העברת משתמשים לארכיון במהדורות Education

החל ממרץ 2025, מהדורות Google Workspace for Education תומכות ברישיונות של חשבון Archived User. לקוחות חדשים וקיימים של Google Workspace for Education יקבלו את הרישיונות האלה באופן אוטומטי, ויכולים לבקש עוד אם הם צריכים. הרישיונות האלה מושקים בהדרגה, ולכן חלק מהחשבונות יקבלו אותם רק במאי 2025.

אחרי שהמוסד שלכם יעבור למודל הרישוי החדש של Education Fundamentals, תוכלו להעביר משתמש בודד או כמה משתמשים לארכיון באמצעות קובץ CSV או ממשקי Admin SDK API.

כשמשתמש עוזב את המוסד, אתם יכולים להעביר את החשבון שלו לארכיון כדי לשמור את הנתונים שלו בצורה מאובטחת בהתאם לכללי השמירה ב-Vault ולמנוע מהמשתמש לגשת לשירותי Google Workspace. כשמעבירים לארכיון חשבון משתמש, הסטטוס שלו משתנה לסטטוס "בארכיון" ומוקצה לו רישיון ל-Archived User, כך שהרישיון הקודם שלו מתפנה.

הערה: אתם יכולים להעביר לארכיון משתמשים פעילים ומשתמשים מושעים. כשאתם מעבירים לארכיון חשבון משתמש, אתם יכולים להקצות את הרישיון הפעיל שלו ל-Google Workspace for Education Fundamentals למשתמש אחר תוך 24 שעות.

מה קורה לחשבון ולנתונים של משתמש שהועבר לארכיון?

אם למשתמש יש רישיון ל-Archived User, הנתונים של המשתמש מוגנים בהתאם לכללי השמירה של Vault, ואתם יכולים לחפש ולייצא את הנתונים.

• נתוני המשתמשים נשארים באותו אזור גיאוגרפי לאחסון נתונים שהאדמין הגדיר. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא בחירת מיקום גיאוגרפי לנתונים.

  הערה: לחשבונות של Google Workspace for Education (פעילים וכאלה שהועברו לארכיון) חייב להיות מוקצה רישיון ל-Education Standard או ל-Education Plus כדי שתחול עליהם המדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים.

• המנגנון של מניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Google Drive ממשיך לפעול בנתוני המשתמשים. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא שימוש ב-DLP ב-Workspace למניעת אובדן נתונים.

• אם קבצים של משתמשים מסוימים שותפו עם משתמשים פעילים אחרים, למשתמשים האלה תהיה גישה לקבצים גם אחרי שהמשתמשים יועברו לארכיון.

אם למשתמש יש רישיון לתוסף, למשל Google Workspace for Education Plus, הרישיון נשאר אצל המשתמש אחרי שאתם מעבירים אותו לארכיון. אם המשתמש שהועבר לארכיון לא צריך יותר את המינוי לתוסף, אתם יכולים להסיר אותו. מידע נוסף על הסרת רישיונות

אחרי שמעבירים משתמשים לארכיון

אחרי שמעבירים משתמשים לארכיון:

• הם לא יכולים להיכנס לחשבון Google המנוהל באף מערכת, כולל לשירותי Google Workspace, כמו Gmail, יומן Google ו-Drive.
• הם לא מופיעים ברשימת הכתובות הכללית (GAL). המשתמשים מופיעים בסטטוס "בארכיון" ברשומות של ספריית המשתמשים. אפשר לקרוא את המאמר על איך לראות את הסטטוס של חשבון משתמש.
• אפשר למחוק או לאחזר את המשתמשים מהארכיון, אבל אי אפשר להשעות אותם במסוף Admin.
• הם מופיעים בסטטוס "בארכיון" בדוחות המשתמשים. ככה קל יותר לעקוב אחרי חשבונות Archived User וגם לנהל ולמחוק אותם בקלות.
• הם לא יכולים לקבל הזמנות חדשות באימייל וביומן כי הן נחסמות ברגע שהן נשלחות לחשבון Archived User.

איך מאחזרים חשבונות מהארכיון

כשאתם מאחזרים מהארכיון חשבון משתמש, אותו המשתמש חוזר לסטטוס הקודם ומקבל גישה לכל הנתונים הקודמים שלו.

