Configurer des suggestions de réservation de salle dans Google Agenda

Aidez les organisateurs de réunion à réserver les salles et les ressources nécessaires en fonction du lieu de travail des participants.

La fonctionnalité de suggestion automatique de salle de réunion permet à Agenda de repérer le lieu de travail de tous les participants. Dans l'onglet "Salles", Agenda affiche les salles de réunion les plus adaptées à proximité des participants. Il tient compte de l'étage de chaque participant au sein d'un bâtiment, de l'historique des réservations antérieures, des besoins en équipement audio et vidéo, et de la capacité d'accueil.

Points clés à connaître

La suggestion automatique de salles fonctionne parfaitement si vous respectez les deux conditions suivantes :

  • Ajouter le lieu de travail de tous les utilisateurs : Agenda ne tient pas compte des utilisateurs pour lesquels aucun lieu de travail principal n'est défini. il risquerait de suggérer une salle trop petite ou même d'en ignorer une dans un bâtiment.

  • Utiliser un format structuré pour les salles : seules les informations structurées sur les salles sont utilisées par Agenda pour les suggestions automatiques. Agenda prend des décisions intelligentes à partir des informations relatives aux salles.

    Pour en savoir plus sur la structuration des ressources, consultez Impact de l'utilisation de ressources structurées et Passer aux ressources structurées.

Informations supplémentaires

Lorsque vous ajoutez une salle à un événement, des suggestions de salles basées sur le lieu de travail ou fréquemment utilisées peuvent s'afficher.

  • Les suggestions basées sur le lieu de travail s'affichent lorsque vous ajoutez une salle à un événement si le lieu de travail d'au moins un participant est connu. Consultez Ajouter une salle à un événement.
  • Des suggestions fréquemment utilisées s'affichent si la personne qui ajoute la salle n'a pas de lieu de travail défini. Ces suggestions sont basées sur l'utilisation de la personne et ne sont visibles que par cet utilisateur.

Ajouter un lieu de travail principal

Deux options s'offrent à vous pour ajouter un lieu de travail principal : effectuer l'opération pour vos utilisateurs ou les laisser s'en charger eux-mêmes.

Ajout par l'administrateur ou par l'utilisateur : comment choisir ?

Chaque environnement de travail est différent. Examinez chaque configuration en détail pour décider de la meilleure option pour l'entreprise.

Configuration de l'administrateur Configuration de l'utilisateur

Les données relatives au lieu de travail de l'utilisateur sont connues, à jour et précises.

Avantages

  • Garantit la synchronisation des données Google de l'utilisateur avec vos propres données
  • Évite les erreurs de la part des utilisateurs

Méthode

  • API (bâtiment, étage, section d'étage, bureau)
  • GCDS (bâtiment, étage)

Expérience utilisateur

  • Lieu de travail en lecture seule

Les données relatives au lieu de travail de l'utilisateur sont manquantes ou incomplètes.

Avantages

  • Configuration rapide en un clic
  • Notifications d'Agenda permettant aux utilisateurs d'ajouter des données liées au lieu et de les mettre à jour
  • Réduction de la charge de travail pour l'administrateur

Méthode

  • Configuration initiale à partir de la console d'administration Google
  • Données relatives au lieu de travail (bâtiment, étage) mises à jour par les utilisateurs eux-mêmes

Expérience utilisateur

  • L'utilisateur contrôle l'affichage et la mise à jour du lieu de travail.
  • Google peut déduire et même définir le lieu de travail de l'utilisateur.
  • Google invite l'utilisateur à effectuer les mises à jour.

Ajouter un lieu de travail en tant qu'administrateur

Si vous choisissez de définir le lieu de travail principal pour vos utilisateurs, utilisez une API ou Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Utiliser Google Cloud Directory Sync

Utilisez GCDS pour ajouter le lieu de travail de l'utilisateur dans l'un des cas suivants :

  • Il existe beaucoup d'utilisateurs et de lieux de travail associés.
  • Les lieux de travail des utilisateurs sont continuellement modifiés et mis à jour.
  • Vous utilisez déjà GCDS pour synchroniser les profils utilisateur de Microsoft Active Directory vers des comptes Google.

