicesID "calendar_interop_load_balancing_account$i@your_domain" -password
$password }

חשוב לוודא שמחליפים את המשתנים password ו-your_domain בערכים המתאימים.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace יומן.

   ליומן

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

2. לוחצים על ניהול של שיתוף וסנכרון יומנים.
3. בקטע הזמנת משאבים ב-Exchange, לוחצים על סמל העריכה הזמינות ב-Exchange כחלק מיומן Google הזמנת משאבים.

   נפתחת תיבה עם שלבי ההגדרה.

4. אדמינים צריכים להפעיל את PowerShell.
5. כדי להפעיל עיבוד של בקשות חיצוניות למשאבים בסביבת Exchange, מריצים את הפקודה הזאת:

   $Members = Get-Mailbox -Filter {(RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox")}
   foreach ($r in $Members) { $r | Set-CalendarProcessing -ProcessExternalMeetingMessages $true}
   

6. כדי להוסיף את כל המשאבים בסביבת Exchange לרשימת משאבי שיתוף וסנכרון יומנים, מריצים את הפקודה הבאה:

   $Members = Get-Mailbox -Filter {(RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox")} | Select -ExpandProperty Alias
   New-DistributionGroup -Name "Calendar Interop Resources" -RoomList -Members $Members
   
   

   כדי להוסיף חדר חדש לרשימת משאבי שיתוף וסנכרון יומנים קיימת ולהפעיל בשבילו עיבוד של בקשות חיצוניות, מריצים את הפקודות הבאות:

   Add-DistributionGroupMember -Identity "Calendar Interop Resources" -Member "roomEmail"
   Set-CalendarProcessing -Identity "roomEmail" -ProcessExternalMeetingMessages $true

7. לוחצים על הגדרתי את רשימת המשאבים ואז על שמירה.

1. בקטע 'כלים לפתרון בעיות', לוחצים על בודק רשימת משאבים לביצוע הבדיקה.

   אמורה להופיע רשימת המשאבים שהוספתם בשלב 2 (למעלה בדף הזה). המשאבים מוצגים תוך 30 דקות.

2. סוגרים את פותר הבעיות.
3. לוחצים על בודק חיפוש זמינות משאבים, מציינים לפחות כתובת אימייל אחת של משאב לתזמון ביומן Exchange ולוחצים על לביצוע הבדיקה.

   הבדיקה אמורה לקרות 10 פעמים, פעם אחת לכל חשבון עם הרשאות העברה של תיבת דואר.

1. נכנסים לחשבון Google Workspace.
2. יוצרים אירוע ביומן Google.
3. לוחצים על אפשרויות נוספות.
4. משמאל, לוחצים על חדרים.

   המשאבים של Exchange שהוספתם יופיעו בתור הצעה לחדר.

5. לוחצים על החדרים או המשאבים שרוצים להוסיף לאירוע שמירה.

   איך מוסיפים חדרים לאירועים

6. אם מופיע בקשה, לוחצים על שליחת הזמנה למשתתפים החיצוניים.

   אימייל עם פרטי ההזמנה נשלח למשאב של Exchange והמשאב מוזמן.

7. אם המשאב לא מוזמן, צריך לוודא שהוא זמין. פרטים נוספים מופיעים בשלב 2 (למעלה בדף הזה).

יוצרים מסנן שמאפשר רק למשתמשי Google Workspace לשלוח בקשות להזמנה. כדי לעשות את זה, מגדירים כלל זרימת דואר ב-Exchange, ומשתמשים בפרמטרים האלה:

• ‫‎Apply this rule if The recipient is, ואז מציינים את כל המשאבים שאפשר להשתמש בהם כדי להזמין חדרים מיומן Google (לדוגמה, room221@altostrat.com).
• ‫Do the following (ביצוע הפעולות הבאות) Block the message (חסימת ההודעה), ואז בוחרים באפשרות Delete the message without notifying anyone (מחיקת ההודעה בלי לעדכן אף אחד).
• ‫‎Except if The sender's domain is, ואז מציינים את הדומיין שלכם ב-Google Workspace.

חשוב: כדי לוודא שאתם לא חוסמים אימיילים שמגיעים מהמשתמשים שלכם ב-Exchange, צריך להוסיף את הדומיינים של Exchange לרשימת החריגים של כלל החסימה.

במאמרי העזרה של מיקרוסופט אפשר לקרוא פרטים נוספים על יצירה של כללי זרימת דואר.