Thêm thông tin vào hồ sơ người dùng trong Danh bạ

Là quản trị viên Thư mục, bạn có thể thêm những thông tin như số điện thoại, địa chỉ email phụ và vị trí bàn làm việc vào hồ sơ của người dùng. Bạn có thể chỉnh sửa từng hồ sơ người dùng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hàng loạt người dùng bằng Directory API của Google Workspace Admin SDK hoặc Google Cloud Directory Sync.

Thông tin hồ sơ đa dạng thức giúp kết nối người dùng

Khi bạn thêm thông tin hồ sơ vào hồ sơ người dùng, mọi người trong tổ chức của bạn sẽ thấy thông tin đó trong nhiều dịch vụ của Google:

  • Tính năng tự động hoàn thành địa chỉ cá nhân và địa chỉ nhóm khi người dùng nhập địa chỉ trong các dịch vụ của Google như Gmail, Google Tài liệu và Drive.
  • Lịch đề xuất phòng họp một cách thông minh dựa trên vị trí và số lượng khách (cần thiết lập Lịch).

  • Người dùng tìm thấy thông tin trong hồ sơ trên các dịch vụ của Google. Ví dụ: khi người dùng trỏ hoặc nhấn vào ảnh hồ sơ của một người, họ sẽ mở thẻ thông tin của người đó.

  • Người dùng thấy mối quan hệ giữa các tổ chức. Nếu bạn thêm email của người quản lý cho tất cả hồ sơ người dùng trong một tổ chức, thì Google sẽ tạo một chuỗi báo cáo. Tính năng này có trong các dịch vụ của Google trên Android và iOS, cũng như trong Cloud Search trên mọi thiết bị.

Những thông tin bạn có thể cập nhật

Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xoá những thông tin sau:

Bạn cũng có thể cho phép người dùng cập nhật một số chế độ cài đặt hồ sơ, bao gồm cả tên, ảnh và vị trí làm việc. Lưu ý: Người dùng Gmail có thể tự thay đổi tên hiển thị.

Cách hồ sơ trong Thư mục hiển thị thông tin

Thẻ thông tin về người dùng

1. Tên
2. Ảnh hồ sơ
3. Email
4. Số điện thoại
5. Chức danh / Bộ phận
6. Vị trí bàn làm việc: Toà nhà, tầng, khu vực trên tầng
7. Liên kết

Thanh bên Danh bạ trong Gmail

1. Tên
2. Chức danh / Bộ phận
3. Email
4. Số điện thoại
5. Vị trí bàn làm việc: Toà nhà, tầng, khu vực trên tầng
6. Địa chỉ email của người quản lý
7. Báo cáo: Dựa trên địa chỉ email của người quản lý báo cáo

Cập nhật hồ sơ người dùng

Đây là cách đơn giản nhất để cập nhật một vài hồ sơ người dùng. Nếu bạn cần cập nhật nhiều hồ sơ, hãy sử dụng một trong các phương pháp cập nhật hàng loạt được mô tả trong các phần sau.

Để hoàn tất các bước này, bạn cần có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó Thư mục sau đóNgười dùng.

    Bạn phải có đặc quyền phù hợp để Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.

  2. Mở trang tài khoản của người dùng: Nhấp vào tên người dùng. Hoặc trong hộp tìm kiếm ở trên cùng, hãy nhập tên người dùng rồi mở trang tài khoản của họ. Để biết những cách khác, hãy chuyển đến bài viết Tìm tài khoản người dùng. 

  3. Trên trang tài khoản của người dùng, hãy nhấp vào Thông tin người dùng.
  4. Nhấp vào một trong các mục sau để chỉnh sửa thông tin hồ sơ của người dùng:
    • Thông tin liên hệ – Địa chỉ email phụ, số điện thoại và địa chỉ thực tế
    • Bí danh email – Địa chỉ email miền bổ sung
    • Thông tin nhân viên – Mã nhận dạng, chức danh, loại nhân viên, email của người quản lý, bộ phận, trung tâm chi phí, mã nhận dạng toà nhà, tên tầng và khu vực trên tầng
    • Trường thuộc tính tuỳ chỉnh – Nếu bạn hoặc một quản trị viên khác đã tạo thuộc tính tuỳ chỉnh cho hồ sơ người dùng, hãy nhập hoặc chỉnh sửa giá trị của các thuộc tính đó.

      Lưu ý: Sau khi bạn thêm thông tin vào một trường, một trường khác sẽ xuất hiện để bạn thêm một mục khác. Để chỉ định thông tin chi tiết của một mục, chẳng hạn như Nhà riêng hoặc Nơi làm việc, hãy nhấp vào trình đơn ở bên phải. Để xoá một mục nhập, hãy nhấp vào biểu tượng Xoá ở bên phải.

  5. Ở dưới cùng bên phải, hãy nhấp vào Lưu.
  6. (Không bắt buộc) Để quay lại trang tài khoản của người dùng, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên lên .

Lưu ý: Có thể mất đến 24 giờ thì các thay đổi mới xuất hiện.

Cập nhật nhiều trang doanh nghiệp từ một bảng tính

Phương thức này cho phép bạn cập nhật nhiều hồ sơ cùng lúc mà không cần lập trình hoặc Google Cloud Directory Sync.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó Thư mục sau đóNgười dùng.

    Bạn phải có đặc quyền phù hợp để Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.

  2. Ở đầu trang, hãy nhấp vào Cập nhật nhiều người dùng cùng lúc.
  3. Tải dữ liệu của người dùng hiện tại xuống dưới dạng tệp CSV (giá trị được phân tách bằng dấu phẩy).
  4. Mở tệp CSV bằng một ứng dụng bảng tính, chẳng hạn như Google Trang tính hay Microsoft Excel.

    Tệp này có các cột cho từng thuộc tính hồ sơ.

  5. Cập nhật hoặc điền thông tin hồ sơ của người dùng. Nếu bạn không muốn hiển thị một thuộc tính, hãy để trống cột này.

    Lưu ý: Để thêm nhiều số điện thoại hoặc địa chỉ cho một người dùng, hãy nhập các giá trị vào cột và phân tách các giá trị bằng dấu phẩy.

  6. Lưu tệp CSV dưới dạng loại tệp CSV.
  7. Nhấp vào Tải lên để tải tệp lên.

    Để xem hướng dẫn và mẹo, hãy tham khảo bài viết Thêm nhiều người dùng cùng lúc.

Lưu ý: Có thể mất đến 24 giờ thì các thay đổi mới xuất hiện.

Để biết các cách khác để cập nhật hồ sơ người dùng, hãy xem:


Google, Google Workspace cũng như các nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là các nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.