מחיקה או הסרה של משתמש מהארגון

הדומיין מאומת

כשמשתמש עוזב את הארגון שמואמת באמצעות דומיין, אתם יכולים למחוק את החשבון שלו ב-Google Workspace. כשמוחקים חשבון של משתמש, הוא מאבד את הגישה לכל השירותים והנתונים שקשורים לחשבון.

לפני שהחשבון נמחק, המשתמש יכול להעביר מידע אישי שהוא רוצה לקחת איתו. האדמין גם יכול להעביר נתונים חשובים של הארגון למשתמש אחר. כל הנתונים שלא מועברים נמחקים. חלק מהנתונים נשמרים למשך 20 ימים שבמהלכם אפשר לשחזר את חשבון המשתמש שנמחק.

הנושאים בדף

• שלב 1: העברת נתונים חשובים
• שלב 2: מחיקת המשתמש או המשתמשים
• שלב 3: אחרי המחיקה של המשתמש
• חשוב: השינויים בחיובים
• אילו נתונים נמחקים
• מתי לא כדאי למחוק משתמש
• מה קורה אם העברת הנתונים נכשלת?
• מחיקת משתמשים מ-Vault
• מחיקת חשבון האדמין שלכם
• שחזור משתמש שנמחק

שלב 1: העברת נתונים חשובים

כדי שהנתונים יישארו בארגון, אתם או המשתמש שעוזב את הארגון צריכים להעביר את הנתונים שנמצאים בבעלותו למשתמש אחר. סופר-אדמינים יכולים להעביר נתונים מסוימים במהלך תהליך המחיקה. אדמינים אחרים צריכים קודם להעביר את הנתונים, ורק אז למחוק את המשתמש.

מוחקים כמה משתמשים? אתם יכולים לייצא את הנתונים שלהם בעזרת הכלי לייצוא נתונים.

שלב 2: מחיקת המשתמש או המשתמשים

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ספרייה משתמשים.

   מעבר לדף 'משתמשים'

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

2. בוחרים אפשרות:

   מחיקת משתמש אחד

   1. ברשימת המשתמשים, מצביעים על המשתמש הרלוונטי ולוחצים על אפשרויות נוספות מחיקת המשתמש בצד שמאל, כמו שמוצג למטה.

      לחלופין, אם הרשימה ארוכה, אפשר להקליד את שם המשתמש בסרגל החיפוש למעלה כדי למצוא את דף החשבון שלו. אחרי כן בצד ימין של דף החשבון, לוחצים על מחיקת המשתמש.  איך עושים את זה?

      

   מחיקת כמה משתמשים

   1. מסמנים את התיבה שליד כל משתמש שרוצים למחוק.
      טיפ: אם כל המשתמשים שייכים לאותה יחידה ארגונית, בוחרים אותה בצד ימין. כך יותר קל למצוא את המשתמשים.
   2. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על אפשרויות נוספות מחיקת המשתמשים שנבחרו.

      

3. בהתאם להרשאות שלכם כאדמינים, בוחרים אפשרות:
   • סופר-אדמינים – ליד נתונים באפליקציות אחרות, בוחרים אפשרות:
     • אם לא רוצים להעביר את נתוני המשתמש, בוחרים באפשרות לא להעביר את הנתונים.
     • כדי להעביר את נתוני המשתמש:
       1. בוחרים באפשרות העברה.
       2. בשדה חיפוש משתמש, מזינים את השם או את כתובת האימייל של המשתמש שאתם רוצים להעביר אליו קבצים.
       3. בקטע בחירת נתונים להעברה, מסמנים את התיבות שליד כל אפשרות שרוצים.

          אפשר לכלול קבצי Drive ו-Docs גם אם הם לא משותפים עם אף אחד. אם לא בוחרים באפשרות הזו, עדיין אפשר להעביר את הבעלות על הקבצים הפרטיים אם הם נמצאים בתיקייה משותפת. אם התיקייה לא משותפת, יכול להיות שתועבר הבעלות על הקבצים שמשותפים באותה התיקייה. הבעלות על התיקייה עצמה לא תועבר, לכן לא תהיה אפשרות למצוא את הקבצים בחיפוש רגיל. הבעלים החדשים יכולים למצוא את הקבצים האלה בעזרת החיפוש הבא ב-Drive: ‏ is:unorganized owner:me.

