Vérifier les fonctionnalités utilisées

Lorsque vous choisissez l'édition Google Workspace à laquelle vous souhaitez passer, nous vous conseillons d'examiner les fonctionnalités actuellement employées dans votre organisation et celles que vous souhaiteriez ajouter. Voici comment déterminer si votre organisation utilise actuellement les fonctionnalités premium suivantes de Google Workspace.

Nombre d'utilisateurs

Les éditions Business peuvent inclure jusqu'à 300 utilisateurs. Si vous atteignez les 300 utilisateurs ou si vous vous en approchez, vous devrez passer à une édition Enterprise.

Pour connaître le nombre actuel d'utilisateurs dans votre organisation :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Facturation puis Abonnements.

    Vous devez disposer du droit "Gestion de la facturation".

  2. Cliquez sur votre abonnement.
  3. Consultez la section Licences. Le nombre de licences attribuées correspond au nombre d'utilisateurs de votre organisation.

Espace de stockage utilisé

L'espace de stockage disponible pour votre organisation varie selon l'édition Google Workspace.

Pour connaître la quantité d'espace de stockage actuellement utilisé par votre organisation :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Rapports puis Vue d'ensemble.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Rapports.

  2. Faites défiler la page jusqu'à la section Quel est l'espace utilisé.
  3. Pour en savoir plus, cliquez sur Afficher les détails.

Communication

Fonctionnalités avancées de Google Meet

Voici les fonctionnalités avancées de Meet :

  • L'enregistrement permet aux participants de votre organisation d'enregistrer des visioconférences et de les stocker dans Drive.
  • Grâce aux rapports de participation, les organisateurs de réunions reçoivent des rapports sur les personnes qui ont participé à leurs événements et regardé leurs diffusions en direct.
  • La diffusion en direct permet à vos collaborateurs de regarder une visioconférence.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement ces fonctionnalités :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Google Meet.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Cliquez sur Paramètres vidéo Meet.
  3. Consultez la section sur l'enregistrement. Votre organisation peut utiliser l'enregistrement si l'option Autoriser les utilisateurs à enregistrer leurs réunions est activée.
  4. Consultez la section sur les rapports de participation. Votre organisation peut utiliser le suivi de la participation si cette option est activée.
  5. Consultez la section sur la diffusion en direct. Votre organisation peut utiliser la diffusion en direct si l'option Autoriser la diffusion des réunions est activée.

Collaboration

Branding de l'entreprise

Le branding de l'entreprise vous permet de créer des modèles Google Docs, Sheets, Slides et Forms à l'aide de la galerie de modèles standards, et de créer une galerie de modèles personnalisés pour votre organisation.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Drive et Docs puis Modèles.

    Le droit d'administrateur pour Drive et Docs est requis.

  2. Examinez l'option Paramètres des modèles. Votre organisation peut utiliser le branding de l'entreprise si cette option est définie sur Les modèles personnalisés sont activés.

Drive partagés

Les Drive partagés vous permettent de créer des Drive partagés dans Google Drive afin de pouvoir stocker des fichiers, les rechercher et y accéder en équipe.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Drive et Docs.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Cliquez sur Paramètres de partage.
  3. Vérifiez le paramètre Création d'un Drive partagé. Votre organisation peut utiliser des Drive partagés si cette option est activée.

Feuilles connectées

Les feuilles connectées vous permettent d'accéder aux milliards de lignes de données de votre feuille de calcul, de les analyser, de les visualiser et de les partager à l'aide du nouveau connecteur de données BigQuery.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
  2. Dans le menu situé en haut, cliquez sur Données puis Connecteurs de données puis Se connecter à BigQuery.

    Si cette option est disponible, votre organisation peut utiliser les feuilles connectées.

Fonctionnalités Google Chat avancées

Les fonctionnalités avancées de Google Chat incluent des salons externes permettant aux invités d'accéder aux fichiers et de contrôler le partage de fichiers.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement ces fonctionnalités :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Google Chat.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Consultez la section sur les paramètres de discussion en externe. Votre organisation peut utiliser les salons avec accès invité si l'option Discuter en externe est activée.
  3. Consultez la section sur le partage de fichiers via le chat. Votre organisation peut partager des fichiers si les options Partage de fichiers externe ou Partage de fichiers interne sont activées.

Google Agenda

Les fonctionnalités avancées d'Agenda incluent les éléments suivants :

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement ces fonctionnalités :

Libérer les salles inutilisées

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Annuaire puis Bâtiments et ressources puis Aperçu.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Bâtiments et ressources.

  2. Dans la section Tableau de bord des statistiques sur les salles, cliquez sur Ouvrir.
  3. Faites défiler la page jusqu'à la section Libération des salles, puis cliquez sur Modifier les paramètres.
  4. Vérifiez vos ressources. Si l'option Libérer salles selon l'agenda est activée, votre organisation utilise la libération automatique des salles.