כדי לאחזר משתמש מהארכיון, צריך רישיון זמין של Education Fundamentals או של 'רישיון רק ל-Gmail'. אם לא זמין רישיון פעיל, תהליך האחזור מהארכיון ייכשל וחשבון המשתמש יישאר בארכיון יחד עם הרישיון ל-Archived User.

אחרי שמאחזרים מהארכיון חשבון משתמש, המשתמש מקבל באופן אוטומטי רישיון Education Fundamentals, גם אם הרישוי האוטומטי מושבת ברמת יחידת הארגונית הראשית או המשנית.

העברה לארכיון או אחזור מהארכיון של חשבון משתמש ספציפי

כדי לבצע את השלבים האלה, צריכה להיות לכם הרשאה מתאימה לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ספרייה משתמשים.

   מעבר לדף 'משתמשים'

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

2. מאתרים ברשימת המשתמשים את המשתמש הרלוונטי. צריכים עזרה? אתם יכולים לקרוא איך מוצאים חשבון של משתמש.

כדי להעביר משתמש לארכיון:

1. מצביעים על חשבון המשתמש ולוחצים על אפשרויות נוספות.
2. בוחרים באפשרות העברה לארכיון.
3. לוחצים על סיום כדי לאשר.

כדי לאחזר משתמש מהארכיון:

1. מצביעים על המשתמש ולוחצים על אחזור משתמש מהארכיון.
2. לוחצים על סיום כדי לאשר.

העברה לארכיון או אחזור מהארכיון של כמות גדולה של משתמשים באמצעות קובץ CSV

כדי לבצע את השלבים האלה, צריכה להיות לכם הרשאה מתאימה לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

אתם יכולים להעביר לארכיון או לאחזר מהארכיון עד 150,000 משתמשים בכל פעם באמצעות קובץ CSV. כדי לבצע את הפעולות האלה עם יותר מ-150,000 משתמשים, צריך להשתמש בכמה קובצי CSV ולהעלות אותם אחד אחרי השני.

כדי להעביר לארכיון או לאחזר מהארכיון כמות גדולה של משתמשים באמצעות תבנית CSV

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ספרייה משתמשים.

   מעבר לדף 'משתמשים'

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

2. למעלה, לוחצים על עדכון של משתמשים בכמות גדולה.

   

3. לוחצים על הורדה של תבנית CSV ריקה.

4. פותחים את קובץ ה-CSV באפליקציה של גיליון אלקטרוני, כמו Google Sheets או Microsoft Excel.

   בקובץ יש עמודות עבור המאפיינים שמופיעים בפרופיל של המשתמש במסוף Admin ובניהול אנשי הקשר של המשתמשים.

5. בתבנית ה-CSV שהורדתם, בעמודה סטטוס חדש [העלאה בלבד], בוחרים באחת מהאפשרויות:

   • כדי להעביר משתמש לארכיון, מזינים Archived.
   • כדי לבטל את העברת המשתמש לארכיון, מזינים Active.

6. לוחצים על שמירה.

7. במסוף Admin, בדף משתמשים, לוחצים על עדכון של משתמשים בכמות גדולה.

8. לוחצים על צירוף קובץ CSV.

9. מוצאים את המיקום במחשב ומצרפים את קובץ ה-CSV.

10. לוחצים על העלאה.

    אם יש שגיאה, מזינים את המידע החסר בקובץ ה-CSV ומעלים אותו שוב. מידע נוסף זמין במאמר פתרון שגיאות נפוצות

כדי להעביר לארכיון כמות גדולה של משתמשים מושעים באמצעות קובץ CSV

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ספרייה משתמשים.

