‫AI גנרטיבי במרכז המידע על הפרטיות ב-Google Workspace

‫Gemini פועל בהתאם לשיטות הטיפול בנתונים ולאמצעי הבקרה שחלים בארגון שלכם. הוא ניגש לנתוני הלקוחות כדי לספק תשובות מותאמות אישית, כמו סיכום מסמך ב-Google Docs או ניתוח נתונים בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets.

נתונים שהלקוח מאחסן בשירותי Google Workspace נחשבים לנתוני לקוחות בהתאם להגדרה של הנספח לעיבוד נתונים ב-Cloud‏ (CDPA). הנתונים האלה כפופים לתנאים לעיבוד מידע (DPT) שמופיעים ב-CDPA. ‫Google ניגשת לנתוני לקוחות ומעבדת אותם רק בהתאם להנחיות הלקוח שמפורטות ב-CDPA.

אתם יכולים לקרוא מידע נוסף על האופן שבו אנחנו מעבדים את ההנחיות של המשתמשים במאמר בנושא חיי ההנחיה: מפזרים את העשן מסביב ל-Gemini. בהמשך מתואר תהליך העבודה שעוברת הנחיה של משתמש.

‫Google Workspace עם Gemini לא שומר הנחיות או תשובות. ההנחיות שהמשתמש מזין במהלך סשן מסוים משמשות את Google Workspace עם Gemini רק באותו סשן. הנתונים נעלמים אחרי שהסשן עם Gemini נגמר, כמו שמוסבר במאמר בנושא חיי ההנחיה: מפזרים את העשן מסביב ל-Gemini.

אפליקציית Gemini מאפשרת לאדמינים לקבוע אם האינטראקציות עם Gemini יישמרו ולכמה זמן, לפני שהן יימחקו באופן אוטומטי. כשהיסטוריית השיחות עם Gemini מושבתת, השיחות החדשות נשמרות בחשבונות המשתמשים עד 72 שעות כדי ש-Google תוכל לספק את השירות ולעבד את המשובים של המשתמשים. הפעילות הזו לא מופיעה במסגרת הפעילות בממשקי Gemini. כשהיסטוריית השיחות מופעלת, שיחות חדשות נשמרות בחשבונות המשתמשים עד שהן נמחקות אוטומטית בהתאם לאמצעי הבקרה למחיקה אוטומטית. אדמינים יכולים לבחור למחוק את השיחות אוטומטית אחרי 3, 18 או 36 חודשים. ברירת המחדל היא 18 חודשים.

כשהלקוחות של Google Workspace מהמגזר העסקי, החינוכי והציבורי משתמשים בתכונות של Gemini, הם מקבלים את אותה רמה גבוהה של אבטחה והגנה על נתונים כמו בכל שירותי Google Workspace:

• האינטראקציות שלכם עם Gemini נשארות בתוך הארגון. ‫Gemini לא משתף את הנתונים שלכם מחוץ לארגון בלי רשותכם.
• ‫Gemini כולל את אותה אבטחה ברמה שמתאימה לארגונים שקיימת בשאר השירותים של Google Workspace, כך שאמצעי הבקרה ושיטות הטיפול בנתונים שקיימים בארגון מופעלים באופן אוטומטי.
• התוכן שלכם לא משמש אף לקוח אחר. התוכן שלכם לא משמש לאימון מודלים של AI גנרטיבי מחוץ לדומיין בלי רשותכם.

ניתן לקבל מידע נוסף כאן:

• איך אנחנו מגינים על הנתונים שלכם ב-Google Workspace בעידן ה-AI הגנרטיבי
• משפרים את הפרודוקטיביות והיצירתיות באמצעות Duet AI של Google Workspace ושומרים על פרטיות הנתונים של הארגון שלכם

כדאי לקרוא את הפוסט הזה בבלוג כדי להבין איך זה פועל אצל לקוחות מהמגזר העסקי, החינוכי והציבורי.