Durée par défaut des événements

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Agenda.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Agenda.

  2. Faites défiler la page jusqu'à la section Paramètres avancés, puis examinez le paramètre Durée par défaut des événements.

Cloud Search vous permet d'effectuer des recherches dans le contenu de votre organisation issu des services Google Workspace ou de sources de données tierces.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Rapports puis Vue d'ensemble.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Rapports.

  2. Faites défiler la page jusqu'à la section Quelle est l'activité dans Cloud Search.
  3. Pour en savoir plus, cliquez sur Afficher les détails.

AppSheet Pro

AppSheet permet à n'importe quel utilisateur sans expérience de codage de créer des applications mobiles et Web.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
  2. Dans le menu situé en haut, cliquez sur Outils puis AppSheet.

    Si cette option est disponible, votre organisation peut utiliser AppSheet Pro.

Sécurité et administration

gestion de base des points de terminaison

La gestion de base des points de terminaison fournit les principaux outils dont vous avez besoin pour sécuriser les données Google Workspace de votre organisation sur les appareils mobiles, ordinateurs de bureau, ordinateurs portables et tout autre point de terminaison de vos utilisateurs.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Appareils puis Mobiles et points de terminaison puis Paramètres puis Universel.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Gestion des appareils mobiles.

  2. Cliquez sur Général puis Gestion des appareils mobiles.
  3. Examinez les options de gestion des appareils mobiles. Votre organisation utilise la gestion de base des points de terminaison si cette option est définie sur Standard (sans agent).

Gestion avancée des points de terminaison

La gestion avancée des points de terminaison vous permet de renforcer la sécurité des données Google Workspace de votre organisation sur les appareils mobiles, les ordinateurs de bureau et portables, et autres points de terminaison de vos utilisateurs.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Appareils puis Mobiles et points de terminaison puis Paramètres puis Universel.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Gestion des appareils mobiles.

  2. Cliquez sur Général puis Gestion des appareils mobiles.
  3. Examinez les options de gestion des appareils mobiles. Votre organisation utilise la gestion avancée des points de terminaison si l'une de ces options est sélectionnée :
    • Avancé
    • Personnalisé, avec Android, iOS ou Google Sync défini sur Avancé.

Collaboration avec des domaines de confiance

La collaboration avec des domaines externes de confiance permet à vos utilisateurs de ne partager des fichiers qu'avec certaines organisations externes à votre entreprise ou à votre établissement scolaire.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Compte puis Domaines.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Paramètres du domaine.

  2. Cliquez sur Domaines en liste blanche.
  3. Votre organisation peut partager des fichiers avec des domaines de confiance si des domaines sont présents dans la liste.

Google Vault

Google Vault vous permet de conserver, de rechercher et d'exporter vos données à des fins de conservation et d'ediscovery.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Connectez-vous à https://vault.google.com avec votre compte Google Workspace.
  2. Cliquez sur Conservation. Votre organisation utilise Vault si elle applique les règles de l'une des façons suivantes :
    • Cliquez sur Règles par défaut : des règles de conservation par défaut sont activées.
    • Cliquez sur Règles personnalisées : il existe des règles personnalisées.
  3. Cliquez sur Litiges. Votre organisation utilise Vault si des litiges ont été créés.

Perte de données Gmail

La protection contre la perte de données dans Gmail vous permet d'utiliser des détecteurs de contenu prédéfinis pour analyser les e-mails entrants et sortants.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Gmail puis Conformité.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur associé aux paramètres Gmail.

  2. Consultez la section Conformité du contenu. Votre organisation utilise le système de protection contre la perte de données si cette option affiche Ajouter une règle.

OCR Gmail

La reconnaissance optique des caractères dans Gmail extrait le texte des images en pièces jointes dans les e-mails et lui applique les règles de conformité du contenu.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Gmail puis Conformité.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur associé aux paramètres Gmail.

  2. À côté de Reconnaissance optique des caractères (OCR), consultez le paramètre Activer la reconnaissance optique des caractères pour les pièces jointes. Votre organisation utilise la reconnaissance optique des caractères si cette option est activée.

Régions de données Enterprise

Les régions des données vous permettent de stocker les données concernées à l'emplacement géographique de votre choix à l'aide de la règle prévue à cet effet.

Pour savoir si votre organisation utilise actuellement cette fonctionnalité :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Données puis Conformité puis Régions de données.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Paramètres des régions de données.

  2. Cliquez sur Régions des données. Votre organisation utilise les régions des données si cette option est définie sur n'importe quelle valeur, sauf Aucune préférence.