Quando um funcionário sai da sua empresa, você pode arquivar essa conta de usuário para reter os dados com segurança e impedir que ele acesse os serviços do Google Workspace. O arquivamento de uma conta de usuário muda o estado dela para arquivada e atribui a ela uma licença de Usuário arquivado.
Os dados dos usuários arquivados são contabilizados no limite de armazenamento em pool da organização.
O que acontece com a conta e os dados de um usuário arquivado?
Quando você arquiva uma conta de usuário, o Google mantém com segurança os dados dos serviços do Google Workspace. Se o usuário tiver uma licença do Google Vault ou uma licença de Usuário arquivado que contenha o Vault, os dados dele serão protegidos de acordo com as regras de retenção e as guardas de documentos do Vault, e você poderá pesquisar e exportar os dados. Saiba mais
Os dados do usuário (de serviços principais, como o Gmail e o Drive, e de serviços não principais, como o Google Sala de Aula) estão disponíveis para outros usuários na organização que têm uma licença do Google Vault.
Os dados dos usuários permanecem na mesma região de dados definida pelo administrador. Saiba mais em Escolher uma localização geográfica para seus dados.
Observação: as contas ativas e arquivadas do Google Workspace for Education precisam ter uma licença do Education Standard ou do Education Plus atribuída para serem cobertas pelas políticas de região de dados.
A Prevenção contra perda de dados (DLP) do Google Drive continua funcionando nos dados dos usuários. Saiba mais detalhes em Usar a DLP do Workspace para evitar a perda de dados.
Se o usuário tiver uma licença para uma assinatura de complemento, como o Vault ou o Google Voice, ele vai manter a licença depois que você arquivá-la. Se o usuário não precisar mais da assinatura do complemento, você poderá remover a licença depois de arquivar a conta dele. Saiba mais sobre como remover licenças.
Você pode arquivar usuários ativos e suspensos. Quando você arquiva uma conta de usuário, a licença ativa do Google Workspace fica disponível para ser atribuída a outra pessoa em até 24 horas.
Depois que um usuário é arquivado
Depois que você arquiva um usuário, ele:
- Ele não pode fazer login na Conta do Google gerenciada em nenhum sistema. Isso inclui os serviços do Google Workspace, como o Gmail, o Google Agenda e o Drive.
- Não aparecem na Lista de endereços global. Nas listagens do diretório de usuários, eles aparecem com o status "Arquivado". Acesse Ver o status de uma conta de usuário.
- Ele pode ser excluído ou desarquivado, mas não suspenso no Admin Console.
- Mostre um status arquivado nos relatórios de usuários, facilitando o monitoramento, o gerenciamento e a exclusão de usuários arquivados.
- Ele não recebe novos e-mails e convites da agenda porque eles são bloqueados quando enviados para a conta do usuário arquivado.
Como funciona o desarquivamento
Se você desarquivar uma conta de usuário, ela voltará ao status anterior e recuperará o acesso a todos os dados anteriores.
Para desarquivar um usuário, você precisa de uma licença disponível correspondente à edição do Google Workspace dele. Se nenhuma licença ativa estiver disponível, o desarquivamento não será concluído, e o usuário continuará arquivado com a licença Usuário arquivado.
Depois de desarquivar uma conta de usuário, você precisa atribuir uma licença do Google Workspace manualmente a ela.
Antes de começar: compre uma assinatura de Usuário arquivado
Para arquivar um usuário, você precisa de uma assinatura de Usuário arquivado. Se você tem:
- Enterprise Standard ou Enterprise Plus: compre uma assinatura de Usuário arquivado no Google Admin Console. Confira as etapas em Adicionar uma assinatura paga à sua conta.
- Business Starter, Business Standard ou Business Plus: talvez seja possível comprar uma assinatura de Usuário arquivado no Admin Console. Para verificar, siga as etapas para arquivar um usuário em Arquivar ou desarquivar uma conta de usuário individual (mais adiante nesta página).
- Education Fundamentals, Education Standard ou Education Plus: as licenças de usuário arquivado estão incluídas na sua assinatura do Google Workspace for Education. Se você ficar sem espaço, peça mais pelo suporte.
Em todas as edições, você também pode entrar em contato com um representante de vendas do Google ou Google Cloud Partner.
Arquivar ou desarquivar uma conta de usuário individual
Para concluir essas etapas, é necessário ter o privilégio de gerenciamento de usuários apropriado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.Clientes da edição Education devem consultar este artigo.
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No Google Admin Console, acesse Menu
Diretório
Usuários.Exige o privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.
- Na lista Usuários, encontre o usuário. Se precisar de ajuda, acesse Encontrar uma conta de usuário.
Para arquivar um usuário:
- Aponte para a conta de usuário e clique em Mais opções.
- Se você tiver:
- Enterprise Standard ou Enterprise Plus: selecione Arquivar usuário.
- Business Starter, Business Standard ou Business Plus: selecione Excluir usuário
clique em Arquivar usuário.
Se solicitado, clique em Comprar assinatura de Usuário arquivado e siga as instruções. Se essa opção não estiver disponível, não será possível comprar uma assinatura de Usuário arquivado no Admin Console. Entre em contato com um representante de vendas do Google ou um Google Cloud Partner.
- Clique em Concluído para confirmar.
Para desarquivar um usuário:
- Aponte para o usuário e clique em Desarquivar usuário.
- Clique em Concluído para confirmar.
Arquivar ou desarquivar usuários em massa
Você pode arquivar ou desarquivar usuários em massa usando um arquivo CSV ou as APIs do SDK Admin.
Para arquivar ou desarquivar vários usuários com um arquivo CSV:
- Siga as instruções em Adicionar ou atualizar vários usuários com um arquivo CSV.
- Após fazer o download de um modelo de CSV, na coluna Novo status [APENAS UPLOAD], digite Arquivado para arquivar um usuário ou Ativo para desarquivar um usuário.
Para arquivar ou desarquivar vários usuários usando as APIs Admin SDK:
- Siga as instruções em Method: users.update.
- Defina a variável booleana archived como True ou False para cada usuário, conforme apropriado.
Arquivar usuários em vez de cancelar a assinatura
Se você começar a cancelar o Google Workspace, durante o processo de cancelamento, talvez tenha a opção de arquivar todos os seus usuários. Essa opção estará disponível se você:
- Tiver uma edição Business, Enterprise Standard ou Enterprise Plus
- A cobrança for no plano flexível
- Tiver entre 2 e 300 usuários
Dependendo do número de usuários, pode levar várias horas até que todos sejam arquivados.
Para verificar o status arquivado de um usuário:
Para concluir essas etapas, é necessário ter o privilégio de gerenciamento de usuários apropriado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.-
No Google Admin Console, acesse Menu
Diretório
Usuários.Exige o privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.
- Na lista Usuários, encontre o usuário. Se precisar de ajuda, acesse Encontrar uma conta de usuário.
- Para confirmar se o usuário está arquivado, verifique a coluna Status.
Para verificar o status geral do processo de arquivamento, clique em Tarefas
na parte de cima.
Depois de arquivar todos os usuários, você pode desarquivar um ou mais deles seguindo as etapas de desarquivamento anteriores nesta página.
Confira mais detalhes sobre as etapas de cancelamento em Cancelar o Google Workspace.