מודל בקרת הגישה המחמיר של Gemini לנתונים לא מאפשר לתוכן שהוזן במהלך הסשן לדלוף מחוץ לתחום של המשתמש. המבנה של המודל מאפשר להציג נתונים מתוך סשן של משתמש מסוים לאותו משתמש בלבד. לכן פרטיות המידע נשמרת לא רק בתוך הארגון, אלא גם מפני משתמשים אחרים בארגון, כי הארגון כפוף לבקרת הגישה המובנית של Workspace לגבי קבצים משותפים. הצפנה מצד הלקוח (CSE) יכולה להגביל את הגישה של Gemini למידע אישי רגיש, כי למערכות ולעובדים של Google אין את הכלים הטכניים לגשת לתוכן שהוצפן בצד הלקוח. אפשר להשתמש בתכונה הזו בתור שכבת הגנה נוספת מפני דליפה של נתונים.

לא נעשה שימוש בהנחיות שמשתמש מזין כשהוא מקיים אינטראקציה עם התכונות שזמינות ב-Gemini מחוץ לגבולות ההרשאות של המשתמש. לא נעשה שימוש בתוכן של ההנחיה לאימון מודלים של AI גנרטיבי מחוץ לדומיין בלי רשותכם.

התוכן שמוזן בהנחיות ל-Gemini נשאר בתוך הארגון. בנוסף, במהדורות Workspace נתמכות, הבקרה הקיימת במסגרת ה-DLP עדיין חלה על הפלט של Gemini שמוזן בשירותי Workspace שכפופים ל-DLP (למשל אימיילים, קבצים בתיקיות Drive משותפות ומסמכים ב-Docs). בסופו של דבר, לא משותף שום תוכן אלא אם משתמש בארגון משתף אותו בצורה מפורשת.

‫Gemini מאחזר רק תוכן רלוונטי ב-Workspace שלמשתמשים יש גישה אליו בשביל למצוא הקשר להנחיה ולעגן בו את התשובות. אם אין למשתמש גישה למסמך או לאימייל כלשהם, Gemini לא יאחזר אותם. הגבלות תוכן, כמו ניהול זכויות מידע (IRM) (השבתת הורדה, העתקה והדפסה) והצפנה מצד הלקוח, גם יכולות לעזור להגביל את הגישה של Gemini למידע אישי רגיש.

אתם יכולים להשתמש ביכולות מובְנות של סיווג קבצים בעזרת AI או של DLP ב-Workspace כדי לזהות מידע אישי רגיש, להחיל באופן אוטומטי תוויות סיווג ולאכוף אמצעי בקרה לניהול זכויות מידע (IRM) על סמך תוויות הסיווג. כך תוכלו להגביל את הגישה של Gemini למידע אישי רגיש עבור משתמשים שהגבלת ה-IRM חלה עליהם. לדוגמה, אם בהתאם למדיניות ה-IRM למשתמש אין הרשאה להוריד, להדפיס או להעתיק קבצים, Gemini לא יאחזר את הקבצים האלה או את התוכן שלהם בשם המשתמש. גם הפלט שנוצר והוזן באימיילים ב-Gmail או במסמך ב-Drive נבחן באופן אוטומטי בהתאם לכללי מדיניות ה-DLP שכלולים בהיקף שמנהלי הדומיין הגדירו.

לא. הנחיות של משתמשים נחשבות לנתוני לקוחות בכפוף לנספח לעיבוד נתונים ב-Cloud. ב-Workspace לא נעשה שימוש בנתוני לקוחות לאימון מודלים בלי אישור מראש או הוראה של הלקוח. המחויבות הזו מתוארת בקטע 'הגבלות אימון' בתנאים הספציפיים לשירות Google Workspace.

ב-Google, אנחנו מתייחסים ברצינות רבה להתחייבויות החוזיות שלנו כלפי הלקוחות. הלקוחות יכולים לסמוך על Google שתטפל בנתוני הלקוחות בהתאם להסכם, כולל ההתחייבויות שלנו (1) לעבד את נתוני הלקוחות בהתאם להוראות הלקוחות במסגרת ההסכם, ו-(2) לא להשתמש בנתוני הלקוחות כדי לאמן או לשפר את המודלים של בינה מלאכותית גנרטיבית שתומכים בשירותי בינה מלאכותית גנרטיבית של Google Workspace בלי לקבל אישור מראש או הוראה מהלקוחות.