   • אדמינים אחרים – כדי לאשר שהבנתם את ההשפעה של מחיקת החשבון, מסמנים את התיבות.
4. לוחצים על מחיקת משתמש או על מחיקת משתמשים.

אם בחרתם באפשרות להעביר נתונים, החשבון של המשתמש שנמחק יושעה עד שההעברה תסתיים. אחרי כן החשבון יימחק ויישלח אימייל למשתמש שמקבל את הנתונים שהועברו.

שלב 3: אחרי המחיקה של המשתמש

שינויים בחיובים

• תוכנית תשלומים גמישה – כשמוחקים חשבון משתמש, המחיר החודשי מתעדכן באופן יחסי. למשל, אם הוספתם משתמש ב-1 באפריל ומחקתם אותו ב-15 באפריל, נחייב אתכם רק על שירות לחצי חודש.
• תוכנית תשלומים שנתית/לתקופה מוגדרת מראש – מחיקת החשבון לא מקטינה את מספר הרישיונות שיש לכם, ולא משפיעה על החיוב. אתם יכולים להקצות את הרישיון של המשתמש שנמחק למשתמש אחר, אבל אם בשלב מאוחר יותר תשחזרו את המשתמש שנמחק, תצטרכו רישיון חדש.

אילו נתונים נמחקים

אם המשתמש הוא הבעלים היחיד של נתונים כלשהם, והנתונים האלה לא מועברים לפני שהחשבון נמחק, הם נמחקים לתמיד. פרטים נוספים מופיעים למטה. 

מתי לא כדאי למחוק משתמש

צריך למחוק את החשבון של המשתמש רק אם הוא עוזב את הארגון. לא כדאי למחוק חשבון כדי:

• לפתור בעיה שנוצרת בגלל חשבון בעל מאפיינים זהים לחשבון פעיל כשמוסיפים לארגון חשבון לא מנוהל. כשאתם מוחקים את חשבון המשתמש, הוא מאבד את הנתונים ואת הגישה לשירותי Google Workspace. במקום למחוק את החשבון, כאן אנחנו מסבירים איך לפתור בעיה שנוצרת בגלל חשבון בעל מאפיינים זהים לחשבון פעיל.
• לשנות שם משתמש. במקום למחוק את החשבון אפשר ליצור למשתמש אימייל חלופי או כינוי. מידע נוסף על שינוי שם או כתובת אימייל של משתמש בספרייה
• לחסום זמנית את הגישה של המשתמש לשירותי Google בארגון. במקום למחוק את החשבון אפשר להשעות את המשתמש באופן זמני.
• לחסוך את עלות הרישיון. אם רוצים לשמור את נתוני המשתמש ועדיין לצמצם את העלויות, אפשר להקצות רישיון ל-Archived User לחשבון של המשתמש. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא העברת חשבונות של עובדים לשעבר לארכיון.

מה קורה אם העברת הנתונים נכשלת

אם מסיבה כלשהי לא ניתן להשלים את העברת הנתונים, תהליך מחיקת המשתמש נעצר. חשבון המשתמש לא נמחק, והנתונים שלו נשארים ללא שינוי. במסוף Admin תופיע הודעת שגיאה שמסבירה למה ההעברה נכשלה. כדי לפתור את הבעיה, צריך לפנות אל צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace ולמסור פרטים על השגיאה. אחרי שהבעיה נפתרה, אתם יכולים למחוק את המשתמש ולהעביר את נתוני החשבון.

