जब कोई कर्मचारी आपकी कंपनी छोड़ देता है, तो उसके उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित किया जा सकता है. इससे उसके डेटा को सुरक्षित तरीके से सेव रखा जा सकता है. साथ ही, उसे Google Workspace की सेवाओं को ऐक्सेस करने से रोका जा सकता है. किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने से, उसकी स्थिति बदलकर 'संग्रहित किया गया' हो जाती है. साथ ही, उसे Archived User लाइसेंस असाइन कर दिया जाता है.
संग्रहित किए गए उपयोगकर्ताओं का डेटा, संगठन के पूल किए गए स्टोरेज की सीमा में गिना जाता है.
संग्रहित किए गए उपयोगकर्ता के खाते और डेटा का क्या होता है?
किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने पर, Google उस उपयोगकर्ता के Google Workspace सेवाओं के डेटा को सुरक्षित तरीके से सेव रखता है. अगर उपयोगकर्ता के पास Google Vault का लाइसेंस है या Archived User सदस्यता का ऐसा लाइसेंस है जिसमें Vault शामिल है, तो उपयोगकर्ता के डेटा को Vault में निजी डेटा के रखरखाव के नियमों और होल्ड के हिसाब से सुरक्षित रखा जाता है. साथ ही, डेटा को खोजा और एक्सपोर्ट किया जा सकता है. ज़्यादा जानें
उपयोगकर्ता का डेटा, आपके संगठन के उन अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध होता है जिनके पास Google Vault का लाइसेंस है. यह डेटा, मुख्य सेवाओं (जैसे, Gmail और Google Drive) और गैर-मुख्य सेवाओं (जैसे, Classroom) से लिया जाता है.
उपयोगकर्ताओं का डेटा, एडमिन के सेट किए गए डेटा क्षेत्र में ही रहता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, अपने डेटा को सेव करने के लिए भौगोलिक जगह चुनना लेख पढ़ें.
ध्यान दें: Google Workspace for Education के चालू और संग्रहित, दोनों तरह के खातों के लिए, Education Standard या Education Plus का लाइसेंस असाइन किया जाना चाहिए. इससे, डेटा क्षेत्र से जुड़ी नीतियों का पालन किया जा सकेगा.
Google Drive में डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) की सुविधा, उपयोगकर्ताओं के डेटा पर काम करती रहती है. ज़्यादा जानकारी के लिए, डेटा को लीक होने से रोकने के लिए, Workspace में डीएलपी का इस्तेमाल करना लेख पढ़ें.
अगर उपयोगकर्ता के पास Vault या Google Voice जैसी ऐड-ऑन सदस्यता का लाइसेंस है, तो उसे संग्रहित करने के बाद भी उसके पास लाइसेंस रहेगा. अगर उपयोगकर्ता को अब ऐड-ऑन की सदस्यता की ज़रूरत नहीं है, तो उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने के बाद लाइसेंस हटाया जा सकता है. लाइसेंस हटाने के बारे में ज़्यादा जानें.
आपके पास सक्रिय और निलंबित उपयोगकर्ताओं, दोनों के खातों को संग्रहित करने का विकल्प होता है. किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने पर, उसका चालू Google Workspace लाइसेंस 24 घंटे के अंदर किसी दूसरे उपयोगकर्ता को फिर से असाइन किया जा सकता है.
किसी उपयोगकर्ता को संग्रहित करने के बाद
किसी उपयोगकर्ता को संग्रहित करने के बाद, वह:
- किसी भी सिस्टम पर, मैनेज किए गए अपने Google खाते में साइन इन नहीं कर सकते. इसमें Google Workspace की सेवाएं शामिल हैं. जैसे, Gmail, Google Calendar, और Drive.
- ग्लोबल पता सूची में नहीं दिखते. उपयोगकर्ता की डायरेक्ट्री लिस्टिंग में, उपयोगकर्ता को संग्रहित किए गए स्टेटस के साथ दिखाया जाता है. उपयोगकर्ता खाते की स्थिति देखना पर जाएं.
- Admin console में इसे मिटाया या अनआर्काइव किया जा सकता है, लेकिन निलंबित नहीं किया जा सकता.