ואנחנו עומדים מאחורי מה שאנחנו אומרים. כדי לוודא שתמיד נעמוד בסטנדרטים הגבוהים האלה, מבקרים עצמאיים מאמתים את הפרקטיקות שלנו מול שיטות מומלצות ותקנים בינלאומיים. קיבלנו כמה מהאישורים וההצהרות המקיפים ביותר בנושאי בטיחות, פרטיות ואבטחה ל-Gemini מגופים רגולטוריים ותקנים מוכרים בינלאומיים, כמו SOC 1/2/3,‏ ISO 9001,‏ ISO/IEC 27001,‏ 27701,‏ 27017,‏ 27018 ו-42001 – התקן הבינלאומי הראשון בעולם לניהול מערכות בינה מלאכותית (AIMS). ל-Gemini יש אישור FedRAMP High והוא יכול לעזור לכם לעמוד בדרישות של HIPAA.

מודלי השפה הבסיסיים של Google מאומנים קודם כל על סמך נתונים שזמינים לציבור ושאפשר לסרוק אותם באינטרנט. אנחנו מאפשרים לבעלי אתרים להשתמש בסורק Google-Extended כדי להחליט אם האתרים שלהם יעזרו לשפר את ממשקי Gemini ואת ממשקי Vertex AI generative API.

לא. AI מותאם אישית הוא תכונת בטא שמאפשרת לחשבונות Google אישיים שעומדים בדרישות לקשר את אפליקציית Gemini ואת שירותי חיפוש Google לאפליקציות של Google, כמו Workspace ו-Photos, כדי לספק הצעות בהתאמה אישית יותר. נודיע לכם אם התכונה תהיה זמינה לארגון שלכם.

• ‫Google Workspace עם Gemini: כשמזינים הנחיה בחלונית הצ'אט של Gemini ב-Google Workspace, יתבצע חיפוש של תוכן רלוונטי בתוך הארגון שיש לכם הרשאת גישה אליו, למשל אימיילים מסוימים, מצגות ומסמכים, ותיווצר לפיו תשובה שמעוגנת במידע הזה. ברוב המקרים אחר כך תהיה לכם אפשרות לניסיון נוסף באמצעות חיפוש Google ‏. אם בוחרים להשתמש באפשרות הזאת, Google Workspace עם Gemini משתמש בחיפוש Google כדי לשפר את האיכות של התשובות באמצעות גישה למידע עובדתי ומקורות רלוונטיים. הנתונים שמועברים לחיפוש Google מעובדים באופן שעומד בדרישות המחמירות ב-Workspace בנוגע לאבטחה ופרטיות הנתונים.

• אפליקציית Gemini: ‏Gemini מעוגן בהבנה של Google במידע מוסמך ומאומן ליצור תשובות רלוונטיות להקשר של ההנחיה ועל סמך החיפוש שלכם. כדי ליצור את התשובות שלו הוא מסתמך גם על מקורות חיצוניים כמו חיפוש Google ו/או אחד מהתוספים שלו וקבצים שהועלו לאחרונה. כשמזינים הנחיה, Gemini מנסה לאחזר את המידע הכי רלוונטי מתוך המקורות החיצוניים האלה (למשל: חיפוש Google) ולהציג אותו בצורה מדויקת בתשובה.

  כדי לצמצם עוד יותר את הסיכון לקבלת הזיות, תוכלו להשתמש בתכונה בדיקת מקורות. התכונה משתמשת בחיפוש Google כדי לאתר תוכן שיעזור לכם להעריך את התשובות של Gemini, ולספק לכם קישורים למקורות שיעזרו לכם לאמת את המידע שקיבלתם מ-Gemini. כמו בכל שירותי הליבה של Workspace, הנתונים שמועברים לחיפוש Google מעובדים כך שהם עומדים בדרישות המחמירות ב-Workspace בנוגע לאבטחה ופרטיות הנתונים.

‫Gemini משתמש בכמה מודלים מהמאגר העשיר של Google. בעזרת המודלים האלה, Gemini יכול לעזור לכם לכתוב, להמחיש, לארגן ולשפר את התקשורת. מידע נוסף זמין בבלוג The Keyword.

