अगर आपके पास एक उपयोगकर्ता वाली सदस्यता है, तो एक उपयोगकर्ता वाली सदस्यता संग्रहित करना पर जाएं.
जब कोई कर्मचारी आपकी कंपनी छोड़ देता है, तो उसके उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित किया जा सकता है. इससे उसके डेटा को सुरक्षित तरीके से बनाए रखा जा सकता है. साथ ही, उसे Google Workspace की सेवाओं को ऐक्सेस करने से रोका जा सकता है. किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने से, खाते की स्थिति बदलकर संग्रहित हो जाती है. साथ ही, उपयोगकर्ता को Archived User लाइसेंस असाइन कर दिया जाता है.
संग्रहित किए गए उपयोगकर्ताओं का डेटा, आपके संगठन के पूल किए गए स्टोरेज की सीमा में गिना जाता है.
संग्रहित किए गए उपयोगकर्ता के खाते और डेटा का क्या होता है?
किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने पर, Google उस उपयोगकर्ता के Google Workspace सेवाओं के डेटा को सुरक्षित तरीके से सेव रखता है. अगर उपयोगकर्ता के पास Google Vault का लाइसेंस है या Archived User की सदस्यता का ऐसा लाइसेंस है जिसमें Vault शामिल है, तो उपयोगकर्ता का डेटा Vault में निजी डेटा के रखरखाव के नियमों और होल्ड के मुताबिक सुरक्षित रखा जाता है. साथ ही, इस डेटा को खोजा और एक्सपोर्ट किया जा सकता है. ज़्यादा जानें
उपयोगकर्ता का डेटा, आपके संगठन के उन अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध होता है जिनके पास Google Vault का लाइसेंस है. यह डेटा, मुख्य सेवाओं (जैसे, Gmail और Google Drive) और गैर-मुख्य सेवाओं (जैसे, Classroom) से लिया जाता है.
उपयोगकर्ताओं का डेटा, एडमिन की ओर से सेट किए गए डेटा क्षेत्र में ही रहता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, अपने डेटा को सेव करने के लिए भौगोलिक जगह चुनना लेख पढ़ें.
ध्यान दें: Google Workspace for Education के चालू और संग्रहित, दोनों तरह के खातों के लिए, Education Standard या Education Plus का लाइसेंस असाइन किया जाना चाहिए. इससे, डेटा क्षेत्र से जुड़ी नीतियों का पालन किया जा सकेगा.
Google Drive में डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) की सुविधा, उपयोगकर्ताओं के डेटा पर काम करती रहती है. ज़्यादा जानकारी के लिए, डेटा को लीक होने से रोकने के लिए, Workspace में डीएलपी का इस्तेमाल करना लेख पढ़ें.
अगर उपयोगकर्ता के पास Vault या Google Voice जैसे किसी ऐड-ऑन की सदस्यता का लाइसेंस है, तो उसे संग्रहित करने के बाद भी उसके पास लाइसेंस रहेगा. अगर उपयोगकर्ता को अब ऐड-ऑन की सदस्यता की ज़रूरत नहीं है, तो उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने के बाद, लाइसेंस हटाया जा सकता है. लाइसेंस हटाने के बारे में ज़्यादा जानें.
ऐक्टिव और निलंबित उपयोगकर्ताओं, दोनों को संग्रहित किया जा सकता है. किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने पर, उसका चालू Google Workspace लाइसेंस 24 घंटे के अंदर फिर से असाइन करने के लिए उपलब्ध हो जाता है.
किसी उपयोगकर्ता को संग्रहित करने के बाद
किसी उपयोगकर्ता को संग्रहित करने के बाद, वह:
- किसी भी सिस्टम पर, मैनेज किए गए अपने Google खाते में साइन इन नहीं कर सकते. इसमें Google Workspace की सेवाएं शामिल हैं. जैसे, Gmail, Google Calendar, और Drive.
- ग्लोबल पता सूची में नहीं दिखते. उपयोगकर्ता डायरेक्ट्री लिस्टिंग में, उपयोगकर्ता को संग्रहित किए गए स्टेटस के साथ दिखाया जाता है. किसी उपयोगकर्ता खाते का स्टेटस देखना पर जाएं.
- इसे मिटाया या अनआर्काइव किया जा सकता है. हालांकि, Admin console में इसे निलंबित नहीं किया जा सकता.
