3. איך מאפשרים למשתמשי Exchange לראות את נתוני הזמינות ביומן

חשוב לוודא שלכל משתמש ב-Google Workspace:

1. יש לו חשבון Google Workspace עם Google Calendar מופעל. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר בנושא הפעלה או השבתה של יומן למשתמשים.
2. יש איש קשר עם כתובת אימייל בשרת Exchange. כך Exchange יכול לאחזר מידע על זמינות מ-Google. במאמר הזה של מיקרוסופט אפשר לקרוא פרטים נוספים על יצירת איש קשר בדואר.

   הערה: אפשר ליצור אנשי קשר באימייל ב-Exchange לא רק עבור היומנים הראשיים של משתמשי Google Workspace, אלא גם עבור יומנים קבוצתיים ומשאבים ביומן (אם רוצים שהם יהיו גלויים גם ב-Exchange).

3. ההגדרה הזו מבטיחה שאימייל שנשלח לכתובת של איש הקשר לאימייל ב-Exchange יועבר לכתובת Gmail של המשתמש בחשבון Google Workspace שלו.
4. ההגדרה הזו מוודאת שאנשי הקשר של האימייל יופיעו ברשימת הכתובות הכללית (GAL) ב-Exchange, כדי שהמשתמשים יוכלו למצוא אותם כשהם קובעים פגישות. אפשר להוסיף אנשי קשר באמצעות סקריפט שמשלב בין Microsoft PowerShell לבין Google Directory API.
5. ההגדרה הזו מבטיחה שתיבת הדואר תוסתר ב-GAL אם למשתמש ב-Google Workspace יש גם תיבת דואר ב-Exchange. כך, איש הקשר יסומן (וסטטוס הזמינות שלו ביומן יוצג) כשמישהו יזמין את המשתמש לפגישה.

הערה: אם אתם משתמשים בדומיינים חלופיים של משתמשים, ודאו שאנשי הקשר לאימייל בשרת Exchange מכילים כתובות אימייל של הדומיין הראשי ושל הדומיין החלופי של המשתמש. כתובת האימייל הראשית צריכה להיות בדומיין של הכינוי של המשתמש (לדוגמה, hao@googleworkspace.altostrat.com), כדי שחיפושי הזמינות ינותבו ל-Google Workspace באמצעות הדומיין של הכינוי של המשתמש. הכתובת המשנית צריכה להיות בדומיין הראשי (לדוגמה, hao@altostrat.com) כדי שמשתמשי Exchange יוכלו למצוא את כתובת האימייל הזו כשהם מחפשים ב-GAL ולשלוח אליה הודעות אימייל.

מפעילים קישוריות לאינטרנט יוצא כדי ששרת Exchange יוכל לתקשר עם שרתי Google. שרת Exchange צריך להיות מסוגל לשלוח בקשות HTTP ‏ (EWS SOAP) לכתובות ה-URL הבאות:

• https://calendar.google.com/autodiscover/autodiscover.xml
• https://calendar.google.com/Exchange/Exchange.ews

שרת Exchange משתמש בחשבון תפקיד כדי לגשת ל-Google Workspace, וכך הוא יכול לקבל את נתוני הזמינות של משתמשי היומן.

לפני שמתחילים

• יוצרים חשבון תפקיד ב-Google Workspace – החשבון הזה משמש את Exchange כדי לגשת למידע על הזמינות של משתמשים ביומן Google. החשבון צריך להיות חשבון משתמש רגיל, והשימוש בו צריך להיות רק לצורך פעולה הדדית עם יומן Google. צריך לוודא שהחשבון לא מושעה או נמחק, שאפליקציית היומן מופעלת בו ושיש לו רישיון תקף. לפרטים על הגדרת החשבון, אפשר לעבור למאמר בנושא אפשרויות להוספת משתמשים.
• הפעלה של יומן Google בחשבון – פרטים נוספים זמינים במאמר הפעלה או השבתה של יומן למשתמשים. אחרי שתעשו את זה, תוודאו שהאירועים שאתם רוצים לשתף גלויים לחשבון התפקיד ב-Google.
• נותנים לחשבון עם הרשאות ההעברה ב-Google גישת שיתוף ליומן Google – מוודאים שיש לו גישה לפרטי האירועים או למידע על מצב "פנוי/עסוק" כדי לבדוק את הזמינות של כל המשתמשים. ההגדרות של חשבון התפקיד ב-Google צריכות להיות זהות להגדרות של תאימות בין יומנים (ההגדרות עם רמת ההרשאה הנמוכה ביותר הן אלה שייכנסו לתוקף).

יצירת פרטי כניסה

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace יומן.

   ליומן

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

2. לוחצים על ניהול של שיתוף וסנכרון יומנים.
3. בקטע הזמינות ביומן ב-Exchange, לוחצים על יצירת הגדרה של שרת Exchange.
4. בוחרים אפשרות:
   • אם לא יצרתם פרטי כניסה או איבדתם את הקובץ, לוחצים על יצירת פרטי כניסה חדשים ועוברים לשלב 6 במשימה הזו.
   • אם יש לכם את הקובץ, לוחצים על בחירת קובץ ובוחרים את קובץ פרטי הכניסה. לאחר מכן, עוברים אל שלב 4: הוספת מרחב כתובות זמינות ל-Exchange (בהמשך הדף הזה).
5. כדי ליצור פרטי כניסה חדשים לאימות ב-Exchange, מזינים את כתובת האימייל של חשבון התפקיד ב-Google.
6. מסמנים את התיבה של ההסכם.
7. לוחצים על יצירת פרטי כניסה חדשים.
8. כדי לקבל את פרטי הכניסה שנוצרו, לוחצים על הורדה. שומרים את פרטי הכניסה כי צריך אותם בשלב הבא.

