בספרייה של Google Workspace, Cloud Identity ו-Essentials מופיעים פרטי ההתקשרות של כל מי שנמצא בארגון שלכם ואנשי קשר חיצוניים משותפים. אתם יכולים להחליט אילו סוגים של כתובות אימייל (ראשית, כינוי, דומיין) לשתף ואילו פרטים מהפרופיל יהיו זמינים בשירותי Google. אם אתם מגדירים את ספריית הכתובות, חשוב לוודא שהיא מושבתת (השיתוף של אנשי הקשר מושבת). אחר כך תוכלו להפעיל אותו כשיהיה לכם נוח.
למה כדאי להפעיל את המדריך?
כשהספרייה מופעלת:
- המשתמשים יכולים למצוא את פרטי הפרופיל באנשי הקשר של Google ובשירותים אחרים של Google.
- ההשלמה האוטומטית של כתובות של משתמשים וקבוצות מתבצעת בזמן שהמשתמשים מקלידים אותן.
- כשמשתמשים מצביעים על תמונת הפרופיל של מישהו או מקישים עליה, נפתח כרטיס עם פרטי הפרופיל של אותו אדם.
- יומן Google מציע באופן חכם חדרי ישיבות על סמך המיקום ומספר האורחים. לקריאה נוספת בנושא יצירת מבנים, תכונות ומשאבים לתזמון ביומן
- ב-Classroom, התלמידים יכולים לשלוח אימיילים למורים ולחברים לכיתה.
אילו כתובות משותפות?
כשהאינדקס מופעל, אנשים בארגון יכולים למצוא:
- כל המשתמשים בספרייה או משתמשים בספרייה מותאמת אישית שהוקצתה ליחידה הארגונית שלהם
- כתובות קבוצה שמוגדרות כגלויות
- אנשי קשר שאנשים אחרים העניקו להם גישה אליהם
איזה מידע אף פעם לא משותף?
- אנשי קשר אישיים שאנשים מוסיפים בעצמם
- אנשים שאתם משעים או מוחקים
- אנשים שהסתרתם בספרייה
מה משותף כשהספרייה מושבתת?
יכול להיות שהמשתמשים יראו את הפרטים של אחד את השני כשהם משתמשים ב-Workspace, גם אם הספרייה מושבתת. הנה כמה דוגמאות לתרחישים כאלה:
- כשמשתמשים מצטרפים למרחב ב-Google Chat, הם יכולים לראות את פרטי הפרופיל של המשתמשים האחרים.
- ב-Classroom, מורים ותלמידים יכולים לראות את פרטי הקשר של משתמשים אחרים בכיתה. מידע נוסף על הפרטים האישיים שלכם ב-Classroom
- הדוגמאות שלמעלה הן חלקיות בלבד.
השבתת ספריית אנשי הקשר
בדרך כלל משביתים את הספרייה רק כשמגדירים אותה בפעם הראשונה או כדי לפתור בעיות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
הגדרות הספרייה.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הגדרות שיתוף
שיתוף אנשי קשר.
- מבטלים את הסימון בתיבה הפעלת השיתוף של אנשי הקשר.
- לוחצים על שמירה.
הפעלת ספרייה והגדרת אפשרויות שיתוף
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
הגדרות הספרייה.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הגדרות שיתוף
שיתוף אנשי קשר.
- מסמנים את התיבה הפעלת השיתוף של אנשי הקשר.
- בוחרים אילו כתובות אימייל לכלול בספרייה:
- הצגת כל כתובות האימייל – הצגת כתובת האימייל הראשית של המשתמש וכל כתובת אימייל חלופית.
- הצגה רק של כתובות אימייל משניות וחלופיות – אם למשתמש יש כתובת אימייל משנית (כתובת שנמצאת מחוץ לדומיין שלכם) או כתובת אימייל חלופית, יוצגו רק הכתובות המשניות והחלופיות, ולא הכתובת הראשית.
- הצגה של כתובת האימייל הראשית בלבד – כולל רק את כתובת האימייל הראשית של המשתמש. לא להציג כתובות אימייל חלופיות או משניות.
- הצגה רק של כתובות אימייל בדומיין הראשי של המשתמש – אם יש לכם כתובת אימייל חלופית לדומיין, יוצגו כתובות אימייל בדומיין הראשי של המשתמש. הסתרת כתובות מכל הדומיינים החלופיים.
בוחרים אילו פרופילים יופיעו בספרייה באנשי הקשר בדפדפן. אם יש לכם הרבה פרופילים מהדומיין או אנשי קשר חיצוניים, תוכלו להציג רק סוגים מסוימים של פרופילים כדי למצוא כתובות מהר יותר ולעזור לטעינה של המדריך להיות מהירה יותר.
- הצגת פרופילים מהדומיין בלבד – כולל פרופילים של משתמשים פנימיים (אנשים עם כתובות בדומיינים שלכם) ולא כולל אנשי קשר חיצוניים. הערה: גם אם ההגדרה הזו מופעלת, אנשי קשר שמשותפים בדומיין עדיין יוצגו בהשלמה האוטומטית ובחיפוש.
- הצגה רק של אנשי הקשר ששותפו מהדומיין – כולל רק אנשי קשר חיצוניים ששותפו.
- הצגה גם של פרופילים מהדומיין וגם של אנשי הקשר ששותפו מהדומיין – כולל אנשי קשר פנימיים ואנשי קשר חיצוניים ששותפו.
לוחצים על שמירה.