Contrôler les options de discussion externe dans Chat et les espaces

Cet article s'adresse aux administrateurs Google Workspace. Pour l'aide destinée aux utilisateurs, consultez Premiers pas avec Google Chat.

Vous pouvez contrôler la façon dont les utilisateurs discutent avec des personnes externes à votre organisation. Si vous autorisez vos utilisateurs à discuter en externe, vous pouvez également les autoriser à créer des espaces avec des personnes externes à votre organisation, ainsi qu'à en rejoindre.

Si vous désactivez l'accès externe aux messages et espaces Chat existants

  • La désactivation des discussions externes ne supprime pas les messages, conversations et espaces Chat déjà créés. Ils resteront visibles et accessibles pour les utilisateurs externes déjà invités. Les utilisateurs de votre organisation ne pourront plus accéder à ces entités, mais leur statut de membre ne changera pas. Si vous réactivez ce paramètre, les messages, les conversations et les espaces seront de nouveau accessibles.
  • La suppression de l'accès externe à un espace n'empêche pas les membres de l'espace d'accéder aux données partagées dans cet espace, comme les fichiers ou les tâches Google Drive. Cela entraîne uniquement la suppression de l'accès à l'espace lui-même. Pour empêcher les membres externes d'accéder à un espace et à son contenu, vous devez les supprimer de l'espace en question. Pour en savoir plus, consultez Gérer des espaces dans la console d'administration Google.

Auditer les activités initiées par des utilisateurs externes à votre organisation

Si une activité est initiée par un utilisateur externe à votre organisation dans les conversations appartenant à votre organisation, les détails de l'événement de chat sont consignés afin qu'un administrateur puisse voir que la discussion a eu lieu. Toutefois, il ne peut pas lire le contenu de cette discussion.

Configurer les discussions externes

Avant de commencer : découvrez comment discuter avec des utilisateurs externes.

Avant de commencer : Si vous devez configurer un service ou une équipe pour ce paramètre, consultez Ajouter une unité organisationnelle.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Google Chat.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Cliquez sur Paramètres de discussion en externe.
  3. Facultatif : Pour appliquer le paramètre à un service interne ou à une équipe, sélectionnez une unité organisationnelle sur le côté.
  4. Pour Autoriser les utilisateurs à envoyer des messages en dehors de votre organisation, sélectionnez Activé ou Désactivé :
    • Activé : autorisez les utilisateurs de votre organisation à envoyer et à recevoir des messages vers et depuis l'extérieur de votre organisation.
      (Facultatif) Pour limiter les participants aux domaines de confiance, cochez la case Autoriser uniquement pour les domaines de la liste d'autorisation.
    • Désactivé : empêchez les utilisateurs d'envoyer des messages à l'extérieur de votre organisation.
  5. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour une unité organisationnelle.

    Pour rétablir la valeur héritée ultérieurement, cliquez sur Hériter.

Activer ou désactiver les espaces externes

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Standard et Business Plus ; Enterprise Standard et Enterprise Plus ; Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus ; Associations. Comparer votre édition

Vous pouvez également décider si les utilisateurs peuvent créer ou rejoindre des espaces au sein de votre organisation incluant des personnes externes à celle-ci. Les utilisateurs pour lesquels ce paramètre est désactivé ou dont l'édition n'est pas compatible avec les espaces externes ne peuvent pas en créer, mais ils peuvent rejoindre les espaces existants avec des personnes externes créés par un domaine disposant d'une édition éligible.

Avant de commencer : le paramètre Espaces externes ne s'applique que si l'option Discuter en externe est activée (voir la section ci-dessus) et qu'un administrateur ou un utilisateur a créé l'espace. Toutefois, si une application a créé l'espace, elle ne peut pas créer d'espace externe, sauf si le paramètre d'espace est activé au niveau de l'UO racine. Si ce n'est pas le cas, vos utilisateurs ne peuvent ni créer, ni rejoindre d'espaces externes à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation, même si l'option Espaces externes est activée.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Google Chat.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Cliquez sur Espaces externes.
    Ce paramètre s'applique à l'ensemble de votre organisation.
  3. Pour Autoriser les utilisateurs à créer et à rejoindre des espaces incluant des personnes externes à leur organisation, sélectionnez Activé ou Désactivé :
    • Activé : permet aux utilisateurs de votre organisation de créer et de rejoindre des espaces externes au sein de votre organisation.
      (Facultatif) Pour limiter les participants externes aux domaines de confiance, cochez l'option Autoriser les utilisateurs à ajouter uniquement des contacts issus des domaines de la liste d'autorisation. Si vous avez coché l'option "Autoriser uniquement pour les domaines de la liste d'autorisation" pour Discuter en externe (comme décrit dans la section précédente), vous devez également cocher cette option pour les espaces. Sinon, vos utilisateurs pour lesquels la case "Autoriser uniquement pour les domaines de la liste d'autorisation" est cochée pour Discuter en externe ne pourront pas créer ni accéder à des espaces externes. Ils pourront toujours discuter avec les utilisateurs de domaines de la liste d'autorisation via d'autres conversations (par exemple, les messages privés), mais pas dans des espaces avec des utilisateurs externes.
    • Désactivé : empêche les utilisateurs de créer ou de rejoindre des espaces au sein de votre organisation incluant des personnes externes. Les utilisateurs peuvent toujours rejoindre des espaces externes créés en dehors de votre organisation si l'option Discuter en externe (décrite dans la section précédente) est activée.
  4. Cliquez sur Enregistrer.