שימוש בשיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים מ-Exchange Online

צריך לבחור את חשבון Microsoft Exchange Online שרוצים להעתיק ממנו נתונים:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט נתונים ייבוא וייצוא של נתונים ייבוא נתונים.

   מעבר אל ייבוא נתונים

   כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

2. בקטע Exchange Online,לוחצים על ייבוא.
3. לוחצים על התחברות ונכנסים לחשבון Microsoft 365 בתפקיד אדמין כללי.

   הערה: אם צריך, מאשרים חלונות קופצים באתרים של מיקרוסופט.

אחרי ההתחברות לחשבון, האפשרות ייבוא נתונים תופיע בתור לקוח API מורשה בדף הענקת גישה ברמת הדומיין במסוף Admin. מידע נוסף על הענקת גישה ברמת הדומיין

תהליך העבודה לייבוא משתמשים מ-Exchange Online משתנה לפי מספר המשתמשים בארגון.

אם יש לכם עד 20 משתמשים

אחרי שמקשרים את חשבון Exchange Online לחשבון Workspace, הכלי לייבוא נתונים מוצא משתמשים אוטומטית בשני החשבונות ומנסה למפות אותם.

כברירת מחדל, הכלי לייבוא נתונים מנסה להתאים בין משתמשים שהכתובות שלהם דומות. לדוגמה, משתמש ב-Exchange Online שהכתובת שלו היא kim@example.com ממופה למשתמש Workspace שהכתובת שלו היא kim@other-company.com.

1. בודקים את ההצעות למיפויים בין המשתמשים ב-Exchange Online למשתמשים ב-Workspace.
2. אם הכלי לייבוא נתונים לא מוצא כתובות אימייל תואמות לחלק מהמשתמשים ב-Workspace, מוסיפים ידנית את הכתובות של המשתמשים האלה.
3. אם צריך לשנות הצעות לכתובות אימייל ב-Workspace, בוחרים את הכתובת שרוצים להשתמש בה.
4. אם לא רוצים לייבא משתמשים מסוימים, מבטלים את הסימון בתיבות שליד כתובת האימייל שלהם.
5. אם לאחרונה הוספתם או עדכנתם משתמשים ב-Workspace, לוחצים על רענון הנתונים כדי ליצור רשימה חדשה של משתמשים ממופים.

   הרענון מוחק את רשימת המשתמשים הנוכחית בכלי לייבוא נתונים ואת כל העריכות הידניות שביצעתם בה.

6. אם לוחצים על רענון הנתונים, צריך לחזור ולהוסיף ידנית את כל המשתמשים שהשירות לא מוצא להם כתובות אימייל תואמות (שלב 2 בתחילת הקטע הזה).
7. לוחצים על שמירת השינויים.

אם יש לכם יותר מ-20 משתמשים

יוצרים ומעלים קובץ של ערכים מופרדים בפסיקים (CSV) שכולל את כל כתובות האימייל של המשתמשים ב-Exchange Online ואת הכתובות החדשות שלהם ב-Workspace. אתם גם יכולים להשתמש בקובץ CSV כדי לייבא משאבים לתזמון ביומן של Exchange Online למשאבים לתזמון ביומן Google, כמו חדרי ישיבות.

כדי לקבל מידע על משתמשים בדייר (tenant) ב-Exchange Online, אתם יכולים לעיין במאמר בנושא איך ואיפה מנהלים את חשבונות המשתמשים.

טיפ: אתם יכולים ללחוץ על הורדת קובץ CSV לדוגמה ולקבל קובץ לדוגמה.

כדי ליצור קובץ CSV משלכם:

1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים.
2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל מקור ב-Exchange ומוסיפים כתובת אימייל לכל משתמש ב-Exchange Online או משאב לתזמון ביומן שרוצים לייבא. בכל שורה צריכה להיות כתובת אימייל ייחודית.
3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google Workspace ומוסיפים אימייל ב-Workspace לכל משתמש או משאב לתזמון ביומן. כתובת האימייל לא צריכה להיות ייחודית.

   כל משתמש או משאב לתזמון ביומן צריכים להיות בשורה נפרדת.

   לדוגמה:

   כתובת אימייל מקור ב-Exchange	משתמש היעד ב-Google Workspace
   kim@example.com	kim@other-company.com
   alex@example.com	alex@other-company.com

   אפשר לייבא את הנתונים של עד 1,000 משתמשים או משאבים בכל פעם. קובץ ה-CSV חייב להיות קטן מ-10MB. אם יש עוד משתמשים צריך לבצע ייבוא נוסף.

4. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.

5. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:

   1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט נתונים ייבוא וייצוא של נתונים ייבוא נתונים.

      מעבר אל ייבוא נתונים

      כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

   2. לוחצים על העלאת CSV.
   3. בוחרים את הקובץ לוחצים על פתיחה.
   4. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.
      הערה: אם קובץ ה-CSV לא נטען, עוברים אל (אופציונלי) שלב 3: מחיקת קובץ CSV.