   מעבר לדף 'משתמשים'

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

2. בחלק העליון, לוחצים על הוספת מסנן ובוחרים באפשרות סטטוס משתמש. מסמנים את התיבה מושעה ולוחצים על אישור.
3. לוחצים על הורדת משתמשים ובודקים את הדברים הבאים:
   • בקטע בחירת משתמשים, מסמנים את התיבה רשימת המשתמשים הנוכחית לאחר סינון.
   • בקטע בחירת עמודות, מסמנים את האפשרות כל העמודות שכוללות פרטי משתמש והעמודות שנבחרו.
   • בקטע בחירת פורמט, מסמנים את האפשרות Google Sheets או את האפשרות 'ערכים מופרדים בפסיקים (‎.csv)' ומחכים לסיום התהליך.
4. כשהקובץ מוכן, לוחצים עליו כדי לפתוח או להוריד אותו.
5. מחיקת כל העמודות בגיליון חוץ מהעמודות הבאות:
   • עמודה A – שם פרטי
   • עמודה ב' – שם משפחה
   • עמודה C – כתובת אימייל
   • עמודה ד' – סיסמה
   • עמודה F – הנתיב של היחידה הארגונית
   • עמודה AJ – סטטוס חדש [העלאה בלבד]
6. השארת כל הנתונים הקיימים ללא שינוי. בעמודה 'סטטוס חדש [העלאה בלבד]', בכל שורה מזינים בארכיון לכל משתמש.
7. שומרים או מורידים את הקובץ כקובץ CSV.
8. במסוף Admin, בדף משתמשים, לוחצים על הקישור עדכון של משתמשים בכמות גדולה.
9. בחלון הקופץ, בשלב 3, לוחצים על צירוף קובץ CSV ובוחרים את קובץ ה-CSV שעדכנתם.
10. לוחצים על העלאה וממתינים לסיום התהליך. בחלק העליון אפשר לראות את ההתקדמות.
11. בסיום התהליך, המשתמשים בקובץ ה-CSV שהעליתם יועברו לארכיון, והרישיונות ל-Fundamentals שהוקצו להם בעבר יהיו זמינים להקצאה למשתמשים אחרים.

אם יש שגיאה, מזינים את המידע החסר בקובץ ה-CSV ומעלים אותו שוב. מידע נוסף זמין במאמר פתרון שגיאות נפוצות

העברה לארכיון או אחזור מהארכיון של כמות גדולה של משתמשים באמצעות ממשקי Admin SDK API

1. פועלים לפי ההוראות שמופיעות במאמר Method: users.update.
2. מגדירים את המשתנה הבוליאני archived לערך True או לערך False לכל משתמש לפי הצורך.

העברה לארכיון או אחזור מהארכיון של כמות גדולה של משתמשים באמצעות Google Cloud Directory Sync‏ (GCDS)

1. ב-Configuration Manager, בדף Licenses, לוחצים על LDAP License Rules (כללי רישוי של LDAP) Add Rule (הוספת כלל).

2. בשדה LDAP Query (שאילתת LDAP), מציינים את המשתמשים בספריית ה-LDAP שצריך להקצות להם את הרישיון, באמצעות סימון של שאילתת LDAP.

   פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא שימוש בכללי חיפוש LDAP לסנכרון נתונים.

3. בוחרים באפשרות העברה לארכיון או אחזור משתמשים בדומיין Google מהארכיון.

4. בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות:

   • אישור – הכלל יתווסף ותחזרו למסך של כללי הרישיון של LDAP
   • החלה – מוסיפה את הכלל ומתחילה כלל רישיון LDAP נוסף
   • ביטול – ביטול הכלל
   • בדיקת שאילתת LDAP – בדיקה של התוקף של שאילתת הרישיון של LDAP

העברה לארכיון של משתמשים מושעים בכמות גדולה באמצעות Google Apps Manager ‏ (GAM)

צוות התמיכה של Google Cloud לא תומך ב-Google Apps Manager‏ (GAM) או בפתרונות אחרים של צד שלישי. אנחנו תומכים ב-Admin SDK Directory API, שמשמש את GAM וכלים אחרים של צד שלישי. השימוש ב-GAM כפוף לרישיון Apache 2.0, שמפרט את התנאים וההגבלות לשימוש ב-GAM, לשכפול ולהפצה שלו. הפקודה הבאה ב-GAM היא דוגמה שצריך לבדוק לפני שמריצים אותה.

הפקודה הזו תעביר לארכיון את כל המשתמשים המושעים:

gam print users query "isSuspended=True" | gam csv - gam update user ~primaryEmail archived on

שאלות נפוצות בנושא רישיונות ל-Archived User ב-Education

נושאים קשורים

• כללי שמירה ב-Vault
• העברת חשבונות של עובדים לשעבר לארכיון
• החלפת המהדורה של Archived User