控管 Workspace Intelligence，以使用生成式 AI 功能

支援這項功能的版本：Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Plus、Frontline Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Essentials Plus、Nonprofits。此外，AI Expanded Access、AI Ultra Access、Google AI Pro for Education 和 Teaching and Learning 加購方案也支援這項功能。比較版本

Workspace Intelligence 會跨應用程式搜尋內容，讓 Gemini in Workspace 依據更詳盡的背景資訊，提供更實用且貼近需求的生成式 AI 體驗。

管理員可以啟用或停用 Workspace 服務，讓機構使用者在 Workspace 中使用生成式 AI 功能時，系統能主動搜尋這些服務。支援的服務包括：

  • Gmail
  • Google 雲端硬碟和文件 (包括試算表、簡報、PDF、圖片、Vids 等)
  • 日曆
  • Chat

每個來源的預設設定都是「開啟」。如果開啟或關閉來源，變更最多可能需要 48 小時才會生效。

Workspace Intelligence 如何使用您的資料

Workspace Intelligence 會使用 Google Workspace 資料，協助生成式 AI 功能瞭解貴機構的專屬資訊。舉例來說，Workspace Intelligence 可能會使用電子郵件、文件或日曆活動中的詳細資料，提供更智慧的回覆和建議。

Workspace Intelligence 是許多 Gemini 版 Workspace 功能的基礎，包括：

舉例來說，假設您需要向主管彙報「專案 X」的最新進展，在 Google 文件內建 Gemini 中問問 Gemini，Workspace Intelligence 就會參考所有相關資料。包括與「專案 X」相關的會議記錄、文件和即時通訊對話。Gemini 會在幾秒內生成草稿報告，並附上完整引用來源。

這些變更符合我們現行的資料處理做法和隱私權承諾。AI 功能會依照使用者的內容存取權運作，確保僅以使用者有權查看的內容生成回覆。您的資料絕不會用於訓練生成式 AI 模型，也不會用於廣告目的。

在 Google 服務中啟用或停用 Workspace Intelligence

您可以選擇要讓哪些 Workspace 服務提供資料給 Workspace Intelligence。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「生成式 AI」接下來「Gemini for Workspace」。

    必須擁有 Gemini 設定管理員權限。

  2. 按一下「Workspace Intelligence」面板。

  3. (選用) 如果只要對部分使用者套用設定，請在側邊選取「組織單位」 (通常就是指部門) 或「配置群組」 (這是更進階的設定)。

    群組設定會覆寫組織單位。瞭解詳情

  4. 找出要啟用或停用的服務，然後按一下旁邊的「編輯」。

  5. 按一下「開啟」或「關閉」，然後點選「儲存」。

關閉 Workspace Intelligence 時

如果在 Workspace Intelligence 中停用資料來源，生成式 AI 功能就不會主動搜尋該來源的內容。不過，當 Gemini 參照特定 Google Workspace 內容 (包括雲端硬碟檔案、電子郵件和即時通訊訊息) 時，即使對應產品已停用為 Workspace 智慧功能的資料來源，Gemini 仍可能會根據該內容生成回覆。舉例來說，即使停用雲端硬碟做為來源，使用者仍能針對特定檔案向 Gemini 提問。這時 Gemini 會參考相關檔案內容，但不會主動搜尋其他檔案。

注意：關閉資料來源會限制 Gemini 的效用。在某些情況下，使用者可能會無法使用特定 AI 功能。例如：

  • 如果停用 Gmail 做為來源，使用者可能無法在 Gmail 搜尋中使用 AI 摘要。 使用者也可能無法使用 AI 收件匣。
  • 如果停用日曆做為來源，Gemini 可能無法讀取日曆，或在其他 Workspace 服務中安排活動。
  • 如果停用雲端硬碟和 Google 文件做為來源，可能就無法再使用雲端硬碟專案功能。

Workspace Intelligence 的重要注意事項

  • 變更最多可能需要 48 小時才會全面生效。
  • 這項設定會控管 Gemini 在 Workspace 中使用這些來源的方式。這項政策不適用於 Gemini for Education、Gemini 應用程式、NotebookLM 或任何其他服務。這些設定是由其他使用者或管理員設定控管。
  • 部分使用者層級的資料偏好設定也會決定 Workspace Intelligence 能否使用來源。舉例來說，如果管理員在管理控制台中啟用來源，個別使用者仍可關閉 Workspace 智慧功能，停用所有 Gemini in Workspace 功能，包括 Workspace Intelligence。
  • 資料來源的存取權也受貴機構的資料遺失防護 (DLP) 規則控管。

  • 這項設定可管理 Workspace 智慧功能可用的資料來源。Google 可能會變更特定 AI 功能使用 Workspace 智慧功能資料來源的方式。隨著時間推移，某些資料來源可能會從特定功能的選用強化功能，變成必要條件，必要條件也可能變成選用功能。

    此外，如果 Workspace Intelligence 無法存取必要資料來源，Google 可能會變更 AI 功能，導致體驗受限或品質下降。

  • 使用 Gemini 功能時，系統也會提供目前啟用的內容，以便提供更完善的答案。舉例來說，如果您在 Google 文件中開啟文件，並在側邊面板中問問 Gemini，即使雲端硬碟和文件已停用做為資料來源，Gemini 仍可考量該文件的內容，提供更相關的回覆。

  • 大多數版本都提供控管 Workspace Intelligence 存取權的權限，但有以下例外情況：

    • Workspace Intelligence 功能不支援 Education Fundamentals 和 Education Standard。
    • Workspace Essentials Starter 和 Workspace Individual 客戶無法存取管理控制台，因此無法控管資料來源的存取權。

  • 未滿 18 歲的 Google Workspace for Education 使用者無法使用 Workspace Intelligence。如果年滿 18 歲的使用者啟用 Workspace Intelligence，這項服務就能存取與該使用者共用的資料 (例如 Google 雲端硬碟檔案和 Chat 訊息)，無論共用者是否能存取 Workspace Intelligence 都是如此。

    瞭解如何依年齡層控管 Google 服務的存取權。