אם יש שגיאה במהלך ההעלאה של ה-CSV או אם ההעלאה נתקעת, אתם יכולים למחוק את ההגדרה הנוכחית ולהעלות קובץ חדש.

1. בוחרים את קובץ ה-CSV שרוצים להסיר.
2. לוחצים על סמל המחיקה .
3. לוחצים על כן כדי לאשר שאתם רוצים למחוק את קובץ ה-CSV.
4. כדי להעלות רשימה חדשה של המשתמשים במקור, עוברים אל שלב 2: בחירת משתמשים לייבוא ומבצעים את ההוראות לארגונים שיש בהם יותר מ-20 משתמשים.

כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-Exchange Online, משנים את ההגדרות שמפורטות פה.

1. במקורות נתונים, כדי לייבא את הנתונים של כל המשתמשים שבחרתם, מסמנים לפחות אחת מהתיבות האלה:
   • אימייל
   • אירועים ביומן
   • אנשי קשר: ייבוא חדש יוצר עותקים כפולים של כל אנשי הקשר שכבר ייבאתם. תוויות של אנשי קשר לא מועתקות.
2. בטווח תאריכים, לוחצים על תאריך להתחלת הייבוא של הנתונים מהמקור שבחרתם. כל האירועים ביומן והודעות האימייל שנשלחו או התקבלו אחרי התאריך הזה מועתקים ל-Workspace, וכל אנשי הקשר מועתקים, לא משנה מהו תאריך היצירה שלהם.
3. (אופציונלי) כדי לציין עוד הודעות אימייל ותיקיות, מסמנים את התיבות האלה:
   • כולל אימיילים שנמחקו – כדי לייבא הודעות אימייל שנמחקו.
   • כולל אימיילים שמוגדרים כספאם: ייבוא של כל הודעות האימייל בתיקיות הספאם.
   • לא כולל תיקיות ספציפיות – כדי לא להעביר הודעות שקיימות בתיקיות ספציפיות. כותבים את שמות התיקיות להחרגה בהפרדה באמצעות פסיקים. פרטים נוספים מופיעים בקטע איך להחריג תיקיות מהייבוא.
4. (אופציונלי) כדי לייבא את היומנים והאירועים של משתמשים ב-Exchange Online, כולל יומנים של פגישות אישיות, לוחצים על העתקת יומנים נוספים. אחרי הייבוא, היומנים האלה נמצאים ביומנים אחרים ביומן Google.
5. (אופציונלי) כדי להעביר אירועים ביומן ואנשי קשר של משתמשים שלא מייבאים, מוסיפים ידנית רשימה של משתמשים ומשאבים נוספים בקובץ CSV. ברשימה הזאת יכולים להיות מוזמנים לאירועים שלא כלולים בייבוא. לדוגמה, יכול להיות שתכננתם לייבא משתמשים מסוימים בשלב מאוחר יותר, או שהרשימה כוללת אורחים מחוץ לארגון.
   1. מסמנים את התיבה העלאת רשימה להעתקת כתובות אימייל של משתמשים שלא מייבאים.
   2. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים.
   3. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל מקור ומוסיפים את כתובת האימייל המקורית של המשתמש.
   4. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומוסיפים את כתובת האימייל החדשה.

      כל משתמש צריך להיות בשורה נפרדת.

      לדוגמה:

      כתובת אימייל של המקור	כתובת אימייל יעד
      kim@example.com	kim@other-company.com
      alex@example.com	alex@other-company.com

   5. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
   6. לוחצים על העלאת CSV ופועלים לפי ההוראות להעלאה של קובץ CSV.
   7. (אופציונלי) כדי לקבוע מה קורה כשהשירות מוצא עוד משתמשים בתהליך, מסמנים את התיבה אם המשתמשים לא ברשימה שהועלתה, הכתובת שלהם תועתק ומשאירים את שם הדומיין שנמצא או בוחרים שם דומיין אחר מהרשימה.

      ההגדרה הזאת לא פועלת במשאבי יומנים של Exchange Online. צריך להשתמש בקובץ CSV כדי למפות אותם למשאבים לתזמון ביומן Google.

6. לוחצים על שמירת השינויים.

החרגת תיקיות מייבוא

• מוסיפים בנפרד כל שם של תיקייה או תיקיית משנה ב-Exchange Online.
• אם מחריגים תיקייה, הייבוא לא כולל את תיקיות המשנה והודעות האימייל שנמצאות בתוכה.
• כדי להחריג תיקיית משנה, צריך להשתמש בנתיב המלא ולהפריד את השם של התיקייה הראשית מהשם של תיקיית המשנה באמצעות לוכסן (/). לדוגמה:
  • אם רוצים להחריג את תיקיית המשנה אסיה שנמצאת בתיקייה נסיעות, מזינים נסיעות/אסיה.
  • אם מוסיפים גם נסיעות לרשימה, למשל נסיעות, נסיעות/אסיה, כל תיקיות המשנה מוחרגות באופן אוטומטי.
• כדי להחריג תיקייה שבשם שלה יש לוכסן (/), מחליפים כל לוכסן בקו תחתון (_). לדוגמה, אם רוצים להחריג תיקייה שנקראת תיקייה/עם/לוכסן, מוסיפים אותה כך: תיקייה_עם_לוכסן.
• אפשר גם להחריג תיקיות שקיימות במיקרוסופט כברירת מחדל, כמו "פריטים שנמחקו", "דואר נכנס" או "דואר זבל", ותיקיות שהמשתמשים יצרו.