- उपयोगकर्ता की रिपोर्ट में, संग्रहित किए गए खाते का स्टेटस दिखता है. इससे संग्रहित किए गए खातों को मॉनिटर करना, मैनेज करना, और आखिर में मिटाना आसान हो जाता है.
- नए ईमेल और कैलेंडर के न्योते नहीं मिल सकते, क्योंकि इन्हें संग्रहित किए गए उपयोगकर्ता के खाते में भेजे जाने पर ब्लॉक कर दिया जाता है.
अनारकाइव करने की सुविधा कैसे काम करती है
किसी उपयोगकर्ता खाते को वापस लाने पर, वह अपनी पिछली स्थिति में लौट आता है. साथ ही, उसे अपने पिछले सभी डेटा का ऐक्सेस वापस मिल जाता है.
किसी उपयोगकर्ता को संग्रह से हटाने के लिए, आपके पास ऐसा लाइसेंस होना चाहिए जो उसके Google Workspace के वर्शन से मेल खाता हो. अगर कोई चालू लाइसेंस उपलब्ध नहीं है, तो संग्रह से हटाने की प्रोसेस पूरी नहीं होगी. साथ ही, उपयोगकर्ता को संग्रहित उपयोगकर्ता के लाइसेंस के साथ संग्रहित ही रखा जाएगा.
किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने से हटाने के बाद, आपको उन्हें Google Workspace का लाइसेंस मैन्युअल तरीके से असाइन करना होगा.
शुरू करने से पहले: Archived User की सदस्यता खरीदें
किसी उपयोगकर्ता के खाते को संग्रहित करने के लिए, आपके पास Archived User की सदस्यता होनी चाहिए. अगर आपके पास ये चीज़ें हैं:
- Enterprise Standard या Enterprise Plus—Google Admin console में जाकर, संग्रहित उपयोगकर्ता के लिए सदस्यता खरीदी जा सकती है. तरीके के बारे में जानने के लिए, अपने खाते में पैसे चुकाकर ली जाने वाली सदस्यता जोड़ना पर जाएं.
- Business Starter, Business Standard या Business Plus—आपके पास Admin console में जाकर, संग्रहित उपयोगकर्ता के खाते की सदस्यता खरीदने का विकल्प हो सकता है. यह देखने के लिए कि उपयोगकर्ता के खाते को संग्रहित किया गया है या नहीं, किसी उपयोगकर्ता के खाते को संग्रहित करना या संग्रह से हटाना (इस पेज पर बाद में) लेख में दिया गया तरीका अपनाएं.
- Education Fundamentals, Education Standard या Education Plus—उपयोगकर्ता के लाइसेंस को संग्रहित करने की सुविधा, Google Workspace for Education की आपकी सदस्यता में शामिल है. अगर आपके पास अनुरोध करने के लिए टोकन नहीं बचे हैं, तो सहायता टीम से संपर्क करके ज़्यादा टोकन का अनुरोध किया जा सकता है.
इसके अलावा, सभी वर्शन के लिए, Google सेल्स रेप्रज़ेंटेटिव या Google Cloud पार्टनर से संपर्क किया जा सकता है.
किसी उपयोगकर्ता खाते को आर्काइव करना या आर्काइव से हटाना
इन चरणों को पूरा करने के लिए, आपके पास उपयोगकर्ता मैनेजमेंट से जुड़ा सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.Education ग्राहकों के लिए, कृपया यह लेख पढ़ें.
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Google Admin console में, मेन्यू
डायरेक्ट्री उपयोगकर्ता पर जाएं.इसके लिए, आपके पास यूज़र मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.
- उपयोगकर्ता सूची में, उपयोगकर्ता को ढूंढें. अगर आपको मदद चाहिए, तो उपयोगकर्ता खाता ढूंढें पर जाएं.
किसी उपयोगकर्ता को संग्रहित करने के लिए:
- उपयोगकर्ता खाते पर कर्सर ले जाएं और ज़्यादा विकल्प पर क्लिक करें.
- अगर आपने यह चुना है:
- Enterprise Standard या Enterprise Plus—उपयोगकर्ता को संग्रहित करें को चुनें.
- Business Starter, Business Standard या Business Plus—उपयोगकर्ता को मिटाएं उपयोगकर्ता का खाता संग्रहित करें को चुनें.
