Vous pouvez libérer automatiquement les salles de réunion réservées lorsque tous les participants sauf un refusent l'invitation à la réunion dans Google Agenda. Vous pouvez aussi personnaliser les paramètres de libération et en exclure certaines salles et certains utilisateurs. Lorsqu'une salle est libérée, l'organisateur de la réunion reçoit une notification par e-mail.
Conseil : Le tableau de bord des statistiques sur les salles vous permet d'analyser la libération des salles pour votre organisation. Il indique le nombre total d'heures où des salles ont été libérées, où elles ont été réservées à nouveau et où elles sont restées non libérées. En savoir plus
Activer ou désactiver la libération des salles
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire Bâtiments et ressources Paramètres de la salle.Vous devez disposer du droit d'administrateur Agenda.
- Pour Salles libérées pour les événements refusés, cliquez sur Activé ou Désactivé.
- Cliquez sur Enregistrer.
Exclure des salles ou des groupes d'utilisateurs de la libération des salles
Exclure une pièce
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire Bâtiments et ressources Gérer les ressources.Vous devez disposer du droit d'administrateur Agenda.
- Cliquez sur le nom de ressource de la salle.
- Dans la section Paramètres de la salle de réunion, cliquez sur la flèche vers le bas
. - Pour Exclure de la libération des salles, sélectionnez Activé.
- Cliquez sur Enregistrer.
Exclure un groupe d'utilisateurs
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire Bâtiments et ressources Paramètres de la salle.Vous devez disposer du droit d'administrateur Agenda.
- Dans la section Paramètres généraux relatifs aux salles, cliquez sur la flèche vers le bas .
- Pour Exclure des groupes d'utilisateurs de la libération des salles, cliquez sur Modifier les groupes.
- Saisissez le groupe d'utilisateurs, puis cliquez sur Enregistrer.
Empêcher les libérations indésirables
Vous pouvez limiter les libérations de salles indésirables en configurant des exceptions pour les salles et les organisateurs. Le fonctionnement logique de Google Agenda peut vous aider, mais votre choix de salles et de groupes d'utilisateurs reste essentiel.
Situations dans lesquelles Agenda ne libère pas de salles
- les invités déclinent l'invitation moins de 10 minutes avant le début d'une réunion ;
- la réunion a lieu dans les 30 prochaines minutes ;
- la salle est réservée directement dans son propre agenda ;
- la réunion dure plus de quatre heures ;
- la salle peut accueillir plus de 20 personnes ;
- la salle a été libérée, puis réservée à nouveau pour la même réunion ;
- il n'y a pas d'invités en dehors de l'organisateur, ou des invités externes sont présents ;
- la réunion est réservée dans un agenda secondaire ;
- la salle est de grande capacité, ou est réservée pour une réunion ou un événement de grande envergure.
Remarque : Cette liste de facteurs de libération des salles n'est pas exhaustive, et la logique de libération des salles est susceptible d'être modifiée.
Choisir des salles à libérer
- fréquemment utilisées par les employés importants, tels qu'une salle privée destinée aux PDG ;
- utilisées pour des fonctions stratégiques de votre entreprise (entretiens d'embauche, réunions avec des clients ou événements spéciaux) ;
- interdites à la plupart des employés ;
- utilisées par des personnes externes à votre organisation, qui ne sont pas invitées à l'événement.
Choisir les organisateurs de la salle
- Les personnes créant des réunions pour les employés les plus importants
- Les personnes réservant fréquemment des réunions pour d'autres utilisateurs sans y participer
- Les cadres supérieurs
- Les utilisateurs organisant des réunions stratégiques pour votre entreprise avec des personnes extérieures