כברירת מחדל, משתמשים בארגון יכולים למצוא את פרטי הפרופיל של כל שאר המשתמשים. כדי להגביל את המשתמשים שאפשר למצוא ברשימות של השלמה אוטומטית, באנשי הקשר ובחיפושים, צריך להגדיר ספרייה בהתאמה אישית. להקצות ספריות לפי יחידה ארגונית, כך שחלק מהמשתמשים יקבלו ספרייה בהתאמה אישית, וחלק יקבלו את כל אנשי הקשר בספרייה או לא יקבלו אף אחד. מידע נוסף על הרשאות הגישה
לדוגמה, אתם יכולים להגדיר ספרייה מותאמת אישית לעובדים זמניים שכוללת רק אנשים מהצוות שלהם, ולאפשר לעובדים במשרה מלאה למצוא את כל המשתמשים בספרייה.
אפשר ליצור עד 100 ספריות בהתאמה אישית.
הרשאות נדרשות
כדי ליצור ספריות בהתאמה אישית, צריך את כל הרשאות האדמין הבאות:
- שירותים > הגדרות שירותים
- הרשאות Admin API > קבוצות > קריאה (המינימום הנדרש אם הקבוצות כבר מוגדרות). כדי ליצור או לערוך קבוצות, צריך את ההרשאות הנוספות האלה לקבוצות.
שלב 1: מסתירים את הספרייה
אם אתם לא רוצים שהמשתמשים ימצאו פרטים ליצירת קשר עד שתגדירו את הספריות בהתאמה אישית, השביתו את שיתוף אנשי הקשר.
שלב 2: מארגנים את המשתמשים
להגדיר יחידות ארגוניות וקבוצות כדי להשתמש בספריות מותאמות אישית. כדי להוסיף משתמשים לספרייה מותאמת אישית, צריך להוסיף את המשתמשים לקבוצות ואז להוסיף את הקבוצות האלה לספרייה המותאמת אישית. לאחר מכן, מקצים ספריות בהתאמה אישית ליחידות ארגוניות.
- יוצרים יחידות ארגוניות שתואמות לקבוצות המשתמשים שאתם רוצים להקצות להן ספריות מותאמות אישית. לדוגמה, אם אתם רוצים שעובדים במשרה מלאה ישתמשו בספרייה שונה מזו של המתמחים, אתם יכולים ליצור יחידה ארגונית לכל קבוצת עובדים.
- הוספת משתמשים ליחידות ארגוניות.
- יוצרים קבוצות ב-Google ומוסיפים אליהן משתמשים. אתם יכולים להשתמש בקבוצות האלה כדי לאכלס ספריות בהתאמה אישית. לדוגמה, אפשר ליצור קבוצות של מנהלים, עובדים במשרה מלאה, מתמחים וספקים. הערה: אי אפשר להוסיף קבוצות דינמיות לספרייה בהתאמה אישית.
טיפ: כדי להסתיר את חברי הקבוצה, מגדירים את רמת הגישה של הקבוצה למוגבלת. כדי להסתיר את כתובת האימייל של הקבוצה ממשתמשים שלא חברים בה, מסתירים את הקבוצה מספריית הקבוצות.
שלב 3: יוצרים ספרייה בהתאמה אישית
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
הגדרות הספרייה.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות הספרייה.
- לוחצים על הגדרות הרשאות הגישה.
- בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית שרוצים ליצור לה את הספרייה.
- בקטע הרשאות גישה לספרייה, בוחרים באפשרות משתמשים בספרייה בהתאמה אישית.
- בתחתית המסך, לוחצים על יצירת פריט חדש.
- מזינים שם לספרייה המותאמת אישית.
בקטע הכללת קבוצות, מסמנים את התיבות לצד הקבוצות שרוצים לכלול בספרייה המותאמת אישית. כדי לעבור ישירות לקבוצה, מזינים את שם הקבוצה ולוחצים על חיפוש.
הערה: כשמוסיפים קבוצה לספרייה מותאמת אישית, הקבוצה לא מוסתרת ממשתמשים אחרים. כולם יכולים למצוא את כתובת הקבוצה ולראות את חברי הקבוצה, אם רמות הגישה של הקבוצה מאפשרות זאת. איך מנהלים קבוצות
לוחצים על יצירה ואז על שמירה.
שלב 4: הצגת הספרייה
כדי לאפשר לאנשים בארגון למצוא את פרטי הקשר ולהשתמש בהם, מפעילים את שיתוף אנשי הקשר. עכשיו:
- משתמשים שהוקצתה להם ספרייה מותאמת אישית יכולים למצוא רק אנשים שנמצאים בספרייה הזו. הם יכולים למצוא את כל אנשי הקשר החיצוניים ששותפו. הם גם יכולים למצוא את כל הקבוצות שגלויות להם.
- משתמשים ביחידות ארגוניות שלא הוקצתה להן ספרייה מותאמת אישית יכולים למצוא:
- כל מי שנמצא בספרייה, אם היחידה הארגונית שלו לא יורשת ספרייה מותאמת אישית, או
- רק אנשים בספרייה מותאמת אישית, אם היחידה הארגונית שלהם יורשת ספרייה מותאמת אישית מיחידה ארגונית ברמה גבוהה יותר.