ייבוא של יומנים נוספים

כשאתם מייבאים יומנים נוספים של Outlook, כמו יומן לפגישות אישיות, הם יופיעו כיומנים אחרים ביומן Google.

1. לוחצים על התחלת הייבוא.
2. הסטטוס משתנה לבתהליך והמידע הבא מתעדכן בזמן אמת:
   • פריטים שנמצאו – המספר הכולל של הפריטים (הודעות, תיקיות ומשימות אחרות) שהמערכת ייבאה, דילגה עליהם או לא הצליחה לייבא.
   • אזהרה – מספר הפריטים שיובאו, אבל שהיבוא שלהם לא הושלם כצפוי.
   • נכשלו – מספר הפריטים שהייבוא שלהם נכשל בגלל שגיאה.
   • נתונים שדילגו עליהם – מספר הפריטים שהמערכת דילגה עליהם.
   • הועברו בהצלחה – מספר הפריטים שיובאו.
   • משתמשים שעובדו – מספר המשתמשים שהייבוא שלהם הושלם לכל סוגי הנתונים שנבחרו.
   • אימיילים שנמצאו – מספר הודעות האימייל בחשבונות Exchange Online של המשתמשים.
   • אימיילים שיובאו – מספר הודעות האימייל שיובאו.
   • אימיילים שדילגו עליהם – מספר הודעות האימייל שהמערכת דילגה עליהם. לדוגמה, אימייל מסומן כאימייל שדילגו עליו אם הוא כבר יובא במסגרת ייבוא מלא ואז אתם מפעילים ייבוא דלתא.
   • אימיילים שנכשלו – מספר הודעות האימייל שלא יובאו.
   • יומנים שעובדו – מספר היומנים שיובאו.
   • אירועים ביומן שהתגלו – מספר האירועים בחשבונות Exchange Online של המשתמשים.
   • אירועים ביומן שיובאו – מספר האירועים שיובאו.
   • אירועים ביומן שהושמטו – מספר האירועים שהושמטו. לדוגמה, אירוע מסומן כאירוע שהושמט אם הוא כבר יובא בצורה מלאה ואז אתם מפעילים ייבוא דלתא.
   • אירועים ביומן שנכשלו – מספר האירועים שהייבוא שלהם נכשל.
   • אנשי קשר שעלו בחיפוש – מספר אנשי הקשר בחשבונות של משתמשי Exchange Online.
   • אנשי קשר שיובאו – מספר אנשי הקשר שיובאו.
   • אנשי קשר שדילגו עליהם – מספר אנשי הקשר שהמערכת דילגה עליהם. לדוגמה, איש קשר מסומן כאיש קשר שדילגו עליו אם הוא כבר יובא בצורה מלאה ואז אתם מפעילים ייבוא דלתא.
   • אנשי קשר שהייבוא שלהם נכשל – מספר האירועים שהייבוא שלהם נכשל.

   אתם יכולים לצאת מדף הייבוא בלי להפריע לייבוא. הייבוא ימשיך אם לא תבטלו אותו.

   בסיום ההעברה תקבלו אימייל שכולל נתונים סטטיסטיים על ההעברה. כל הדוחות מצורפים.

3. (אופציונלי) כדי לייצא דוח על ייבוא שבאמצע התהליך:
   1. לוחצים על צפייה ביומני ייבוא הנתונים או על ייצוא של דוח המשתמשים.
   2. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על סמל המשימות הקישור לדוח.
   3. לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets כדי לפתוח את הדוח.
   4. כדי לייצא ולפרש את הדוחות, אפשר לעיין במאמר בנושא הסבר על דוחות ייבוא נתונים מ-Exchange Online.

כדי להפסיק ייבוא נתונים באמצע, לוחצים על הפסקת הייבוא. יכול להיות שיעברו כמה דקות עד שהייבוא יפסיק, ותהליך הייבוא לא יחזור למצב הקודם.

הודעות אימייל, יומנים, אירועים ביומן ואנשי קשר שיובאו לפני שהפסקתם את הייבוא לא נמחקים מ-Gmail, מיומן Google או מאנשי הקשר בחשבון Google.

אחרי שסיימתם לייבא נתונים, אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא כדי להעתיק ל-Workspace נתונים שנוספו או עודכנו לאחרונה. אתם יכולים גם להשתמש בייבוא דלתא כדי להעתיק נתונים שהייבוא שלהם נכשל בפעם הראשונה. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הפעלת ייבוא דלתא.