Fase 1: prepararsi all'adozione dell'AI

Nella fase 1, presenta ai tuoi dipendenti le funzionalità di AI in Workspace e identifica come possono utilizzarle in modo efficace nel loro lavoro. Pianifica anche una serie di comunicazioni per mantenere alto il coinvolgimento delle persone.

In questa pagina

Passaggio 1: coinvolgi gli stakeholder dell'AI

Per scalare l'adozione dell'AI nella tua azienda, coinvolgi i seguenti stakeholder, ognuno dei quali avrà un ruolo strategico. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potrebbe trattarsi di singoli individui, team di persone o una sola persona che ricopre più ruoli.

Executive sponsor

In genere un dirigente di alto livello, questa persona:

  • Rappresenta il cambiamento per la tua azienda annunciando e socializzando i vantaggi dell'AI
  • Allinea altri dirigenti e manager sugli stessi obiettivi
  • Assegna risorse ad altri stakeholder
  • Aiuta a definire strategie e progetti

Amministratore di Google Workspace

Questa persona può utilizzare la Console di amministrazione per:

  • Garantire la conformità dell'AI alle norme di sicurezza e sui dati della tua azienda
  • Gestisci l'accesso degli utenti alle funzionalità di AI
  • Monitora l'utilizzo e l'attività dell'AI
  • Tenersi aggiornato sulle nuove funzionalità e sui programmi beta di Gemini

Scopri di più nella sezione Configura le funzionalità e le policy dell'AI di seguito.

Team di adozione

Questo team include responsabili delle decisioni e leader aziendali che:

  • Promuovono il cambiamento all'interno dei reparti
  • Aiutano a definire gli obiettivi e i casi d'uso dell'AI
  • Inviano promemoria su formazione, assistenza e casi di successo
  • Condividono lo stato e i risultati con il team dirigente

Guide Google

Si tratta di early adopter che:

  • Promuovono l'uso dell'AI tra i colleghi
  • Forniscono assistenza peer-to-peer, ad esempio durante l'orario di ricevimento.
  • Raccolgono feedback e approfondimenti per i team di direzione e adozione

Scopri di più più avanti in questa guida nella sezione Recluta i Google Guide come early adopter

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Passaggio 2: esegui un sondaggio sugli utenti di riferimento

Poi, sottoponi i dipendenti a un sondaggio per comprendere le sfide attuali del loro lavoro e come ritengono che l'AI possa essere d'aiuto. Le risposte che ricevi ora possono aiutarti a identificare i casi d'uso e gli obiettivi dell'AI nel passaggio successivo. Utilizzerai queste informazioni di base anche per misurare l'impatto e il successo nella fase 3 di questo piano di adozione.

Suggerimento:crea facilmente il tuo sondaggio in Moduli. Ricevi immediatamente i risultati e puoi visualizzare a colpo d'occhio il riepilogo delle risposte con i grafici. Vai a Crea un sondaggio in Moduli.

Fai clic qui per visualizzare domande di esempio per i sondaggi

Suggerimento: chiedi a Gemini di adattare queste domande alla tua organizzazione. Per iniziare, vai a Suggerimenti per scrivere i prompt in Gemini.

Il tuo background

  • Qual è la tua qualifica o il tuo ruolo professionale?
  • Quanto conosci l'AI generativa? (scala 1-5)
  • Quanto conosci i principi del prompting o la struttura dei prompt? (scala 1-5)

Esperienza attuale

  • Quanto sono utili le tue app Workspace esistenti nel tuo lavoro quotidiano (Gmail, Documenti, Fogli, Presentazioni, Chat e così via)? (scala 1-5)
  • Quanto ti piace utilizzare le app di Workspace per svolgere le attività quotidiane? (scala 1-5)

Aspettative

  • Quali processi aziendali richiedono troppo tempo o pensi che potrebbero essere svolti più rapidamente con Gemini?
  • Come pensi che Gemini potrebbe essere d'aiuto per la tua più ampia organizzazione?

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Passaggio 3: identifica i casi d'uso e gli obiettivi

Per ottenere un valore aziendale effettivo dall'AI, individua i modi specifici in cui l'AI può aiutare i tuoi dipendenti nel loro lavoro quotidiano:

  1. Esamina le funzionalità di AI disponibili in Workspace, come Aiutami a scrivere in Gmail o Documenti o la creazione di video con Google Vids. Visualizza un elenco di funzionalità di AI
  2. Per ogni reparto o ruolo lavorativo, identifica i casi d'uso specifici di queste funzionalità.

  3. Per ogni insieme di esempi, elenca gli obiettivi che speri di raggiungere, in base a ciò che è importante per la tua attività.

    Suggerimento:imposta obiettivi misurabili in base a produttività, qualità del lavoro, soddisfazione dei dipendenti e dei clienti e workflow. Utilizzerai questi obiettivi in un secondo momento per monitorare le metriche relative all'impatto e al successo.

Ecco alcuni ruoli professionali e casi d'uso per iniziare.