כמו שצוין למעלה, ה-AI הגנרטיבי לא משנה את המחויבות העמוקה שלנו להגנה על הפרטיות, לחופש הבחירה של המשתמשים ולשליטה שלהם בנתונים שלהם.

לשם כך, השקנו עדכון להגדרות של התכונות החכמות ששולטות ברמת ההתאמה האישית שהמשתמשים רוצים, בייחוד איך הנתונים של המשתמש מ-Workspace משמשים לצורך התאמה אישית של מוצרים אחרים של Google. הפעלת התכונות האלו מספקת למשתמשים חוויה עשירה יותר, ומאפשרת להם לעשות הכל, משימוש ב-Gemini ב-Workspace ועד למתן הרשאה לאפליקציית Gemini לגשת לנתונים ב-Workspace דרך התוסף של Workspace. מידע נוסף על אמצעי הבקרה האלו למשתמשים מופיע במאמר איך מפעילים או משביתים את התכונות החכמות ב-Google Workspace.

אדמינים יכולים גם לגשת להגדרות האלו במסוף Admin, ויש להם אפשרות לקבוע את הגדרות ברירת המחדל של המשתמשים. מידע נוסף על אמצעי הבקרה האלו לאדמינים מופיע במאמר איך מפעילים או משביתים את התכונות החכמות ב-Google Workspace.

כן. הגישה לאפליקציית Gemini כשירות ליבה מופעלת כברירת מחדל. האדמינים מנהלים את הגישה לאפליקציית Gemini, והם יכולים לבחור להשבית את השירות. איך מפעילים או משביתים את הגישה של המשתמשים לאפליקציית Gemini

במהדורות Workspace הנתמכות, אדמינים יכולים גם להפעיל או להשבית את התכונות והחלונית הצדדית של Gemini בשירותי Workspace האלה:

• Gmail
• Drive
• Docs
• Meet
• צ'אט

איך מנהלים את הגישה לתכונות של Gemini בשירותי Workspace

העברת משוב מתוך המוצר היא לא חובה. אלה הנתונים שיכול להיות שיתקבלו מאנשים שמעבירים משוב מתוך הפיצ'רים של Gemini:

• דירוג ההצעות של Gemini (לייק או דיסלייק)
• הבעיה שהם גילו, מתוך רשימת אפשרויות כמו "תוכן פוגעני או לא בטוח" או "העובדות שגויות" (קיים רק ב-Google Workspace עם Gemini)
• כל משוב נוסף שהם רוצים להעביר במלל חופשי בתיבת הטקסט (קיים רק ב-Google Workspace עם Gemini)

• ההנחיה של המשתמש והפלט שנוצר, רק אם המשתמש מסמן את תיבת הסימון לשיתוף ההנחיה והפלט (קיים רק ב-Google Workspace עם Gemini)

אנחנו משתמשים במשוב כדי לשפר את המוצרים והשירותים של ה-AI הגנרטיבי בהתאם להודעת הפרטיות של Google Cloud, אבל אנחנו לא משתמשים בו כדי לאמן את המודלים שתומכים בשירותי ה-AI הגנרטיבי של Google Workspace. אלה הדרכים שבהן יכול להיות שנשתמש במשוב:

• צבירת ניתוחים: כדי לעקוב אחרי שביעות הרצון הכוללת של המשתמשים ולזהות מגמות שנוכל לתכנן לפיהן את סדרי העדיפויות והשיפורים לעתיד
• תיקון באגים: כדי לאתר ולפתור בעיות במהירות
• טיפול בהפרות מדיניות: כדי לשפר את תכונות האבטחה של Gemini שנועדו למנוע יצירת תוכן פוגעני או מזיק

אנחנו יכולים לשמור את הנתונים שמתקבלים מהמשוב עד 18 חודשים.

אנחנו רוצים שהלקוחות שלנו ירגישו בטוחים שהנתונים שלהם נשארים פרטיים ומאובטחים בזמן השימוש ב-Gemini. כברירת מחדל, משולבים ב-Gemini אמצעי הגנה מקיפים. כדי לאפשר לכם לשלוט בנתונים, אנחנו מספקים גם כמה אמצעי בקרה לגישה לנתונים ולאבטחה. מידע נוסף זמין במאמר בנושא פרטיות, אבטחה ותאימות.

