כשעובד או עובדת עוזבים את החברה, אתם יכולים להעביר לארכיון את חשבון המשתמש שלהם כדי למנוע מהם לגשת לשירותי Google Workspace ולשמור את הנתונים שלהם בצורה מאובטחת. כשמעבירים לארכיון חשבון משתמש, הסטטוס שלו משתנה לסטטוס "בארכיון" ומוקצה לו רישיון ל-Archived User.
נתונים של חשבונות Archived User נכללים במכסת נפח האחסון הארגוני.
מה קורה לחשבון ולנתונים של Archived User?
כשאתם מעבירים חשבון משתמש לארכיון, Google שומרת בצורה מאובטחת את נתוני המשתמש משירותי Google Workspace. אם למשתמש יש רישיון ל-Google Vault או רישיון שכולל את Vault ממינוי ל-Archived User, הנתונים של המשתמש מוגנים בהתאם לכללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי של Vault, ואתם יכולים לחפש ולייצא את הנתונים. מידע נוסף
משתמשים אחרים בארגון שיש להם רישיון ל-Google Vault יכולים לגשת לנתוני המשתמש (משירותי ליבה כמו Gmail ו-Google Drive, ומשירותים שהם לא שירותי ליבה כמו Classroom).
נתוני המשתמשים נשארים באותו אזור גיאוגרפי לאחסון נתונים שהאדמין הגדיר. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא בחירת מיקום גיאוגרפי לנתונים.
הערה: לחשבונות של Google Workspace for Education (פעילים וכאלה שהועברו לארכיון) חייב להיות מוקצה רישיון ל-Education Standard או ל-Education Plus כדי שתחול עליהם המדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים.
המנגנון של מניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Google Drive ממשיך לפעול בנתוני המשתמשים. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא שימוש ב-DLP ב-Workspace למניעת אובדן נתונים.
אם למשתמש יש רישיון לתוסף, למשל Vault או Google Voice, הרישיון נשאר אצל המשתמש אחרי שאתם מעבירים אותו לארכיון. אם המשתמש לא צריך יותר את המינוי לתוסף, אתם יכולים להסיר את הרישיון אחרי שאתם מעבירים את חשבון המשתמש לארכיון. מידע נוסף על הסרת רישיונות
אתם יכולים להעביר לארכיון משתמשים פעילים ומשתמשים מושעים. כשמעבירים לארכיון חשבון משתמש, הרישיון הפעיל שלו ל-Google Workspace הופך לזמין להקצאה מחדש למשתמש אחר תוך 24 שעות.
אחרי שמעבירים משתמשים לארכיון
אחרי שמעבירים משתמשים לארכיון:
- הם לא יכולים להיכנס לחשבון Google המנוהל באף מערכת. זה כולל שירותי Google Workspace, כמו Gmail, יומן Google ו-Drive.
- הם לא מופיעים ברשימת הכתובות הכללית (GAL). המשתמשים מופיעים בסטטוס "בארכיון" ברשומות של ספריית המשתמשים. אפשר לקרוא את המאמר על איך לראות את הסטטוס של חשבון משתמש.
- אפשר למחוק או לאחזר את המשתמשים מהארכיון, אבל אי אפשר להשעות אותם במסוף Admin.
- הם מופיעים בסטטוס "בארכיון" בדוחות המשתמשים. ככה קל יותר לעקוב אחרי חשבונות Archived User וגם לנהל ולמחוק אותם בקלות.
- הם לא יכולים לקבל הזמנות חדשות באימייל וביומן כי הן נחסמות ברגע שהן נשלחות לחשבון Archived User.
איך מאחזרים חשבונות מהארכיון
כשאתם מאחזרים מהארכיון חשבון משתמש, אותו המשתמש חוזר לסטטוס הקודם ומקבל גישה לכל הנתונים הקודמים שלו.
כדי לאחזר משתמש מהארכיון, צריך רישיון זמין שתואם למהדורת Google Workspace של המשתמש. אם לא זמין רישיון פעיל, תהליך האחזור מהארכיון ייכשל וחשבון המשתמש יישאר בארכיון יחד עם הרישיון ל-Archived User.
אחרי שמאחזרים מהארכיון חשבון משתמש, צריך להקצות למשתמש ידנית רישיון ל-Google Workspace.
לפני שמתחילים: קונים מינוי ל-Archived User
כדי להעביר משתמש לארכיון, צריך מינוי ל-Archived User. אם יש לכם:
- Enterprise Standard או Enterprise Plus – אתם יכולים לקנות מינוי ל-Archived User במסוף Google Admin. שלבי התהליך מפורטים במאמר בנושא הוספת מינוי בתשלום לחשבון.
