第 1 阶段：为采用 AI 做好准备

在第 1 阶段，向员工介绍 Workspace 中的 AI 功能，并确定他们如何在工作中有效使用这些功能。此外，还应策划一系列沟通交流活动，使人们参与其中。

本页内容

• 第 1 步：让 AI 利益相关方参与进来
• 第 2 步：开展基准用户调查
• 第 3 步：确定应用场景和目标
• 第 4 步：设置 AI 功能和政策
• 第 5 步：规划如何传达变更

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第 1 步：让 AI 利益相关方参与进来

如需在贵公司推广 AI 的应用，请获取以下利益相关方的支持，他们各自将发挥战略性作用。根据贵组织的规模，这些人可能是个人，也可能是团队，或者一个人可能身兼数职。

	高层支持者 此人通常是高管层领导： 充当公司变革的代言人，在日常生活及社交活动中宣布和宣传 AI 的好处 让其他领导层和管理层达成共识，朝着同一目标努力 向其他利益相关方分配资源 帮助确定策略和项目
	Google Workspace 管理员 此人可以使用管理控制台执行以下操作： 确保 AI 应用符合贵公司的安全和数据政策 管理用户对 AI 功能的访问权限 监控 AI 使用情况和活动 及时了解新功能和 Alpha 版计划的最新情况 如需了解详情，请参阅下文中的设置 AI 功能和政策
	采用团队 该团队包括决策者和企业领导者，他们执行以下操作： 在部门内倡导变革 帮助确定 AI 应用场景和目标 发送有关培训、支持和成功案例的提醒 与领导层分享状态和结果
	Google 指导员 以下是尝鲜者，执行以下操作： 在同事中推广 AI 的使用 提供点对点支持，例如通过咨询交流时间。 为高管和采用团队收集反馈和数据洞见 如需了解详情，请参阅本指南稍后部分中的招募 Google 指导作为尝鲜者部分

第 2 步：开展基准用户调查

接下来，对员工进行调查，了解他们目前在工作中面临的挑战，以及他们认为 AI 可以提供哪些帮助。您现在获得的回答有助于您在下一步中确定 AI 应用场景和目标。您还将在该采用计划的第 3 阶段使用这些基准信息来衡量影响和成功与否。

提示：您可以用 Google 表单轻松创建调查问卷。您可以立即获得结果，并且还可以借助图表和图形一目了然地总结回复。前往用 Google 表单创建调查问卷。

第 3 步：确定应用场景和目标

为了从 AI 中获得实际的商业价值，请找出 AI 在日常工作中可以帮助员工的具体方式：

1. 查看 Workspace 中提供的 AI 功能，例如 Gmail 或 Google 文档中的“帮我写”功能，或使用 Google Vids 制作视频。查看 AI 功能列表
2. 对于每个部门或工作角色，请确定这些功能的具体应用场景。

3. 对于每组示例，请根据对您业务的重要性，列出您希望实现的目标。

   提示：根据工作效率、工作质量、员工和客户满意度以及工作流程来设定可衡量的目标。您稍后将使用这些目标来跟踪影响和成功指标。

以下是一些工作角色和应用场景，可助您顺利上手。

产品和工程团队

使用场景	产品开发： 为新产品生成创意和客户故事 起草产品和工程规范 分析和总结用户反馈 根据会议记录或转写内容生成待办项
目标	加快产品开发速度 改善业务团队与工程团队之间的沟通交流 提高新产品的质量 减少开销，腾出时间处理技术工作

人力资源和人事运营

获取更多示例： 在人力资源领域使用 Gemini

使用场景	招聘和入职： 撰写职位说明 草拟面向求职者的自定义外联电子邮件 准备面试 员工培训与发展： 为公司政策培训开发课程或脚本 在培训中增强故事讲述能力
目标	节省集思广益和开发内容的时间 改善求职者的求职体验 提高培训和政策编写质量 通过内部培训提高员工满意度

IT 管理员

使用场景	文档和通讯： 草拟知识库文章和用户指南 草拟技术政策或变更公告 使用 NotebookLM 创建集中式知识中心
目标	提高文档质量 通过技术交流改善员工体验 通过集中式信息共享，让团队及时了解最新动态 腾出时间专注于 IT 优先事项

营销

获取更多示例： 在营销领域使用 Gemini

使用场景	开发内容： 集思广益，为博文、网站文案和社交媒体帖子提供创意 研究竞争分析 草拟创意简报和白皮书
目标	加快创意流程 提高在市场中的可信度和相关性 缩短广告系列投放时间

销售

获取更多示例：在销售领域使用 Gemini

使用场景	新客户开发： 生成个性化外联信息 目标客户角色 进行调研并加快寻找销售潜在客户的速度 创作引人入胜的内容： 在现场快速回复 克服写作障碍
目标	提高内容产出量和质量 提高转化率

第 4 步：设置 AI 功能和政策

将内置 Gemini 的 Google Workspace 搭配使用时，您将获得与 Workspace 其他部分相同的企业级安全和数据保护。如需了解详情，请访问我们的隐私信息中心。

此外，对于 Gemini 如何处理您的数据以及哪些人可使用哪些功能，您还可以进行以下控制和监督。

管理安全和治理

您可以使用管理控制台执行以下操作：

• 应用 AI 分类标签，以防止 Gemini 访问敏感的用户数据。了解操作方法
• 设置 Gemini 将遵循的数据处理政策。前往数据泄露防护 (DLP) 和数据区域。
• 使用智能功能可控制 Gemini 能否与其他 Google 产品共享用户数据。了解详情

管理对 AI 功能的访问权限

您还可以为用户、团队或整个组织启用或停用以下功能：

• Gemini 应用。了解操作方法
• 每个 Workspace 应用（例如 Gmail、云端硬盘或 Google 文档）中的 Gemini。了解操作方法
• NotebookLM。了解操作方法
• Google Vids。了解操作方法
• Meet 会议中的 AI 会议记录功能。了解操作方法
• Gemini 应用中的 Workspace 扩展程序。了解操作方法

第 5 步：规划如何传达变更

为了让用户与 AI 保持互动，应持续不断地发布提醒、提示和公司策略更新。

沟通时间轴一览表

以下是在采用的 3 个阶段分阶段进行沟通交流的示例计划。

第 1 阶段：准备	第 2 阶段：使用 AI	第 3 阶段：衡量和扩展
向公司发布公告 播放高管视频 开展基准调查 启动训练网站	招募 Google 指导 举办 AI 路演 发送提醒 开展简短的调查	开展影响调查 分享成功案例 发布提示和技巧 公布新功能

提示：使用 Gemini 可加快撰写邮件和其他通讯内容的速度。如要开始操作，请参阅撰写 Gemini 提示的技巧

有关宣传活动的创意

• 启动公告 - 首先，由执行赞助商发送电子邮件或视频公告，向员工介绍 AI 功能及其好处
• AI 路演 - 让尝鲜者与团队会面，演示专为该团队量身定制的应用场景
• 简报和提醒 - 每周发送一次，报告 AI 的相关提示、策略和成功案例
• 调查 - 在每个阶段开展调查，以收集反馈和衡量影响
• 海报 - 在工作场所中显示那些突出显示热门应用场景或提示的视觉内容