Fase 1: prepararsi all'adozione dell'AI

Nella fase 1, presenta ai tuoi dipendenti le funzionalità di AI in Workspace e identifica come possono utilizzarle in modo efficace nel loro lavoro. Pianifica anche una serie di comunicazioni per mantenere il coinvolgimento delle persone.

In questa pagina

Passaggio 1: coinvolgi gli stakeholder dell'AI

Per scalare l'adozione dell'AI nella tua azienda, coinvolgi i seguenti stakeholder, ognuno dei quali avrà un ruolo strategico. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, potrebbero trattarsi di singoli individui, team di persone o una persona potrebbe svolgere più ruoli.

Executive sponsor

In genere un leader di livello C, questa persona:

  • Agisce come volto del cambiamento della tua azienda annunciando e socializzando i vantaggi dell'AI
  • Allinea altre leadership e gestione agli stessi obiettivi
  • Assegna risorse ad altri stakeholder
  • Aiuta a definire strategie e progetti

Amministratore di Google Workspace

Questa persona può utilizzare la Console di amministrazione per:

  • Garantire la conformità dell'AI alle norme di sicurezza e sui dati della tua azienda
  • Gestire l'accesso degli utenti alle funzionalità di AI
  • Monitorare l'utilizzo e l'attività dell'AI
  • Tenersi al corrente sulle nuove funzionalità e sui programmi alpha

Scopri di più nella sezione Configurare le funzionalità e le policy dell'AI di seguito.

Team di adozione

Questo team include responsabili delle decisioni e leader aziendali che:

  • Promuovono il cambiamento all'interno dei reparti
  • Aiutano a definire gli obiettivi e i casi d'uso dell'AI
  • Inviano promemoria su formazione, assistenza e casi di successo
  • Condividono lo stato e i risultati con il team dirigente

Guide di Google

Si tratta di early adopter che:

  • Promuovono l'uso dell'AI tra i colleghi
  • Forniscono assistenza peer-to-peer, ad esempio durante l'orario di ricevimento.
  • Raccolgono feedback e approfondimenti per i team di direzione e adozione

Scopri di più in questa guida nella sezione Reclutare guide di Google come early adopter.

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Passaggio 2: esegui un sondaggio sugli utenti di riferimento

Poi, sottoponi i dipendenti a un sondaggio per comprendere le sfide attuali del loro lavoro e come ritengono che l'AI possa essere d'aiuto. Le risposte che ricevi ora possono aiutarti a identificare i casi d'uso e gli obiettivi dell'AI nel passaggio successivo. Utilizzerai queste informazioni di base anche per misurare l'impatto e il successo nella fase 3 di questo piano di adozione.

Suggerimento:crea facilmente il tuo sondaggio in Moduli. Ricevi risultati immediati e puoi riassumere le risposte a colpo d'occhio con grafici e diagrammi. Vai a Creare un sondaggio in Moduli.

Fai clic qui per visualizzare domande di esempio per il sondaggio

Suggerimento:chiedi a Gemini di adattare queste domande alla tua organizzazione. Per iniziare, consulta Suggerimenti per scrivere i prompt in Gemini.

Il tuo background

  • Qual è la tua qualifica o il tuo ruolo professionale?
  • Quanto conosci l'AI generativa? (scala 1-5)
  • Quanto conosci i principi del prompting o la struttura dei prompt? (scala 1-5)

Esperienza attuale

  • Quanto sono utili le tue app Workspace esistenti nel tuo lavoro quotidiano (Gmail, Documenti, Fogli, Presentazioni, Chat e così via)? (scala 1-5)
  • Quanto ti piace utilizzare le app Workspace per svolgere le attività quotidiane? (scala 1-5)

Aspettative

  • Quali processi aziendali richiedono troppo tempo o pensi che potrebbero essere svolti più rapidamente con Gemini?
  • Come pensi che Gemini potrebbe essere d'aiuto per la tua più ampia organizzazione?

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Passaggio 3: identifica i casi d'uso e gli obiettivi

Per ottenere un valore aziendale effettivo dall'AI, individua modi specifici in cui l'AI può aiutare i tuoi dipendenti nel loro lavoro quotidiano:

  1. Esamina le funzionalità di AI disponibili in Workspace, come Aiutami a scrivere in Gmail o Documenti o la creazione di video con Google Vids. Visualizzare un elenco di funzionalità di AI
  2. Per ogni reparto o ruolo lavorativo, identifica casi d'uso specifici di queste funzionalità.

  3. Per ogni insieme di esempi, elenca gli obiettivi che speri di raggiungere in base a ciò che è importante per la tua attività.

    Suggerimento:imposta obiettivi misurabili in base a produttività, qualità del lavoro, soddisfazione dei dipendenti e dei clienti e workflow. Utilizzerai questi obiettivi in un secondo momento per monitorare l'impatto e le metriche di successo.

Ecco alcuni ruoli lavorativi e casi d'uso per iniziare.

