Mengekspor semua data organisasi Anda

Ingin mengekspor hanya sebagian data organisasi Anda? Buka Memilih data Workspace yang ingin Anda ekspor.

Dengan alat Ekspor Data, Anda dapat mengekspor data organisasi Anda ke arsip Google Cloud Storage dan mendownloadnya.

Untuk mengizinkan pengguna Anda mendownload data mereka, izinkan Google Takeout dan minta pengguna untuk membuka Cara mendownload data Google Anda.

Sebelum memulai

Persyaratan

Untuk mengekspor data organisasi Anda, Anda harus:

  • Menggunakan akun administrator super Google Workspace atau Cloud Identity yang sudah dibuat minimal 30 hari lalu (kecuali jika Anda membuat akun organisasi Anda kurang dari 30 hari lalu).
  • Mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah (2SV) untuk akun Anda. Penerapan Verifikasi 2 Langkah hanya diperlukan untuk admin yang memulai ekspor. Untuk memeriksa apakah Verifikasi 2 Langkah diaktifkan untuk akun Anda, tinjau setelan keamanan akun Anda.

Untuk mengakses data yang diekspor, Anda harus mengaktifkan Google Cloud untuk akun admin Anda. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengaktifkan atau menonaktifkan Google Cloud untuk pengguna.

Data apa yang diekspor?

Alat Ekspor Data mengekspor data yang sama dengan yang tersedia melalui Google Takeout untuk pengguna. Alat ini juga mengekspor data yang hanya tersedia bagi admin, seperti data yang dihapus yang dipertahankan oleh Vault dan data milik pelanggan. Data milik pelanggan adalah milik organisasi Anda, bukan milik masing-masing pengguna, seperti pesan Gmail di karantina admin.

  • Data Kalender–Data milik pelanggan berikut juga disertakan: informasi pemesanan fasilitas terstruktur.
  • Data Chat–Data milik pelanggan berikut juga disertakan: pesan dan lampiran untuk ruang yang dibuat pengguna di organisasi Anda.
  • Data Chrome
  • Data Classroom
  • Data Cloud Search –(hanya tersedia untuk admin)
  • Data kontak
  • Data Drive–Data milik pelanggan berikut juga disertakan: data di drive bersama dan dokumen bersama.
  • Data Gemini
  • Data Gmail–Data milik pelanggan berikut juga disertakan:
  • Data Grup–Data grup tanpa pemilik di organisasi Anda juga disertakan.

    Catatan: Data yang dibuat oleh pengguna di grup konsumen hanya tersedia untuk pengguna tersebut.

  • Data Keep
  • Data NotebookLM
  • Data pengingat
  • Skrip yang dibuat oleh notifikasi bersyarat.
  • Data Tasks

    Catatan: Data Tasks yang baru dihapus, termasuk stempel waktu penghapusan, juga akan disertakan.

  • Data Voice–Data milik pelanggan berikut juga disertakan:
    • Pesanan transfer nomor
    • Setelan Penjawab Otomatis
    • Daftar telepon meja VoIP
    • Alamat pajak
    • Nomor Pajak
    • Nomor telepon dan penetapan nomor telepon
    • Data lisensi pengguna
    • Grup dering

    Catatan: Data Voice yang baru saja dihapus juga disertakan.

Alat Ekspor Data tidak mengekspor:

  • Data untuk akun pengguna yang dibuat dalam waktu 24 jam sebelum ekspor dimulai.
  • Data yang dihapus, kecuali jika data tersebut disimpan atau dibekukan oleh kebijakan Google Vault.

Ekspor lengkap mencakup data dari pengguna dengan jenis akun berikut:

  • Berlisensi dan aktif
  • Ditangguhkan oleh administrator
  • Diarsipkan
  • Mantan Karyawan Vault
  • Untuk ekspor Chrome: Pengguna Google Workspace for Education yang aktif

Di mana data yang diekspor disimpan?

Alat Ekspor Data mengekspor data organisasi Anda ke bucket Google Cloud Storage (GCS). Secara default, alat Ekspor Data menyediakan bucket Cloud Storage sementara dari Google.

Jika Anda memilih bucket yang disediakan Google

  • Anda dapat memilih bucket yang berada di Amerika Serikat, Eropa, atau menunjukkan bahwa Anda memilih opsi Tidak ada preferensi.
  • Data yang diekspor akan otomatis dihapus dalam waktu 60 hari sejak awal data diekspor.

Jika Anda memilih bucket Cloud Storage Anda sendiri

Untuk menyimpan data Anda selama lebih dari 60 hari, Anda harus membuat ekspor kustom dan memilih bucket Cloud Storage Anda sendiri. Lihat Mengekspor data Workspace Anda menggunakan penyimpanan data lokal untuk mengetahui informasi selengkapnya.

Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengekspor data?

