控管 Workspace Intelligence，以使用生成式 AI 功能

Workspace Intelligence 會跨應用程式搜尋內容，讓 Gemini in Workspace 依據更詳盡的背景資訊，提供更實用且貼近需求的生成式 AI 體驗。

管理員可以啟用或停用 Workspace 服務，控管機構使用者可主動搜尋哪些服務，以使用 Workspace 中的生成式 AI 功能。支援的服務包括：

  • Gmail
  • 雲端硬碟 (包括文件、試算表、簡報、PDF、圖片、影片等)
  • 日曆
  • Chat

每個來源的預設設定為「開啟」。如果開啟或關閉來源，變更最多可能需要 48 小時才會生效。

Workspace Intelligence 如何使用您的資料

Workspace 智慧功能會使用 Google Workspace 資料，協助生成式 AI 功能瞭解貴機構的專屬資訊。舉例來說，Workspace Intelligence 可能會使用電子郵件、文件或日曆活動中的詳細資料，提供更智慧的回覆和建議。

Workspace Intelligence 是許多 Gemini in Workspace 功能的基礎，包括：

舉例來說，假設您需要向主管回報「X 專案」的最新進展。 您在 Google 文件內建 Gemini 中詢問 Gemini，Workspace Intelligence 就會參考所有相關資料。包括與專案 X 相關的會議記錄、文件和即時通訊討論內容。Gemini 會在幾秒內生成報告草稿，並附上完整引用來源。

這些異動符合我們現有的資料處理做法和隱私權承諾。AI 功能會尊重使用者層級的內容存取權，確保回覆內容只會根據使用者有權查看的內容生成。您的資料絕不會用於訓練生成式 AI 模型或廣告用途。

在 Google 服務中啟用或停用 Workspace Intelligence

您可以選擇要讓哪些 Workspace 服務提供資料給 Workspace Intelligence。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「生成式 AI」接下來「Gemini for Workspace」。

    必須以超級管理員身分登入，才能執行這項工作。

  2. 按一下「Workspace Intelligence」面板。

  3. (選用) 如果只要對部分使用者套用設定，請在側邊選取「組織單位」 (通常就是指部門) 或「配置群組」 (這是更進階的設定)。

    群組設定會覆寫組織單位。瞭解詳情

  4. 找出要啟用或停用的服務，然後按一下旁邊的「編輯」。

  5. 按一下「開啟」或「關閉」，然後點選「儲存」。

關閉 Workspace Intelligence 時

如果關閉 Workspace 智慧功能或停用特定資料來源，生成式 AI 功能就不會主動搜尋停用來源的內容。不過，如果使用者在提示中加入特定來源，Gemini 就會使用該來源回答問題。舉例來說，如果停用雲端硬碟做為來源，使用者仍可要求 Gemini 查詢特定檔案。Gemini 會參考這些檔案，但不會主動搜尋其他檔案。

注意：關閉資料來源會限制 Gemini 的效用。在某些情況下，使用者可能會無法使用特定 AI 功能。例如：

  • 如果停用 Gmail 做為來源，使用者可能無法再使用 Gmail 搜尋中的 AI 摘要。Gmail 會還原為舊版搜尋體驗。
  • 如果停用日曆做為來源，Gemini in Workspace 就無法讀取日曆或安排活動。
  • 如果停用雲端硬碟做為來源，可能就無法再使用雲端硬碟專案功能。

Workspace Intelligence 的重要注意事項

  • 變更最多可能需要 48 小時才會全面生效。
  • 這項設定會控管 Gemini in Workspace 能否使用這些來源。這項政策不適用於 Gemini for Education、Gemini 應用程式、NotebookLM 或任何其他服務使用這些來源的情況。這些設定是由其他使用者或管理員設定控管。
  • 部分使用者層級的資料偏好設定，也會決定 Workspace Intelligence 設定能否使用來源。舉例來說，如果管理員在管理控制台中開啟來源，個別使用者仍可關閉智慧功能和個人化設定，並禁止 Workspace 智慧功能使用所有 Workspace 資料。
  • 資料來源的存取權也受貴機構的資料遺失防護 (DLP) 規則控管。

  • 這項設定可管理 Workspace Intelligence 可用的資料來源。Google 可能會變更特定 AI 功能使用 Workspace Intelligence 資料來源的方式。隨著時間推移，某些資料來源可能會從特定功能的選用強化項目，轉變為必要條件，而必要條件也可能變成選用項目。

    此外，如果 Workspace Intelligence 功能無法存取必要資料來源，Google 可能會變更 AI 功能，導致體驗受限或品質下降。

  • 使用 Gemini 功能時，系統也會提供目前啟用的內容，以便提供更完善的答案。舉例來說，如果您在 Google 文件中開啟文件，並在側邊面板中問問 Gemini，即使雲端硬碟已停用為資料來源，Gemini 仍可考量該文件中的內容，提供更相關的回覆。

  • 部分版本無法控管 Workspace Intelligence 的存取權：

    • Workspace Intelligence 可存取下列使用者的資料來源：
      • Workspace Essentials Starter
      • Workspace Individual
    • Workspace Intelligence 不支援下列語言：
      • Education Fundamentals
      • Education Standard