מחיקת משתמשים מ-Vault

אם הארגון שלכם משתמש ב-Google Vault, כל כללי השמירה או ההחזקות לצורך משפטי שחלים על הנתונים של המשתמש שנמחק לא יחולו יותר. אפשר למחוק את הנתונים באופן סופי ומיידי. אי אפשר לשחזר אותם גם אם תשחזרו את המשתמש תוך 20 ימים. הנתונים של המשתמש בייצוא נתונים של Vault ממשיכים להיות זמינים להורדה עד שהתוקף של חבילת הייצוא פג. מידע נוסף על מחיקת משתמשים מ-Vault

חשוב: אי אפשר להעביר נתונים או למחוק משתמש אם הוא נמצא בהחזקה לצורך משפטי. כדי למחוק את המשתמש, אדמין עם הרשאות ל-Vault צריך קודם להסיר את ההחזקה (הכניסה לתוקף של הסרת ההחזקה לוקחת עד 48 שעות). מידע נוסף על מחיקת משתמש עם נתונים בהחזקה

מחיקת חשבון האדמין שלכם

אתם לא יכולים למחוק את חשבון האדמין שלכם. אתם צריכים להקצות הרשאות סופר-אדמין למשתמש אחר, ולבקש ממנו למחוק את החשבון שלכם. 

שחזור משתמש שנמחק

אפשר לשחזר חשבון שנמחק למשך עד 20 ימים. חלק מהנתונים גם משוחזרים, כולל התוכן של קבצים ב-Gmail וב-Drive שלא הייתה אפשרות להעביר, והיומן הראשי של המשתמש. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא שחזור משתמש שנמחק לאחרונה.

מאומת באמצעות אימייל

אם המשתמש כבר לא צריך לשתף פעולה עם הצוות בשירות Google שמאומת באמצעות אימייל – כמו Google Workspace Business‏, Essentials או Chrome Enterprise – אתם יכולים להסיר את החשבון שלו. אם אתם משתמשים ב-Google Workspace, אתם יכולים להעביר מסמכים וקבצים ב-Drive שנמצאים בבעלות המשתמש למשתמש אחר, כמו אדמין או מנהל.

אתם יכולים להסיר בכל פעם משתמש אחד או כמה משתמשים.

מה קורה לחשבון ולנתונים של משתמש שהוסר

אחרי שמסירים חשבון של משתמש משירות Google, החשבון שלו מומר לחשבון Google פרטי. עם חשבון פרטי, המשתמש שהוסר יכול עדיין לגשת לנתונים בחשבון שלו. אם אתם משתמשים ב-Google Workspace ואתם לא מעבירים את הבעלות על הנתונים של המשתמש, כמו הקבצים ב-Drive, הוא ימשיך להיות הבעלים של הנתונים האלה ולא תהיה לכם יותר אפשרות לנהל אותם.

לפני שמתחילים

מהדורות בתשלום של Business ו-Essentials בלבד

חשוב להבין את ההשפעות על החיוב כשמסירים משתמשים

• לפרטים בנושא מהדורות Business, אפשר לעיין במאמר בנושא החיובים ב-Google Workspace.
• לפרטים על Enterprise Essentials, אפשר לעיין במאמר בנושא השוואה בין תוכניות תמחור ותשלומים גמישות לתוכניות שנתיות או לתקופה מוגדרת מראש.
• לפרטים בנוגע למהדורת Essentials, אפשר לעיין במאמר בנושא איך מתבצע החיוב ב-Essentials.

בדיקת הרשאות השיתוף ב-Drive 

כדי שמשתמשים שהוסרו לא יוכלו לגשת לקבצים בתיקיות משותפות ולקבצים אחרים ששותפו איתם ישירות – כולל קבצים שאתם מעבירים למשתמש אחר – צריך להגדיר את ההרשאות ב-Drive למניעת שיתוף עם גורמים מחוץ לארגון.

בדיקת ההרשאות ב-Chat

כדי למנוע מהמשתמשים שהוסרו את הגישה להודעות בצ׳אט שנשלחות אליהם ישירות (לא דרך צ׳אט קבוצתי), צריך להגדיר הרשאות ב-Chat כך שמשתמשים לא יוכלו לשלוח הודעות בצ׳אט לאנשים מחוץ לארגון.

העברת קבצים לתיקיות באחסון השיתופי

במקום להעביר את הקבצים של המשתמש לבעלים חדשים, אפשר להעביר אותם לתיקיות באחסון השיתופי. כל החברים בתיקיות באחסון שיתופי הם הבעלים הקולקטיביים של כל הקבצים. אם משתמש אחד עוזב, שאר החברים באחסון השיתופי עדיין יכולים לגשת לקבצים. כך הקבצים לא יימחקו כשהחשבון של הבעלים שלהם יוסר. 