Saat Anda memulai ekspor, semua admin super akan menerima email yang memberitahukan bahwa ada ekspor data yang akan berlangsung. Ekspor tersedia paling cepat 48 jam setelah Anda memulai ekspor. Periode tunggu ini membantu memberikan keamanan untuk data organisasi Anda.

Ekspor data biasanya membutuhkan waktu 72 jam, tetapi dapat membutuhkan waktu hingga 14 hari, bergantung pada ukuran ekspor data Anda. Semua admin super akan mendapatkan email notifikasi saat proses ekspor selesai. Semua administrator super dapat melihat ekspor tersebut.

Mengekspor data pengguna Anda

Langkah-langkah ini akan memulai ekspor lengkap data organisasi Anda dan tersedia di semua edisi Google Workspace. Untuk mengetahui informasi tentang opsi lanjutan lainnya, lihat Memilih data Workspace yang ingin Anda ekspor.

Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu Data Impor & ekspor data Ekspor data.

    Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  2. Klik Siapkan ekspor baru.
  3. Di kotak Nama, masukkan nama untuk ekspor Anda.
  4. Di kotak Jenis Ekspor, pilih Standar.
  5. Di kotak Cakupan, centang Ekspor semua data pengguna untuk seluruh organisasi.
  6. Di kotak Layanan, biarkan semua layanan dipilih.
  7. Lewati kotak Label.
  8. Di kotak Rentang tanggal & jenis, pilih rentang tanggal. Jangan centang kotak Ekspor berkelanjutan.

  9. Di kotak Tujuan, pilih bucket Cloud dari Google.

    Penting: Bergantung pada edisi Anda, kotak Tujuan mungkin menawarkan opsi untuk mengekspor ke bucket Cloud Storage yang Anda miliki.

  10. Pilih region untuk bucket:** Amerika Serikat**, Eropa, atau Tidak ada preferensi.

  11. Klik Mulai ekspor.

    Perkiraan waktu proses dihitung, jika tersedia untuk ekspor Anda. Setelah selesai, perkiraan waktu penyelesaian akan ditampilkan.

Melihat dan mendownload data yang diekspor

Setelah ekspor data Anda selesai, admin super di organisasi Anda akan mendapatkan notifikasi email dengan link untuk melihat arsip. Anda juga dapat mengakses arsip menggunakan Konsol Google Admin.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu Data Impor & ekspor data Ekspor data.

    Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  2. Tabel Ekspor data mencantumkan semua ekspor data Anda dan mencakup:
    • Nama ekspor
    • Tanggal mulai dan penyelesaian terakhir
    • Orang yang menyiapkan setiap ekspor
    • Status ekspor
    • Tindakan yang dapat Anda lakukan pada data yang diekspor
  3. Di tabel Ekspor data, klik nama ekspor untuk membuka tampilan mendetail.
  4. Di bagian Cakupan, Anda dapat melihat pengguna, grup, atau unit organisasi yang diekspor.
  5. Di bagian Status, Anda dapat melihat apakah ekspor berjalan sepenuhnya atau apakah ada error:
    • Gagal: Tidak ada data yang diekspor
    • Error: Beberapa data tidak ditemukan dalam arsip
    • Selesai: Semua data diekspor
  6. Untuk melihat arsip, klik Tindakan Lihat Arsip.
  7. Jika ekspor data Anda selesai dengan error, Anda dapat menjalankan perbaikan.

Melihat arsip ekspor data Anda

Arsip data yang diekspor tersedia dalam file terkompresi yang disebut file ZIP. Folder root memiliki daftar folder pengguna yang berisi file ZIP data pengguna tersebut. Data dikelompokkan berdasarkan layanan—seperti Drive atau Gmail—dan batas ukuran file. Misalnya, pengguna mungkin memiliki data Drive dan Gmail yang dibagi menjadi beberapa file berlabel: Drive (Bagian 1), Drive (Bagian 2), Gmail (Bagian 1), dan Gmail (Bagian 2).

Catatan: Urutan layanan mungkin berbeda setiap kali Anda mengekspor. Jadi, jangan khawatir jika Drive berada di urutan teratas pada satu waktu dan Gmail berada di urutan teratas pada waktu berikutnya.

Untuk melihat dan mendownload arsip data yang diekspor:

  1. Di UI Cloud Storage, klik folder root.
    Catatan: Beberapa data, seperti file di drive bersama, dimiliki oleh akun layanan, bukan pengguna. Di arsip ekspor, akun layanan diberi nama "Resource".
    Hanya objek individual yang dapat didownload menggunakan UI Cloud Storage. Untuk mendownload satu folder atau beberapa objek sekaligus, gunakan alat command line gcloud storage.
    Contoh:

gcloud storage cp --continue-on-error --recursive

"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .

  1. Klik file ZIP untuk mendownload data pengguna.
  2. Ekstrak file tersebut untuk meninjau data pengguna berdasarkan produk.