अगर प्रॉम्प्ट किया जाए, तो आर्काइव किए गए उपयोगकर्ता की सदस्यता खरीदें पर क्लिक करें और प्रॉम्प्ट में दिए गए निर्देशों का पालन करें. अगर यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो Admin console में संग्रहित उपयोगकर्ता के लिए सदस्यता नहीं खरीदी जा सकती. इसके बजाय, Google सेल्स रेप्रज़ेंटेटिव या Google Cloud पार्टनर से संपर्क करें.
- पुष्टि करने के लिए, हो गया पर क्लिक करें.
किसी उपयोगकर्ता को संग्रह से निकालने के लिए:
- उपयोगकर्ता के नाम पर कर्सर ले जाएं और उपयोगकर्ता को वापस लाएं पर क्लिक करें.
- पुष्टि करने के लिए, हो गया पर क्लिक करें.
एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के खाते संग्रहित करना या उन्हें संग्रहित से हटाना
CSV फ़ाइल या Admin SDK API का इस्तेमाल करके, एक साथ कई उपयोगकर्ताओं को संग्रहित या संग्रहित से हटाया जा सकता है.
CSV फ़ाइल का इस्तेमाल करके, एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के खाते संग्रहित करने या संग्रहित किए गए खाते वापस लाने के लिए:
- CSV फ़ाइल से कई उपयोगकर्ताओं को जोड़ें या अपडेट करें में दिए गए निर्देशों का पालन करें.
- डाउनलोड किए गए CSV टेंप्लेट में, नया स्टेटस [सिर्फ़ अपलोड करें] कॉलम में जाकर, किसी उपयोगकर्ता को संग्रह में रखने के लिए संग्रह में रखा गया या संग्रह से निकालने के लिए चालू है डालें.
एडमिन SDK API का इस्तेमाल करके, एक से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को संग्रहित करने या संग्रह से हटाने के लिए:
- Method: users.update में दिए गए निर्देशों का पालन करें.
- हर उपयोगकर्ता के लिए, archived बूलियन वैरिएबल को True या False पर सेट करें.
सदस्यता रद्द करने के बजाय, उपयोगकर्ताओं के खाते संग्रहित करें
Google Workspace की सदस्यता रद्द करने की प्रोसेस शुरू करने पर, आपके पास सभी उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित करने का विकल्प हो सकता है. यह विकल्प तब उपलब्ध होता है, जब:
- Business, Enterprise Standard या Enterprise Plus वर्शन का इस्तेमाल करना
- ज़रूरत के हिसाब से प्लान के लिए बिल भेजा जाता है
- उपयोगकर्ताओं की संख्या 2 से 300 के बीच हो
उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर, सभी उपयोगकर्ताओं के खाते संग्रहित होने में कई घंटे लग सकते हैं.
किसी उपयोगकर्ता के संग्रहित किए गए स्टेटस की जांच करने के लिए:
इन चरणों को पूरा करने के लिए, आपके पास उपयोगकर्ता मैनेजमेंट से जुड़ा सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.-
Google Admin console में, मेन्यू
डायरेक्ट्री उपयोगकर्ता पर जाएं.इसके लिए, आपके पास यूज़र मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.
- उपयोगकर्ता सूची में, उपयोगकर्ता को ढूंढें. अगर आपको मदद चाहिए, तो उपयोगकर्ता खाता ढूंढें पर जाएं.
- उपयोगकर्ता के खाते को संग्रहित किया गया है या नहीं, इसकी पुष्टि करने के लिए स्टेटस कॉलम देखें.
संग्रहित करने की प्रोसेस का सामान्य स्टेटस देखने के लिए, सबसे ऊपर मौजूद, Tasks
पर क्लिक करें.
सभी उपयोगकर्ताओं के डेटा को संग्रहित करने के बाद, उनमें से एक या उससे ज़्यादा उपयोगकर्ताओं के डेटा को संग्रहित करने की प्रोसेस को पहले जैसा किया जा सकता है. इसके लिए, इस पेज पर दिए गए डेटा को संग्रहित करने की प्रोसेस को पहले जैसा करने के दोनों में से किसी एक तरीके का इस्तेमाल करें.
सदस्यता रद्द करने के तरीके के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, Google Workspace की सदस्यता रद्द करना लेख पढ़ें.