- उपयोगकर्ता की रिपोर्ट में, संग्रहित किए गए खाते का स्टेटस दिखता है. इससे संग्रहित किए गए खातों को मॉनिटर करना, मैनेज करना, और आखिर में मिटाना आसान हो जाता है.
- नए ईमेल और कैलेंडर के न्योते नहीं मिल सकते, क्योंकि इन्हें संग्रहित किए गए उपयोगकर्ता के खाते में भेजे जाने पर ब्लॉक कर दिया जाता है.
अनारकाइव करने की सुविधा कैसे काम करती है
किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित से हटाने पर, वह अपनी पिछली स्थिति में वापस आ जाता है. साथ ही, उसे अपने पिछले सभी डेटा का ऐक्सेस वापस मिल जाता है.
किसी उपयोगकर्ता को संग्रह से हटाने के लिए, आपके पास ऐसा लाइसेंस होना चाहिए जो उसके Google Workspace के वर्शन से मेल खाता हो. अगर कोई चालू लाइसेंस उपलब्ध नहीं है, तो संग्रह से हटाने की प्रोसेस पूरी नहीं हो पाएगी. साथ ही, उपयोगकर्ता को संग्रहित उपयोगकर्ता के लाइसेंस के साथ संग्रहित ही रखा जाएगा.
किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने से हटाने के बाद, आपको उन्हें Google Workspace का लाइसेंस मैन्युअल तरीके से असाइन करना होगा.
शुरू करने से पहले: Archived User की सदस्यता खरीदें
किसी उपयोगकर्ता को संग्रहित करने के लिए, आपके पास Archived User की सदस्यता होनी चाहिए. अगर आपके पास ये चीज़ें हैं:
- Enterprise Standard या Enterprise Plus—Google Admin console में जाकर, Archived User सदस्यता खरीदी जा सकती है. तरीके के बारे में जानने के लिए, अपने खाते में पैसे चुकाकर ली जाने वाली सदस्यता जोड़ना पर जाएं.
- Business Starter, Business Standard या Business Plus—आपके पास Admin console में, Archived User की सदस्यता खरीदने का विकल्प हो सकता है. यह देखने के लिए कि उपयोगकर्ता के खाते को संग्रहित किया जा सकता है या नहीं, किसी उपयोगकर्ता के खाते को संग्रहित करना या संग्रहित किए गए खाते को वापस लाना (इस पेज पर बाद में) में दिया गया तरीका अपनाएं.
- Education Fundamentals, Education Standard या Education Plus—Archive User के लाइसेंस, Google Workspace for Education की आपकी सदस्यता में शामिल होते हैं. अगर आपके पास कोई अनुरोध नहीं बचा है, तो सहायता टीम से संपर्क करके और अनुरोध किए जा सकते हैं.
इसके अलावा, सभी वर्शन के लिए, Google के सेल्स प्रतिनिधि या Google Cloud पार्टनर से संपर्क किया जा सकता है.
किसी उपयोगकर्ता खाते को आर्काइव करना या आर्काइव से निकालना
इन चरणों को पूरा करने के लिए, आपके पास उपयोगकर्ता को मैनेज करने का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.Education के ग्राहकों के लिए, कृपया यह लेख पढ़ें.
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Google Admin console में, मेन्यू
डाइरेक्ट्री
उपयोगकर्ता पर जाएं.इसके लिए, आपके पास यूज़र मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.
- उपयोगकर्ता सूची में, उपयोगकर्ता को ढूंढें. अगर आपको मदद चाहिए, तो उपयोगकर्ता खाता ढूंढें पर जाएं.
किसी उपयोगकर्ता को संग्रहित करने के लिए:
- उपयोगकर्ता खाते पर कर्सर ले जाएं और ज़्यादा विकल्प पर क्लिक करें.
- अगर आपने यह चुना है:
- Enterprise Standard या Enterprise Plus—उपयोगकर्ता को संग्रहित करें को चुनें.
- Business Starter, Business Standard या Business Plus—उपयोगकर्ता का खाता मिटाएं को चुनें
उपयोगकर्ता का खाता संग्रहित करें पर क्लिक करें.