מידע נוסף על תיקיות באחסון השיתופי, כולל איך מעבירים תוכן קיים לאחסון שיתופי

כל השירותים

הסרת תפקיד אדמין, אם רלוונטי

כדי להסיר משתמש שיש לו תפקיד אדמין, צריך קודם להסיר את התפקיד.

הסרה של משתמש אחד או יותר

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ספרייה משתמשים.

   מעבר לדף 'משתמשים'

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

2. אפשר לבחור אחת מהדרכים הבאות להסרת משתמש אחד או יותר:

   הסרת משתמש יחיד

   1. מאתרים ברשימת המשתמשים את המשתמש הרלוונטי. צריכים עזרה? אתם יכולים לקרוא איך מוצאים חשבון של משתמש.
   2. מצביעים על המשתמש שרוצים למחוק ולוחצים על הסרת המשתמש. (אפשר גם למצוא את האפשרות הזו מימין לדף החשבון של המשתמש.)

      

   הסרת כמה משתמשים

   1. ברשימת המשתמשים, מסמנים את התיבה שליד כל משתמש שרוצים להסיר.
   2. למעלה, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות הסרת המשתמשים.

      

      טיפ: אם כל המשתמשים שאתם רוצים למחוק שייכים לאותה יחידה ארגונית, בוחרים אותה בצד ימין. כך קל יותר למצוא את המשתמשים. (אפשר ללחוץ על  בצד ימין למעלה כדי לראות את העץ של הארגון.) לחלופין, אם המשתמשים שייכים לארגונים שונים, בוחרים בצד ימין משתמשים מכל היחידות הארגוניות.

3. (אופציונלי למהדורות Business ו-Essentials) אם לא רוצים להעביר את הנתונים של המשתמש:
   1. בוחרים באפשרות לא להעביר נתונים.
   2. מסמנים את התיבה כדי לציין שהבנתם שלא תוכלו יותר לנהל את הנתונים של המשתמש, וש-Google לא מחויבת למחוק אותם.
4. (אופציונלי למהדורות Business ו-Essentials) אם אתם כן רוצים להעביר את הנתונים של המשתמש:
   • בוחרים באפשרות העברת הבעלות של נתוני המשתמש למשתמש אחר (למשל, למנהל).
   • בתיבה כתובת האימייל של הבעלים החדשים , מחפשים חשבון משתמש על ידי הזנה של התווים הראשונים של שם המשתמש או כתובת האימייל שלו. אם אתם רואים את החשבון שאתם רוצים, בחרו אותו.
   • כדי להעביר את הבעלות על הנתונים ב-Drive, מתחת לקטע בחירת נתונים להעברה, מסמנים את האפשרות Drive ו-Docs. לחלופין, כדי להעביר קבצים שלא משותפים עם אף אחד, מסמנים את האפשרות הכללת קבצים שלא שותפו עם איש.
   • (למהדורות Essentials בלבד) כדי להעביר בעלות על נתונים ביומן, מתחת לקטע בחירת נתונים להעברה, מסמנים את יומן.
5. לוחצים על הסרת המשתמש או על הסרת המשתמשים.

רשימת המשימות שלכם נפתחת אוטומטית, ומוצגת בה ההתקדמות של הסרת החשבון. כדי להסיר עוד משתמשים, צריך לחכות שתהליך ההסרה הנוכחי יסתיים.

אם העברתם נתונים, ההסרה בדרך כלל לוקחת כמה דקות. אבל היא יכולה לקחת יותר זמן בהתאם למספר הקבצים שמועברים.

הערה: אחרי שמסירים משתמש, יכולות לעבור כמה שעות עד שהשינויים ייכנסו לתוקף בחשבון הפרטי שלו. למשל, יכול להיות שלא תהיה למשתמש גישה לנתונים באופן מיידי (אם אתם מאפשרים לו לשמור את הנתונים).