Cuando tu organización tiene varias ediciones de Google Workspace, cuenta con una combinación de usuarios con diferentes licencias.
A continuación, se incluyen algunas preguntas frecuentes sobre la compra y el uso de varias ediciones de Google Workspace.
Cómo comenzar
Es la primera vez que uso Google Workspace. ¿Por dónde empiezo?
Los clientes que no hayan usado Google Workspace deben comenzar con la configuración básica. Los pasos son los mismos cuando deseas usar varias ediciones. La principal diferencia es que debes trabajar con un representante de ventas o socio de Google para comprar licencias para varias ediciones. Ve a Configura Google Workspace para tu organización.
¿Cómo compro licencias para varias ediciones de Google Workspace?
Comunícate con un representante de ventas o un socio de Google.
¿Puedo combinar una edición sin costo y una edición pagada?
No. No puedes combinar una edición sin costo, como Google Workspace for Nonprofits, con una edición pagada, como Business Standard. Solo puedes combinar diferentes tipos de licencias de Workspace si tienes ediciones pagadas de Workspace, como las ediciones Business y Enterprise. Si tienes una edición sin costo, primero debes actualizar todos tus usuarios a una edición pagada. Luego, puedes combinar diferentes ediciones pagadas.
¿Cómo funciona la facturación?
Los procesos de facturación son casi los mismos cuando tienes varias ediciones de Google Workspace, con las siguientes diferencias:
- En el caso de los clientes que tienen pagos automáticos o facturación mensual, la factura muestra cada edición de Google Workspace como un concepto independiente.
- Todas tus ediciones tienen la misma fecha de sorteo mensual. El primer mes se prorratea, según sea necesario, para alinear las fechas de extracción. Sin embargo, las fechas de renovación anuales de cada edición se mantienen separadas según la fecha en que compraste cada una.
Para obtener más información, consulta Facturación y pagos.
Uso de licencias con varias ediciones
¿Cómo administro las licencias de usuario?
En general, las licencias para varias ediciones de Google Workspace funcionan de la misma manera que para una sola edición. Si asignas licencias de forma manual, solo debes asignar la licencia correcta a cada usuario.
Nota: Si configuras unidades organizativas, los usuarios de las unidades organizativas secundarias pueden tener licencias diferentes de los usuarios de la unidad organizativa de nivel superior.
Asigna licencias automáticamente
- Solo puedes configurar la asignación automática de licencias para una de las ediciones. Cuando lo hagas, a todos los usuarios nuevos y a los que no tengan licencias se les asignarán automáticamente licencias para la edición. Los usuarios existentes conservarán su licencia actual, a menos que la reasignes manualmente.
- Puedes cambiar la licencia automática a otra edición de Google Workspace en cualquier momento. Cuando lo hagas, a todos los usuarios nuevos y a los que no tengan licencias se les asignarán automáticamente licencias para la nueva edición.
Obtén más información para asignar licencias.
¿Cómo agrego puestos (licencias o usuarios)?
El proceso para obtener más licencias o agregar usuarios es el mismo cuando tienes varias ediciones de Google Workspace. Si tienes activadas las licencias automáticas para una de tus ediciones, la cantidad de usuarios que puedes agregar se limita a la cantidad de licencias que tienes para esa edición.
¿Cómo cambio la licencia de un usuario a otra edición?
Puedes cambiar la licencia de un usuario a una edición diferente, por ejemplo, para actualizar a un usuario de Business Standard a Business Plus.
Puedes ajustar las licencias según tu plan de pagos:
- Si tienes el plan flexible, puedes actualizar algunos o todos tus usuarios en cualquier momento.
- Si tienes el plan anual, comunícate con tu representante de ventas o socio de Google y solicita los nuevos niveles de licencias. Tienes 15 días para asignar licencias. Después de 15 días, contamos la cantidad de licencias comprometidas y te cobramos en función de las licencias que asignaste a tus usuarios.
Por ejemplo, comienzas con 1,000 usuarios con licencias de Business Standard en el plan anual. Actualizas 500 usuarios a Business Plus a través de tu representante de ventas o socio de Google. Ahora tienes 15 días para cambiar los 500 usuarios actualizados a una licencia de Business Plus. Si solo cambias 300 usuarios a Business Plus en ese período, actualizaremos la cantidad de licencias comprometidas para Business Standard a 700 (las 1,000 originales menos las 300 que reasignaste) y te cobraremos en consecuencia.