‫Google Workspace מאפשרת לאדמינים להיעזר במערך מקיף של יומני ביקורת בשביל לעקוב אחרי פעילות משתמשים ואינטראקציות עם Gemini באפליקציית Gemini ובאפליקציות של Workspace ‏ (Chat, ‏Classroom, ‏Docs, ‏Drive, ‏Gmail, ‏Keep, ‏Meet, ‏Sheets, ‏Slides ו-Vids). אתם יכולים לקרוא מידע נוסף על יומני ביקורת ב-Workspace במאמר בנושא גישה ליומני ביקורת ב-Gemini באמצעות Reporting API, כלי החקירה לאבטחה וביקורת.

כשמשתמשים נותנים הנחיה ל-Gemini לבצע פעולה ב-Gemini ב-Workspace או באפליקציית Gemini, לפני ביצוע הפעולה Gemini בודק אם קיימים איומים. אם הוא מזהה תוכן זדוני או פעילות חשודה, Gemini מודיע למשתמשים ומחריג את התוכן או חוסם את הפעולה. איך אנחנו מגינים על משתמשי ה-AI הגנרטיבי מפני איומים ומצמצמים מתקפות החדרת הנחיות באמצעות אסטרטגיית הגנה בשכבות

מידע בנושא זמין במקורות הבאים: נספח לעיבוד נתונים ב-Cloud, סיכום השירותים של Workspace, תנאים ספציפיים לשירות והמדיניות בנושא שימוש אסור ב-AI גנרטיבי.

ל-Google יש מחויבות מתמשכת לתאימות בנושא פרטיות ברחבי העולם, וכך גם לגבי שירותים של AI גנרטיבי.

ל-Gemini יש את האישורים הבאים: SOC 1/2/3,‏ ISO 9001,‏ ISO/IEC 27001,‏ 27701,‏ 27017,‏ 27018 ו-42001. ל-Gemini יש אישור FedRAMP High. בנוסף, Gemini עומד בדרישות התאימות של COPPA ושל FERPA.

בזכות האישורים האלו, Gemini קיבל את אישורי הבטיחות, הפרטיות והאבטחה הכי מקיפים שמוכרים על ידי גופים בעולם לרגולציה ותאימות.

קבלת האישור ISO/IEC 42001, התקן הבין-לאומי הראשון בעולם לניהול מערכות בינה מלאכותית (Artificial Intelligence Management Systems (AIMS)) מאשרת ש-Gemini פותח, נפרס ומנוהל באחריות עם השיקולים האתיים הנכונים, משילות מידע (data governance) ושקיפות. אין שירות אחר של AI גנרטיבי שמספק יכולות לשיפור הפרודוקטיביות ושיתוף הפעולה שהגיע לרמת ההכרה הזו. זוהי עדות לכך ש-Gemini הוא השירות הראשון בתחום שיכול לספק תמיכה לעסקים ולארגונים במגזר הציבורי וגם להועיל לכלל המשתמשים.

‫Gemini יכול לתמוך בעומסי עבודה (workloads) של HIPAA. עדכנו את המסמכים פונקציונליות תואמת HIPAA והמדריך להטמעה של HIPAA ב-Google Workspace וב-Cloud Identity ועכשיו הם כוללים גם את Gemini.

ל-Gemini ב-Workspace ולאפליקציית Gemini יש אישור FedRAMP High. אפשר לקרוא מידע נוסף בבלוג של Google Cloud.

לא. בשלב הזה, NotebookLM לא עומד בדרישות של ISO, ‏SOC או FedRAMP ולא חל עליו הסכם השותפות העסקית (BAA) עם Google בנוגע לעמידה בדרישות של HIPAA. אנחנו מתכננים לפעול כדי לקבל את אישורי התאימות האלה ונשתף עדכונים נוספים בקרוב.

לא. בשלב הזה Gemini ב-Chrome לא עומד בדרישות של ISO, ‏SOC או FedRAMP ולא חל עליו הסכם השותפות העסקית (BAA) עם Google בנוגע לעמידה בדרישות של HIPAA. אנחנו מתכננים לפעול כדי לקבל את אישורי התאימות האלה ונשתף עדכונים נוספים ב-2025. מידע נוסף על השבתה של Gemini ב-Chrome מופיע במאמר הפעלה או השבתה של אפליקציית Gemini.

