Ondersteunde edities voor deze functie: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Ook ondersteund in de add-ons AI Expanded Access, AI Ultra Access, Google AI Pro for Education en Teaching and Learning. Vergelijk uw editie
Workspace Intelligence vindt content in verschillende apps om Gemini in Workspace een diepere context te geven, zodat het nuttigere en relevantere generatieve AI-ervaringen kan bieden.
Als beheerder kunt u in- of uitschakelen welke Workspace-services actief doorzocht kunnen worden om generatieve AI-functies binnen Workspace voor gebruikers in uw organisatie te activeren. Ondersteunde services zijn onder andere:
- Gmail
- Drive en Docs (inclusief Sheets, Slides, PDF's, afbeeldingen, video's en meer)
- Kalender
- Chat
De standaardinstelling voor elke bron is ingeschakeld . Als u een bron in- of uitschakelt, kan het tot 48 uur duren voordat de wijziging van kracht wordt.
Hoe Workspace Intelligence uw gegevens gebruikt
Workspace Intelligence gebruikt uw Google Workspace-gegevens om generatieve AI-functies te helpen de unieke informatie van uw organisatie te begrijpen. Workspace Intelligence kan bijvoorbeeld details uit uw e-mails, documenten of agenda-items gebruiken om slimmere antwoorden en suggesties te geven.
Workspace Intelligence vormt de basis voor veel Gemini-toepassingen binnen Workspace, waaronder:
- Gemini in het zijpaneel van Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive en Chat
- Help me met schrijven in Gmail en Docs.
- Maak aantekeningen voor me in Meet.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je je manager een update moet sturen over "Project X". Je vraagt Gemini in Docs om hulp, en Workspace Intelligence raadpleegt alle relevante gegevens. Dit omvat je vergaderingsnotities, documentatie en chatgesprekken met betrekking tot Project X. Gemini genereert binnen enkele seconden een conceptrapport met volledige bronvermelding.
Deze wijzigingen sluiten aan op onze bestaande procedures voor gegevensverwerking en privacyverplichtingen. AI-functies respecteren de toegang tot content op gebruikersniveau, zodat reacties alleen gebaseerd zijn op content die een gebruiker al mag bekijken. Uw gegevens worden nooit gebruikt om generatieve AI-modellen te trainen of voor reclamedoeleinden.
Werkruimte-intelligentie in- of uitschakelen in een Google-service.
U kunt kiezen welke Workspace-services kunnen bijdragen aan Workspace Intelligence.
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Generatieve AI Gemini voor de werkplek .Hiervoor is beheerdersrechten voor Gemini-instellingen vereist.
Klik op het paneel Werkruimte-intelligentie .
- (Optioneel) Om de instelling alleen op bepaalde gebruikers toe te passen, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of configuratiegroep (geavanceerd).
Groepsinstellingen hebben voorrang op organisatie-eenheden. Meer informatie
Klik
Bewerk het veld naast de service die u wilt in- of uitschakelen.Klik op Aan of Uit en vervolgens op Opslaan .
Wanneer Workspace Intelligence is uitgeschakeld
Als u Workspace Intelligence voor een gegevensbron uitschakelt, zullen generatieve AI-functies niet actief zoeken naar inhoud van de uitgeschakelde bron. Wanneer echter wordt verwezen naar specifieke Google Workspace-inhoud, zoals Drive-bestanden, e-mails en chatberichten, kan Gemini zijn antwoorden baseren op die inhoud, zelfs als het betreffende product is uitgeschakeld als gegevensbron voor Workspace Intelligence. Als u bijvoorbeeld Drive uitschakelt als bron, kunnen gebruikers Gemini vragen stellen over specifieke bestanden . Gemini zal deze bestanden raadplegen, maar zal niet actief zoeken naar andere bestanden.
Let op: het uitschakelen van gegevensbronnen beperkt de effectiviteit van Gemini. In sommige gevallen kunnen gebruikers de toegang tot specifieke AI-functies verliezen. Bijvoorbeeld:
- Als Gmail als bron is uitgeschakeld, kunnen gebruikers de toegang tot AI-overzichten in de Gmail-zoekfunctie verliezen. Gebruikers kunnen ook de toegang tot AI Inbox verliezen.
- Als Agenda als bron is uitgeschakeld, kan Gemini mogelijk geen agenda's lezen of evenementen inplannen in andere Workspace-services.
- Als Drive en Docs als bron is uitgeschakeld, is de Drive-projectfunctie mogelijk niet meer beschikbaar.
Belangrijke opmerkingen over Workspace Intelligence
- Het kan tot 48 uur duren voordat de wijzigingen volledig van kracht zijn.
- Deze instelling bepaalt het gebruik van deze bronnen voor het gebruik van Gemini in Workspace. Het is niet van toepassing op het gebruik van deze bronnen voor Gemini for Education, de Gemini-app, Notebook LM of andere diensten . Deze worden beheerd door andere gebruikers- of beheerdersinstellingen.
- Sommige gebruikersvoorkeuren bepalen ook of een bron door Workspace Intelligence mag worden gebruikt. Als een bron bijvoorbeeld is ingeschakeld in de beheerdersconsole, kan een individuele gebruiker nog steeds de slimme functies van Workspace uitschakelen om alle Gemini in Workspace-functies, inclusief Workspace Intelligence, uit te schakelen.
- De toegang tot gegevensbronnen wordt ook beheerd door de regels voor gegevensverliespreventie (DLP) van uw organisatie.
Deze instelling beheert de gegevensbronnen die beschikbaar zijn voor Workspace Intelligence. Google kan de manier waarop specifieke AI-functies gebruikmaken van Workspace Intelligence-gegevensbronnen wijzigen. Na verloop van tijd kunnen bepaalde gegevensbronnen van optionele uitbreidingen voor een bepaalde functie essentiële vereisten worden, net zoals essentiële vereisten optioneel kunnen worden.
Daarnaast kan Google wijzigingen aanbrengen in AI-functies die leiden tot een beperkte of verslechterde gebruikerservaring wanneer Workspace Intelligence geen toegang heeft tot de benodigde gegevensbronnen.
Bij gebruik van een Gemini-functie is ook de momenteel actieve inhoud beschikbaar om een beter antwoord te geven. Als u bijvoorbeeld een document in Google Docs opent en Gemini een vraag stelt in het zijpaneel, kan het de inhoud van dat document meewegen en een relevanter antwoord geven, zelfs als Drive en Docs als gegevensbron zijn uitgeschakeld.
De meeste edities bieden de mogelijkheid om de toegang tot Workspace Intelligence te beheren. Er zijn echter uitzonderingen:
- De Workspace Intelligence-functies worden niet ondersteund in Education Fundamentals en Education Standard.
- Klanten met Workspace Essentials Starter en Workspace Individual hebben geen toegang tot de beheerdersconsole. Ze kunnen de toegang tot gegevensbronnen niet beheren.
Gebruikers van Google Workspace voor Onderwijs jonger dan 18 jaar kunnen Workspace Intelligence niet gebruiken. Houd er rekening mee dat wanneer Workspace Intelligence is ingeschakeld voor een gebruiker ouder dan 18 jaar, het toegang heeft tot gegevens die met die gebruiker zijn gedeeld (zoals Google Drive-bestanden en chatberichten), ongeacht of de gebruiker die de gegevens deelt ook toegang heeft tot Workspace Intelligence.
Leer hoe je de toegang tot Google-services kunt beheren op basis van leeftijd .