Obtén más información para cambiar la licencia de un usuario a otra edición.
¿Cómo les doy a los usuarios licencias para funciones adicionales?
Si necesitas funciones adicionales para algunos usuarios, puedes hacer lo siguiente:
- Asignarle una licencia a una edición de Google Workspace que incluya estas funciones
- Comprar una suscripción a un complemento que incluya estas funciones
Si los usuarios de tu organización necesitan Vault, pero ninguna de tus ediciones de Workspace lo incluye, es posible que puedas comprar licencias de complementos de Vault. Para obtener más información, consulta Cómo comprar licencias de Vault para tu organización.
Administra usuarios
Quiero cambiar algunos usuarios entre ediciones. ¿Cómo lo hago?
- Asegúrate de tener suficientes licencias para todos tus usuarios.
- Si es necesario, obtén más licencias.
- Para cada usuario, asigna el tipo de licencia correcto.
Puedes actualizar el tipo de licencia o cambiar a una versión anterior. Para revisar los servicios y la configuración administrativa disponibles para cada edición, consulta Comparar las ediciones de Google Workspace.
¿Están disponibles todas las funciones cuando tengo usuarios en varias ediciones?
Si tienes usuarios con varias licencias en tu organización, es posible que algunas funciones no estén disponibles para todos ellos. Además, es posible que algunas funciones avanzadas de la edición Enterprise se apliquen a los usuarios de la edición Business de la misma organización. Estas funciones avanzadas incluyen la prevención de pérdida de datos (DLP) de Gmail y el acceso a los datos y el uso compartido de Google Drive.
Ejemplo: Cómo configurar la duración de la sesión
Ediciones compatibles con esta función: Frontline Standard y Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials Plus; G Suite Business; Cloud Identity Premium. Comparar tu edición
No puedes establecer la duración de la sesión para los usuarios con licencias de Business Starter o Standard.
Ejemplo: Registro de auditoría de los dispositivos
No verás datos de los usuarios con licencias de Business Starter o Standard.
Ejemplo: Política de uso compartido de la unidad
Si algunos usuarios de una organización tienen licencias de la edición Enterprise y un administrador configura una unidad organizativa para permitir el uso compartido con usuarios de dominios incluidos en la lista blanca, todos los usuarios de esa unidad organizativa podrán compartir elementos de Google Drive con usuarios de los dominios incluidos en la lista blanca.
¿Qué sucede cuando un parámetro de configuración se aplica solo a algunos de mis usuarios?
Los usuarios solo se ven afectados por la configuración incluida en la edición de Google Workspace que se les asignó. Cuando configuras un parámetro que se incluye solo en algunas ediciones, los usuarios asignados a ediciones que no incluyen el parámetro se administran con un valor predeterminado o no se administran.
Por ejemplo, si un parámetro de configuración que está activado de forma predeterminada se aplica solo a los usuarios con licencias de Business Plus y Enterprise, tus usuarios con licencias de Business Starter y Standard no se verán afectados cuando cambies el parámetro de configuración. Revisa la documentación de los parámetros de configuración específicos para saber cómo se aplican en una organización con varias licencias.
Si restablezco un usuario, ¿qué licencia obtiene?
Si activaste la concesión automática de licencias para una de tus ediciones de Google Workspace, un usuario restablecido obtendrá automáticamente una licencia para esa edición, si hay una disponible. Como resultado, es posible que el usuario obtenga una licencia diferente de la que tenía antes de que se borrara su cuenta.
Si no está activada la concesión automática de licencias, debes reasignar manualmente una licencia al usuario.
Si el usuario tenía una licencia de usuario archivado (AU), vuelve a asignarla de forma manual para garantizar que se restablezcan correctamente los datos y las políticas del usuario. Lee Cómo archivar cuentas de exempleados.
¿Aún necesitas ayuda?
Para obtener más información sobre cómo trabajar con varias ediciones de Google Workspace, comunícate con tus representantes de ventas de Google, tu socio de Google o el equipo de asistencia al cliente de Google Workspace.