Prodotto ed engineering

Casi d'uso

Sviluppo dei prodotti:

  • Generare idee e storie di clienti per nuovi prodotti
  • Creare una bozza delle specifiche di prodotto ed engineering
  • Analizzare e riassumere il feedback degli utenti
  • Generare attività dalle note o dalle trascrizioni delle riunioni
Obiettivi
  • Accelerare lo sviluppo dei prodotti
  • Migliorare la comunicazione tra i team aziendali e di ingegneria
  • Migliorare la qualità dei nuovi prodotti
  • Ridurre l'overhead per liberare tempo per il lavoro tecnico

Risorse umane e People Operations

Scopri altri esempi: Utilizzare Gemini per le risorse umane

Casi d'uso

Reclutamento e onboarding:

  • Scrivere descrizioni dei ruoli
  • Scrivere bozze di email di contatto personalizzate per i candidati
  • Prepararsi ai colloqui

Formazione e sviluppo dei dipendenti:

  • Sviluppare programmi o script per la formazione sulle norme aziendali
  • Migliorare lo storytelling nei corsi di formazione
Obiettivi
  • Risparmia tempo nella raccolta di idee e nello sviluppo dei contenuti
  • Migliorare l'esperienza di candidatura dei candidati
  • Migliorare la qualità dei materiali di formazione e delle descrizioni delle norme
  • Aumentare la soddisfazione dei dipendenti con la formazione interna

Amministratori IT

Casi d'uso

Documentazione e comunicazioni:

  • Bozze di articoli della knowledge base e guide per l'utente
  • Bozze di annunci di norme tecniche o modifiche
  • Creare un hub di conoscenza centralizzato utilizzando NotebookLM
Obiettivi
  • Migliorare la qualità della documentazione
  • Migliorare l'esperienza dei dipendenti con le comunicazioni tecniche
  • Mantenere aggiornati i team con la condivisione centralizzata delle informazioni
  • Risparmia tempo per concentrarti sulle priorità IT

Marketing

Scopri altri esempi:Utilizzare Gemini per il marketing

Casi d'uso

Sviluppo di contenuti:

  • Fare brainstorming di idee per post di blog, testi di siti web e post sui social media
  • Ricercare analisi competitive
  • Elaborare brief creativi e white paper
Obiettivi
  • Accelerare il processo creativo
  • Aumentare la credibilità e la pertinenza sul mercato
  • Accelerare le campagne di lancio a tempo

Vendite

Scopri altri esempi: utilizzare Gemini per le vendite

Casi d'uso

Prospecting:

  • Generare comunicazioni personalizzate
  • Profili dei clienti come utenti tipo in target
  • Ricercare e trovare più rapidamente potenziali clienti

Crea contenuti coinvolgenti:

  • Rispondere rapidamente sul campo
  • Superare il blocco dello scrittore
Obiettivi
  • Aumentare la quantità e la qualità dei contenuti
  • Aumentare le conversioni

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Passaggio 4: configura le funzionalità e i criteri di AI

Quando utilizzi Google Workspace con Gemini, ottieni la stessa sicurezza e protezione dei dati di livello enterprise del resto di Workspace. Per maggiori dettagli, visita il nostro Centro per la privacy.

Inoltre, hai i seguenti controlli e la supervisione del modo in cui Gemini gestisce i tuoi dati e di chi può utilizzare quali funzionalità.

Gestire la sicurezza e la governance

Puoi utilizzare la Console di amministrazione per:

  • Applicare le etichette di classificazione AI per impedire a Gemini di accedere ai dati utente sensibili. Scopri come
  • Impostare le norme sulla gestione dei dati che Gemini seguirà. Vai a Prevenzione della perdita di dati (DLP) e Regioni di dati.
  • Utilizza le funzionalità intelligenti per controllare se Gemini può condividere i dati degli utenti con altri prodotti Google. Scopri come

Gestire l'accesso alle funzionalità di AI

Puoi anche attivare o disattivare le seguenti funzionalità per utenti, team o l'intera organizzazione:

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Passaggio 5: pianifica come comunicare la modifica

Per mantenere gli utenti coinvolti con l'AI, mantieni un flusso costante di promemoria, suggerimenti e aggiornamenti sulle strategie aziendali.

Cronologia delle comunicazioni, in sintesi

Ecco un piano di esempio per organizzare le comunicazioni nelle tre fasi di adozione.

Fase 1: preparazione Fase 2: utilizza l'AI Fase 3: misura ed espandi

Annuncia all'azienda

Video trasmesso dai dirigenti

Esegui il sondaggio di riferimento

Avvia il sito di formazione

Reclutare Guide di Google

Organizzare un roadshow sull'AI

Inviare promemoria

Conduci brevi sondaggi

Esegui un sondaggio sull'impatto

Condividere casi di successo

Suggerimenti per i post

Annunciare nuove funzionalità

Suggerimento:velocizza la scrittura delle tue comunicazioni utilizzando Gemini. Per iniziare, vai a Suggerimenti per scrivere i prompt per Gemini

Idee per spargere la voce

  • Annuncio di lancio: inizia con un annuncio via email o video del tuo sponsor executive, che presenti le funzionalità di AI e i relativi vantaggi per i dipendenti
  • Roadshow sull'AI: gli early adopter incontrano i team per mostrare i casi d'uso personalizzati per quel team
  • Newsletter e promemoria: inviali settimanalmente per segnalare suggerimenti, strategie e casi di successo relativi all'AI
  • Sondaggi: esegui sondaggi in ogni fase per raccogliere feedback e misurare l'impatto
  • Poster: visualizza immagini sul posto di lavoro che mettono in evidenza i principali casi d'uso o prompt

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