अगर प्रॉम्प्ट मिलता है, तो आर्काइव किए गए उपयोगकर्ता की सदस्यता खरीदें पर क्लिक करें और प्रॉम्प्ट में दिए गए निर्देशों का पालन करें. अगर यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो Admin console में जाकर, संग्रहित किए गए उपयोगकर्ता के लिए सदस्यता नहीं खरीदी जा सकती. इसके बजाय, Google के सेल्स रेप्रज़ेंटेटिव या Google Cloud पार्टनर से संपर्क करें.
- पुष्टि करने के लिए, हो गया पर क्लिक करें.
किसी उपयोगकर्ता को संग्रह से निकालने के लिए:
- उपयोगकर्ता के नाम पर कर्सर ले जाएं और उपयोगकर्ता को वापस लाएं पर क्लिक करें.
- पुष्टि करने के लिए, हो गया पर क्लिक करें.
एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के खाते संग्रहित करना या उन्हें संग्रहित से हटाना
CSV फ़ाइल या Admin SDK API का इस्तेमाल करके, एक साथ कई उपयोगकर्ताओं को संग्रहित या संग्रहित की गई स्थिति से हटाया जा सकता है.
CSV फ़ाइल का इस्तेमाल करके, एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के खाते संग्रहित करने या संग्रहित किए गए खाते वापस लाने के लिए:
- CSV फ़ाइल से कई उपयोगकर्ताओं को जोड़ना या अपडेट करना में दिए गए निर्देशों का पालन करें.
- डाउनलोड किए गए CSV टेंप्लेट में, नया स्टेटस [सिर्फ़ अपलोड करें] कॉलम में, किसी उपयोगकर्ता को संग्रह करने के लिए संग्रहित किया गया या किसी उपयोगकर्ता को संग्रह से निकालने के लिए चालू है डालें.
एडमिन SDK API का इस्तेमाल करके, एक से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को संग्रहित करने या संग्रह से हटाने के लिए:
- Method: users.update में दिए गए निर्देशों का पालन करें.
- हर उपयोगकर्ता के लिए, archived बूलियन वैरिएबल को True या False पर सेट करें.
सदस्यता रद्द करने के बजाय, उपयोगकर्ताओं के खाते संग्रहित करें
Google Workspace की सदस्यता रद्द करने की प्रोसेस के दौरान, आपके पास सभी उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित करने का विकल्प होता है. यह विकल्प तब उपलब्ध होता है, जब:
- आपके पास Business, Enterprise Standard या Enterprise Plus वर्शन होना चाहिए
- ज़रूरत के हिसाब से प्लान के लिए बिल भेजा जाता है
- उपयोगकर्ताओं की संख्या 2 से 300 के बीच हो
उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर, सभी के डेटा को संग्रहित करने में कई घंटे लग सकते हैं.
किसी उपयोगकर्ता के संग्रहित किए गए स्टेटस की जांच करने के लिए:
इन चरणों को पूरा करने के लिए, आपके पास उपयोगकर्ता को मैनेज करने का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.-
Google Admin console में, मेन्यू
डाइरेक्ट्री
उपयोगकर्ता पर जाएं.इसके लिए, आपके पास यूज़र मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.
- उपयोगकर्ता सूची में, उपयोगकर्ता को ढूंढें. अगर आपको मदद चाहिए, तो उपयोगकर्ता खाता ढूंढें पर जाएं.
- उपयोगकर्ता के खाते को संग्रहित किया गया है या नहीं, इसकी पुष्टि करने के लिए स्टेटस कॉलम देखें.
संग्रहित करने की प्रोसेस का सामान्य स्टेटस देखने के लिए, सबसे ऊपर मौजूद, Tasks
पर क्लिक करें.
सभी उपयोगकर्ताओं के डेटा को संग्रहित करने के बाद, आपके पास उनमें से एक या उससे ज़्यादा उपयोगकर्ताओं के डेटा को संग्रह से बाहर निकालने का विकल्प होता है. इसके लिए, इस पेज पर पहले बताए गए संग्रह से बाहर निकालने के दोनों में से किसी एक तरीके का इस्तेमाल करें.
सदस्यता रद्द करने के चरणों के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, Google Workspace की सदस्यता रद्द करना लेख पढ़ें.