- Business Starter, Business Standard או Business Plus – יכול להיות שתוכלו לקנות מינוי ל-Archived User במסוף Admin. כדי לבדוק אם זה אפשרי, צריך לפעול לפי השלבים להעברת משתמש לארכיון שמפורטים בקטע העברה לארכיון או אחזור מהארכיון של חשבון משתמש ספציפי (בהמשך הדף).
- Education Fundamentals, Education Standard או Education Plus – רישיונות ל-Archived User נכללים במינוי שלכם ל-Google Workspace for Education. אם נגמרים לכם הרישיונות, אתם יכולים לבקש עוד רישיונות דרך התמיכה.
אתם יכולים גם לפנות לנציג המכירות של Google או ל-Google Cloud Partner (בכל המהדורות).
העברה לארכיון או אחזור מהארכיון של חשבון משתמש ספציפי
כדי לבצע את השלבים האלה, צריכה להיות לכם הרשאה מתאימה לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.לקוחות של Education צריכים לקרוא את המאמר הזה.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
משתמשים.כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.
- מאתרים ברשימת המשתמשים את המשתמש הרלוונטי. אם אתם צריכים עזרה, אתם יכולים לעבור למאמר בנושא מציאת חשבון משתמש.
כדי להעביר משתמש לארכיון:
- מצביעים על חשבון המשתמש ולוחצים על אפשרויות נוספות.
- אם יש לכם:
- Enterprise Standard או Enterprise Plus – לוחצים על העברת המשתמש לארכיון.
- Business Starter, Business Standard או Business Plus – לוחצים על מחיקת המשתמש
ואז על העברת המשתמש לארכיון.
אם מופיעה הנחיה, לוחצים על רכישת מינוי ל-Archived User ופועלים לפי ההנחיות. אם האפשרות הזו לא זמינה, אתם לא יכולים לקנות מינוי ל-Archived User במסוף Admin. אפשר גם לפנות לנציג המכירות של Google או ל-Google Cloud Partner (בכל המהדורות).
- לוחצים על סיום כדי לאשר.
כדי לאחזר משתמש מהארכיון:
- מצביעים על המשתמש ולוחצים על אחזור משתמש מהארכיון.
- לוחצים על סיום כדי לאשר.
העברה לארכיון או אחזור מהארכיון של כמות גדולה של משתמשים
אתם יכולים להעביר לארכיון או לאחזר מהארכיון כמות גדולה של משתמשים באמצעות קובץ CSV או ממשקי Admin SDK API.
כדי להעביר לארכיון או לאחזר מהארכיון כמה משתמשים באמצעות קובץ CSV:
- פועלים לפי ההוראות שמופיעות במאמר בנושא הוספה או עדכון של כמה משתמשים מקובץ CSV.
- בתבנית ה-CSV שמורידים, בעמודה סטטוס חדש [העלאה בלבד], מזינים בארכיון כדי להעביר משתמש לארכיון או פעיל כדי לאחזר משתמש מהארכיון.
כדי להעביר לארכיון או לאחזר מהארכיון כמה משתמשים באמצעות ממשקי Admin SDK API:
- פועלים לפי ההוראות שמופיעות במאמר Method: users.update.
- מגדירים את המשתנה הבוליאני archived לערך True או לערך False לכל משתמש לפי הצורך.
העברה של משתמשים לארכיון במקום ביטול המינוי
אם אתם מתחילים לבטל מינויים ל-Google Workspace, במהלך הביטול יכולה להופיע לכם אפשרות להעביר את כל המשתמשים לארכיון במקום לבטל את המינויים שלהם. האפשרות הזו זמינה אם:
- יש לכם מהדורת Business, Enterprise Standard או Enterprise Plus
- אתם משלמים על בסיס תוכנית גמישה
- יש לכם בין 2 ל-300 משתמשים
יכול להיות שתהליך ההעברה לארכיון יימשך כמה שעות. תלוי כמה משתמשים אתם מעבירים.
כדי לבדוק את הסטטוס "בארכיון" של המשתמש:
כדי לבצע את השלבים האלה, צריכה להיות לכם הרשאה מתאימה לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
משתמשים.כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.
- מאתרים ברשימת המשתמשים את המשתמש הרלוונטי. אם אתם צריכים עזרה, אתם יכולים לעבור למאמר בנושא מציאת חשבון משתמש.
- כדי לוודא שהמשתמש הועבר לארכיון, בודקים את העמודה סטטוס.
כדי לבדוק את הסטטוס הכללי של תהליך ההעברה לארכיון, לוחצים על סמל המשימות 
בחלק העליון.
אחרי שמעבירים את כל המשתמשים לארכיון, אפשר לאחזר מהארכיון משתמש אחד או יותר. כדי לעשות את זה פועלים לפי אחת מהדרכים לאחזור מהארכיון שמתוארות למעלה.
פרטים נוספים לגבי שלבי הביטול מופיעים במאמר ביטול המינוי ל-Google Workspace.