כברירת מחדל, המשתמשים בארגון יכולים לראות את פרטי הפרופיל של כל שאר המשתמשים. כדי להגביל את המשתמשים שאפשר למצוא ברשימות ההשלמה האוטומטית, באנשי הקשר ובחיפושים, צריך להגדיר ספרייה בהתאמה אישית. אפשר להקצות ספריות לפי יחידה ארגונית, כך שחלק מהמשתמשים יקבלו ספרייה מותאמת אישית וחלק יקבלו את כל אנשי הקשר בספרייה או לא יקבלו אף אחד. מידע נוסף על הגדרות הגישה
לדוגמה, אתם יכולים להגדיר ספרייה מותאמת אישית לעובדים זמניים שתכלול רק את האנשים בצוות שלהם, ולאפשר לעובדים במשרה מלאה למצוא את כל המשתמשים בספרייה.
אפשר ליצור עד 100 ספריות בהתאמה אישית.
הרשאות נדרשות
כדי ליצור ספריות בהתאמה אישית, צריך את כל הרשאות האדמין הבאות:
- שירותים > הגדרות שירותים
- הרשאות Admin API > קבוצות > קריאה (ההרשאה המינימלית הנדרשת אם הקבוצות כבר הוגדרו). אם אתם צריכים ליצור או לערוך קבוצות, תצטרכו את ההרשאות הנוספות האלה ל-Groups.
שלב 1: הסתרת ספריית הכתובות
אם אתם לא רוצים שהמשתמשים יוכלו לראות את פרטי יצירת הקשר עד שתגדירו את המדריכים המותאמים אישית, השביתו את שיתוף פרטי יצירת הקשר.
שלב 2: ארגון המשתמשים
הגדרת יחידות ארגוניות וקבוצות לשימוש בספריות מותאמות אישית. כדי להוסיף משתמשים לספרייה מותאמת אישית, צריך להוסיף את המשתמשים לקבוצות ואז להוסיף את הקבוצות האלה לספרייה המותאמת אישית. לאחר מכן מקצים ספריות בהתאמה אישית ליחידות ארגוניות.
- יוצרים יחידות ארגוניות שתואמות לקבוצות המשתמשים שרוצים להקצות להן ספריות מותאמות אישית. לדוגמה, אם אתם רוצים שעובדים במשרה מלאה ישתמשו בספרייה שונה מזו של מתמחים, אתם יכולים ליצור יחידה ארגונית לכל קבוצת עובדים.
- הוספת משתמשים ליחידות ארגוניות
- יוצרים קבוצות Google ומוסיפים אליהן משתמשים. אתם יכולים להשתמש בקבוצות האלה כדי לאכלס ספריות מותאמות אישית. לדוגמה, אפשר ליצור קבוצות של מנהלים, עובדים במשרה מלאה, מתמחים וספקים. הערה: אי אפשר להוסיף קבוצות דינמיות לספרייה מותאמת אישית.
טיפ: כדי להסתיר את חברי הקבוצה, מגדירים את רמת הגישה של הקבוצה למוגבלת. כדי להסתיר את כתובת האימייל של הקבוצה ממשתמשים שלא חברים בה, צריך להסתיר את הקבוצה מספריית הקבוצות.
שלב 3: יצירת ספרייה בהתאמה אישית
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
הגדרות הספרייה.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הגדרות החשיפה.
- בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית שרוצים ליצור עבורה את הספרייה.
- בקטע חשיפה במדריך, בוחרים באפשרות משתמשים במדריך מותאם אישית.
- למטה, לוחצים על יצירת קובץ חדש.
- מזינים שם לספרייה המותאמת אישית.
בקטע Include groups (כולל קבוצות), מסמנים את התיבות לצד הקבוצות שרוצים לכלול בספרייה המותאמת אישית. כדי לעבור ישירות לקבוצה, מזינים את שם הקבוצה ולוחצים על חיפוש.
הערה: כשמוסיפים קבוצה למדריך מותאם אישית, הקבוצה לא מוסתרת ממשתמשים אחרים. כל אחד יכול למצוא את כתובת הקבוצה ולראות את חברי הקבוצה אם רמות הגישה לקבוצה מאפשרות זאת. מידע נוסף על ניהול קבוצות
לוחצים על יצירה ואז על שמירה.
שלב 4: הצגת ספריית אנשי הקשר
כדי לאפשר לאנשים בארגון שלכם למצוא פרטי קשר ולהשתמש בהם, אתם צריכים להפעיל את שיתוף פרטי הקשר. עכשיו:
- משתמשים שהוקצתה להם ספריה מותאמת אישית יכולים למצוא רק אנשים בספריה המותאמת אישית הזו. הם יכולים למצוא את כל אנשי הקשר החיצוניים ששותפו. הם יכולים גם לראות את כל הקבוצות שגלויות להם.
- משתמשים ביחידות ארגוניות שלא הוקצתה להן ספריה מותאמת אישית יכולים למצוא:
- כל מי שמופיע בספרייה, אם היחידה הארגונית שלו לא מקבלת בירושה ספרייה מותאמת אישית, או
- רק אנשים במאגר פרטים מותאם אישית, אם היחידה הארגונית שלהם יורשת מאגר פרטים מותאם אישית מיחידת הורה.