אנחנו מאמינים שחשוב מאוד להסדיר את ה-AI מבחינה רגולטורית. ‫Google מחויבת לעמוד בדרישות של הדין החל. ‫Google חותמת על הנחיות העזר לציות בנושא שימוש כללי ב-AI של האיחוד האירופי. מידע נוסף מופיע בפוסט בבלוג The Keyword.

אחרי פיתוח הדרישות המפורטות בחודשים הבאים, נמשיך לנתח אותן לעומק ולשלב אותן במדיניות ובשיטות הקיימות. אנחנו מתמקדים בווידוא שהמוצרים והשירותים שלנו תואמים לדרישות החוק בלי לפגוע ביכולות שלנו לספק את הפתרונות החדשניים שהלקוחות שלנו מצפים להם. מידע נוסף על המחויבות של Google Cloud לתמיכה בחוק בנושא AI של האיחוד האירופי

‫Gemini פועל בהתאם לאותם עקרונות של פרטיות ואבטחה בכל האפליקציות של Workspace. המידע מפורט בדפי התמיכה בנושא פרטיות ואבטחה.

בנוסף למרכז המידע על פרטיות, הודענו ופרסמנו מדריך לתמיכה בהערכת ההשפעה של הגנה על מידע (DPIA) כדי לספק ללקוחות שלנו, במיוחד לאלו ששייכים למגזר הציבורי והחינוכי, תוכן ספציפי על Gemini כדי לבצע את ההערכות שנדרשות מהם. כדאי לעיין במרכז המשאבים בנושא DPIA כדי לקבל הדרכה לגבי תהליך ה-DPIA עצמו.

‫Gemini מאפשר קישור לאפליקציית Google Workspace בשביל לשפר את הפרודוקטיביות ולייעל את תהליכי העבודה. כשמפעילים את אפליקציית Google Workspace ב-Gemini, אפשר לבקש מ-Gemini:

• למצוא מידע מ-Gmail או לסכם מסמכים מ-Drive
• לראות משימות מ-Google Tasks ולהוסיף משימות חדשות
• לראות רשימות ופתקים מ-Google Keep וליצור רשימות ופתקים חדשים
• ליצור, לחפש ולערוך אירועים ביומן Google

השימוש שלכם באפליקציית Workspace ב-Gemini כפוף להסכם Workspace שקיים בארגון שלכם, כולל הנספח לעיבוד נתונים ב-Cloud. בודקים אנושיים לא יבדקו את הצ'אטים והקבצים שאתם מעלים באפליקציית Gemini ולא נשתמש בהם כדי לאמן את המודלים של AI גנרטיבי בלי לקבל אישור מכם.

חשוב:השימוש באפליקציות צד שלישי בשילוב עם Gemini כפוף לתנאים שונים ולא כפוף לסעיף הזה.

כן. אדמינים יכולים לקבוע אילו משתמשים בארגון יכולים לגשת לאפליקציית Workspace ב-Gemini. פרטים נוספים מופיעים במאמר הפעלה או השבתה של אפליקציות Google ב-Gemini.

המשתמשים יכולים להפעיל או להשבית את אפליקציית Workspace בהגדרות של Gemini. פרטים נוספים מופיעים במאמר שימוש באפליקציות שמקושרות ל-Gemini דרך חשבון Google לצורכי עבודה או של מוסד לימודים. כמו שמצוין למעלה, למשתמשים יש אפשרות לקבוע את הגדרות התכונות החכמות, כולל לאפשר לאפליקציית Gemini לגשת לנתונים מ-Workspace דרך אפליקציית Workspace. אתם יכולים לקרוא מידע נוסף על אמצעי הבקרה למשתמשים במאמר איך מפעילים את התכונות החכמות של Google Workspace ב-Gmail.