Dans le gestionnaire de configuration de GCDS, sous l'onglet Attributs du profil utilisateur, mappez les champs de lieu de travail suivants vers l'emplacement actuel de sauvegarde des informations relatives au bâtiment et à l'étage :

  • ID du bâtiment
  • Nom de l'étage

La synchronisation de ces champs est facultative. Assurez-vous que les identifiants de bâtiment correspondent bien à ceux que vous avez créés dans la gestion des bâtiments.

Pour en savoir plus, consultez À propos de Google Cloud Directory Sync.

Utiliser l'API

Utilisez une API pour ajouter le lieu de travail de l'utilisateur dans l'un des cas suivants :

  • Il existe beaucoup d'utilisateurs et de lieux de travail associés.
  • Vous disposez déjà d'un système où les lieux de travail des utilisateurs sont obtenus via une API.
  • Les lieux de travail des utilisateurs sont modifiés et mis à jour régulièrement.
  • Vous souhaitez synchroniser automatiquement les lieux de travail des utilisateurs.
  • Il existe des valeurs pour les sections d'étage et des codes pour chaque bureau.

Pour en savoir plus, consultez le guide du SDK Admin Google Workspace destiné aux utilisateurs.

Un délai maximum de 24 heures peut être nécessaire pour que les informations formatées relatives au lieu de l'utilisateur soient prises en compte et apparaissent dans son profil.

Utilisez les propriétés suivantes lorsque vous configurez votre API :

Nom de propriété Description Exemple
type (chaîne)*

Le type de lieu : CUSTOM, DEFAULT, DESK

Remarque : Le type doit être défini sur BUREAU pour mettre à jour le lieu de travail principal d'un utilisateur

 DESK
customType (chaîne)

Si le type est défini sur CUSTOM, ce champ contient une valeur personnalisée

 free_text
area (chaîne)*

Un court texte est très utile pour afficher une description concise de l'emplacement. par exemple, "Mountain View, CA" ou "Près de Palo Alto"

 Nantes
buildingId (chaîne)*

L'identifiant du bâtiment (buildingId) doit correspondre exactement à celui que vous avez créé pour le bâtiment

Chaînes de valeur réservées :

  • Pour indiquer qu'aucun bâtiment n'est associé à l'utilisateur. Par exemple, si un utilisateur travaille à distance, utilisez $NO_BUILDING$.
  • Pour indiquer que le bâtiment n'a pas encore été créé dans les ressources du bâtiment, utilisez $MISSING_BUILDING$.
 NYC
floorName (chaîne)

L'identifiant d'étage doit correspondre exactement à l'étage défini dans l'identifiant du bâtiment (buildingId).

Remarque : Un nom d'étage sans identifiant de bâtiment défini n'est pas valide

 Hall, Mezzanine, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (chaîne)

Indique l'emplacement de l'utilisateur à l'étage

 A, Aile sud
deskCode (chaîne)*

Indique l'emplacement exact du bureau de l'utilisateur

 Bloc 17, 13-A

* Obligatoire

Laisser les utilisateurs ajouter eux-mêmes leur lieu de travail

Activez les invites d'Agenda pour aider les utilisateurs à ajouter leur lieu de travail principal.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Annuaire puis Paramètres de l'annuaire.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Cliquez sur Modification du profil.
  3. Dans le panneau de gauche, sous Unité organisationnelle, sélectionnez l'organisation à laquelle vous souhaitez appliquer la modification.

    Avertissement : Si vous appliquez cette modification à l'unité organisationnelle racine pour l'ensemble de l'organisation, la modification ne s'appliquera pas aux unités organisationnelles pour lesquelles vous avez déjà remplacé des informations de profil.

  4. Cochez la case à côté de Lieu de travail, puis cliquez sur Enregistrer.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 30 minutes, après quoi les utilisateurs peuvent définir eux-mêmes leur emplacement.

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