Prodotto ed engineering

Casi d'uso

Sviluppo dei prodotti:

  • Generare idee e storie dei clienti per i nuovi prodotti
  • Creare una bozza delle specifiche di prodotto ed engineering
  • Analizza e riassumi il feedback degli utenti
  • Genera attività dagli appunti della riunione o dalle trascrizioni
Obiettivi
  • Velocizza lo sviluppo dei prodotti
  • Migliorare la comunicazione tra i team aziendali e di ingegneria
  • Migliorare la qualità dei nuovi prodotti
  • Ridurre l'overhead per liberare tempo per il lavoro tecnico

Risorse umane e People Operations

Scopri altri esempi: Utilizza Gemini per le risorse umane

Casi d'uso

Recruiting e onboarding:

  • Scrivi descrizioni dei ruoli
  • Scrivi bozze di email di contatto personalizzate per i candidati a un lavoro
  • Preparati ai colloqui

Formazione e sviluppo dei dipendenti:

  • Sviluppa un programma o degli script per la formazione sulle norme aziendali
  • Migliora lo storytelling nei tuoi corsi di formazione
Obiettivi
  • Risparmia tempo nella fase di brainstorming e sviluppo dei contenuti
  • Migliora l'esperienza di candidatura dei candidati
  • Migliorare la qualità della formazione e dei report sulle policy
  • Aumenta la soddisfazione dei dipendenti con la formazione interna

Amministratori IT

Casi d'uso

Documentazione e comunicazioni:

  • Bozze di articoli della knowledge base e guide dell'utente
  • Bozze di annunci di norme o modifiche tecniche
  • Crea un hub di conoscenze centralizzato utilizzando Gemini Notebook
Obiettivi
  • Migliorare la qualità della documentazione
  • Migliora l'esperienza dei dipendenti con le comunicazioni tecniche
  • Mantenere aggiornati i team con la condivisione centralizzata delle informazioni
  • Risparmia tempo per concentrarti sulle priorità IT

Marketing

Scopri altri esempi: Utilizza Gemini per il marketing

Casi d'uso

Sviluppo dei contenuti:

  • Fare brainstorming di idee per blog post, testi per siti web e post sui social media
  • Analisi competitive di ricerca
  • Crea bozze di brief creativi e white paper
Obiettivi
  • Velocizza il processo creativo
  • Aumentare la credibilità e la pertinenza sul mercato
  • Accelerare i tempi di lancio delle campagne

Vendite

Scopri altri esempi: Utilizza Gemini per le vendite

Casi d'uso

Prospecting:

  • Genera comunicazioni personalizzate
  • Profili dei clienti come utenti tipo in target
  • Ricerca e velocizza la ricerca di potenziali clienti

Crea contenuti coinvolgenti:

  • Rispondi rapidamente sul campo
  • Supera il blocco dello scrittore
Obiettivi
  • Aumentare la produzione e la qualità dei contenuti
  • Aumenta le conversioni

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Passaggio 4: configura le funzionalità e le policy di AI

Quando utilizzi Google Workspace con Gemini, ottieni la stessa sicurezza e protezione dei dati di livello enterprise del resto di Workspace. Per maggiori dettagli, vai al nostro Centro per la privacy.

Inoltre, hai i seguenti controlli e la supervisione su come Gemini gestisce i tuoi dati e su chi può utilizzare quali funzionalità.

Gestisci la sicurezza e la governance

Puoi utilizzare la Console di amministrazione per:

  • Applicare le etichette di classificazione AI per impedire a Gemini di accedere ai dati utente sensibili. Scopri come
  • Impostare le norme sulla gestione dei dati che Gemini seguirà. Vai a Prevenzione della perdita di dati (DLP) e Regioni di dati.
  • Utilizza le funzionalità intelligenti per controllare se Gemini può condividere i dati degli utenti con altri prodotti Google. Scopri come

Gestire l'accesso alle funzionalità di AI

Puoi anche attivare o disattivare le seguenti funzionalità per utenti, team o l'intera organizzazione:

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Passaggio 5: pianifica come comunicare il cambiamento

Per mantenere gli utenti coinvolti con l'AI, mantieni un flusso costante di promemoria, suggerimenti e aggiornamenti sulle strategie aziendali.

Cronologia delle comunicazioni in breve

Ecco un piano di esempio per organizzare le comunicazioni nelle tre fasi di adozione.

Fase 1: preparazione Fase 2: utilizza l'AI Fase 3: misura ed espandi

Annuncia all'azienda

Video trasmesso dai dirigenti

Esegui un sondaggio di riferimento

Lancia il sito di formazione

Recluta Guide di Google

Organizza un roadshow sull'AI

Invia promemoria

Conduci brevi sondaggi

Esegui un sondaggio sull'impatto

Condividi casi di successo

Suggerimenti utili per i post

Annuncia nuove funzionalità

Suggerimento:velocizza la scrittura delle tue comunicazioni utilizzando Gemini. Per iniziare, consulta i Suggerimenti per scrivere i prompt per Gemini

Idee per spargere la voce

  • Annuncio di lancio: inizia con un annuncio via email o video del tuo sponsor executive, che presenti le funzionalità di AI e i relativi vantaggi per i dipendenti
  • Roadshow sull'AI: organizza incontri tra gli early adopter e i team per mostrare demo di casi d'uso personalizzati per ogni team
  • Newsletter e promemoria: inviali settimanalmente per segnalare suggerimenti, strategie e casi di successo relativi all'AI
  • Sondaggi: conducili in ogni fase per raccogliere feedback e misurare l'impatto
  • Poster: mostra immagini sul luogo di lavoro che evidenziano i principali casi d'uso o prompt

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