אפליקציית Gemini היא עכשיו שירות ליבה של Workspace ברוב מהדורות Google Workplace בכפוף להסכם Workspace הקיים בארגון, כולל הנספח לעיבוד נתונים ב-Cloud. כשהלקוחות של Google Workspace מהמגזר העסקי, החינוכי והציבורי משתמשים באפליקציית Gemini, הם מקבלים את אותה רמה של אבטחה והגנה על נתונים שמגיעות עם שירותי Google Workspace. בודקים אנושיים לא יבדקו את הצ'אטים והקבצים שאתם מעלים ולא נשתמש בהם כדי לאמן את המודלים של AI גנרטיבי מחוץ לדומיין שלכם בלי לקבל אישור מכם.

אם מפעילים את Gemini עם ההגנה הנוספת על הנתונים, משתמשי Google Workspace for Education בכל גיל יכולים לגשת לאפליקציית Gemini. כברירת מחדל, משתמשי Google Workspace for Education שסווגו כבני פחות מ-18 לא יוכלו להשתמש בתכונות מסוימות של אפליקציית Gemini.

‫Gemini ב-Chrome נעזר בהקשר של הכרטיסיות בדפדפן שהמשתמשים בוחרים כדי ליצור תשובות רלוונטיות. כשהשיתוף מופעל, הכרטיסייה שהמשתמשים צופים בה משותפת כברירת מחדל. המשתמשים יכולים גם לבחור לשתף כרטיסיות נוספות. כשמפעילים את Gemini ב-Chrome, ‏Gemini אוסף ומעבד את תוכן הדף ואת כתובת ה-URL מהכרטיסייה בדפדפן שנבחרת בהתכתבות בצ'אט או במצב Live. הנתונים האלה לא עוברים בדיקה אנושית ולא נעשה בהם שימוש לאימון מודלים של AI גנרטיבי מחוץ לדומיין שלכם בלי רשות.

המשתמשים יכולים להפסיק את השיתוף של הכרטיסייה הנוכחית או כל כרטיסייה אחרת שנבחרה בכל שלב בלחיצה על סמל ה-X שליד השם של הכרטיסייה.

בתור שירות ליבה של Workspace, ‏NotebookLM כפוף להסכם של הארגון שלכם לשימוש ב-Workspace, כולל הנספח לעיבוד נתונים ב-Cloud. על השירות חלים גם אותם תקנים מחמירים של הגנה על נתונים ואבטחה שחלים על כל שירותי Google Workspace. בנוסף, ההעלאות והשאילתות שלכם והתגובות של המודל ב-NotebookLM לא נבדקות על ידי בודקים אנושיים, ולא משמשות לאימון מודלים של AI גנרטיבי.

כשמשתמשים מעלים מקורות מ-Drive, נוצר עותק חדש של כל קובץ ב-NotebookLM. הקובץ החדש מאוחסן עם הנתונים של המשתמש ב-NotebookLM, לא ב-Drive שלו. ההגדרות של הארגון לגבי שיתוף קבצים ואזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים לא רלוונטיות לנתונים ב-NotebookLM.

כן, אדמינים יכולים להפעיל או להשבית את NotebookLM. ההגדרה הזאת גם מאפשרת לאדמינים להפעיל את NotebookLM או את NotebookLM לכל המשתמשים בארגון, או רק לקבוצת משנה של משתמשים ביחידה ארגונית ספציפית או בקבוצה ספציפית.

בשלב הזה NotebookLM לא משולב עם Workspace DLP. עם זאת, אתם יכולים להשתמש בניהול זכויות מידע (IRM) (להשבית הורדה, העתקה או הדפסה) כדי למנוע ממשתמשים להעלות קובצי Drive ל-NotebookLM.

כן, אדמינים יכולים להשתמש ב-CAA עם NotebookLM כדי להגן על מקורות מפני גישה לא מורשית. כדי לעשות את זה, אפשר להתיר את הגישה רק למשתמשים בהקשר הרלוונטי (למשל סטטוס המכשיר של המשתמש, מאפייני הרשת).

כן, אדמינים יכולים לייצא נתוני NotebookLM באמצעות הכלי לייצוא נתונים. ‫NotebookLM תומך גם בייצוא נתונים דרך Takeout למשתמשי קצה. משתמשים יכולים לשלוח ל-Takeout בקשה לייצוא נתונים בכתובת takeout.google.com.