חשוב

• אפשר להוריד את פרטי הכניסה רק פעם אחת. חשוב לשמור את הקובץ ולאחסן אותו במקום בטוח.
• יצירת פרטי כניסה חדשים לחשבון התפקיד ב-Google מבטלת את פרטי הכניסה הקיימים שנוצרו עבור המשתמש. כדי לאפשר לכמה שרתי Exchange למצוא מידע על זמינות משתמשים ביומן (לדוגמה, אם אתם משתמשים בסביבה היברידית של Exchange/Exchange Online (‏Microsoft 365)), צריך ליצור את פרטי הכניסה פעם אחת ולהשתמש בהם בכל שרתי Exchange.
• אם האישורים בוטלו, צריך להגדיר מחדש את שרת ה-Exchange כמו שמוסבר בשלב הבא.
• אם רוצים להפסיק את ההפצה של מידע על זמינות למשתמשי Exchange, צריך למחוק את חשבון התפקיד.

לאחר מכן, צריך להוסיף מרחב כתובות זמינות ב-Exchange כדי לאפשר ל-Exchange לשלוח שאילתות ל-Google Workspace לגבי מידע על זמינות.

כדי לעשות את זה, צריך להריץ כמה פקודות ב-Exchange Server PowerShell (שנקרא גם Exchange Management Shell). כלי ההגדרה בשלבים האלה יוצר את קוד PowerShell שאפשר להעתיק ולהזין.

הוספת מרחב כתובות לזמינות

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace יומן.

   ליומן

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

2. לוחצים על ניהול של שיתוף וסנכרון יומנים.
3. בקטע הזמינות ביומן ב-Exchange, לוחצים על יצירת הגדרה של שרת Exchange.
4. מעלים את קובץ פרטי הכניסה לחשבון התפקיד ב-Google שיצרתם בשלב הקודם.
5. בשדה Email of the local account (כתובת האימייל של החשבון המקומי), מזינים את כתובת האימייל של חשבון התפקיד ב-Exchange. יומן Google משתמש בחשבון כדי ליצור בקשות פנוי/עסוק בכל הארגון אל Exchange.

   דוגמה: interop-svc@altostrat.com

6. בשדה מרחב הכתובות הזמינות של Google, מזינים את מרחב הכתובות.

   חשוב לשים לב לנקודות הבאות:

   • אם אתם מתחברים לסביבת Exchange של הארגון שלכם, מרחב הכתובות של הזמינות ב-Google צריך להיות שונה מהדומיין של Exchange. יכול להיות שזה דומיין נפרד של כינוי משתמש ב-Google Workspace (לדוגמה, googleworkspace.altostrat.com אם דומיין Exchange שלכם הוא altostrat.com). מידע נוסף זמין במאמר האם כדאי להשתמש בדומיין חלופי למשתמשים.
   • אם מגדירים יכולת פעולה הדדית בין כמה ארגונים, מרחב הכתובות של הזמינות ב-Google צריך להיות זהה לדומיין Google Workspace של הארגון.
   • בשני המקרים, מרחב הכתובות הזמין של Google צריך להיות שם דומיין ללא שם משתמש בחשבון. לא משתמשים בחשבון התפקיד של Google.
7. לוחצים על הצגת ההגדרה של Exchange.

   הכלי יוצר הגדרות של שרת Exchange וקטע קוד של PowerShell.

8. כדי להגדיר את מרחב הכתובות הזמינות, מעתיקים את הקוד ומדביקים אותו כשורה אחת ב-Exchange Server PowerShell בשרת Exchange ולוחצים על Enter.

   פרטים נוספים זמינים בדוגמה הבאה.

9. אם יש מקום פנוי, תופיע בקשה להסיר אותו. כדי להוסיף מרחב זמינות חדש, צריך להסיר מרחב זמינות קיים.

דוגמה

בדוגמה הזו, הכתובות של משתמשי Google נמצאות בדומיין הכינוי של משתמשי Google Workspace ‏‎ @alias.altostrat.com, ואתם מגדירים את התאימות בין היומנים ל-Exchange 2016 ואילך או ל-Exchange Online.

שם המשתמש והסיסמה בדוגמה הם של Exchange, ולא של חשבון עם הרשאות העברה ב-Google.

if ((Get-AvailabilityConfig) -ne $null) {
Set-AvailabilityConfig -OrgWideAccount interop@alias.altostrat.com;
} else {
New-AvailabilityConfig -OrgWideAccount interop@alias.altostrat.com;
}
$password = echo "vj4XJ711VM6uRfNUZQRzHsBd5rI9qtSwqR9XvDFBDYW_gDawBakTFWLJqqn3SHvZ" | ConvertTo-SecureString -asPlainText -force;
$credentials = New-Object System.Management.Automation.PSCredential -argumentList "alias.altostrat.com\interop", $password;
Remove-AvailabilityAddressSpace alias.altostrat.com -ErrorAction SilentlyContinue -Confirm:$false;
Add-AvailabilityAddressSpace -forestName alias.altostrat.com -accessMethod orgwidefb -credentials $credentials-targetAutodiscoverEPR https://calendar.google.com/autodiscover/autodiscover.xml

אחרי שמזינים פקודה ב-PowerShell, יכול להיות שיעבור זמן עד שהשינוי ייכנס לתוקף. אם רוצים שהשינויים ייכנסו לתוקף באופן מיידי, צריך להפעיל מחדש את שרת Exchange.