Khi một phòng từ chối lời mời họp, hãy thay thế phòng đó bằng một phòng tương tự. Các phòng có thể từ chối lời mời họp vì đã được đặt trước, cơ sở vật chất đã loại bỏ một phòng để bảo trì hoặc một chuỗi cuộc họp định kỳ gặp phải xung đột về phòng một lần. Đối với các phòng có sức chứa tối đa 70 người, Lịch Google sẽ tự động cố gắng tìm và đặt trước một phòng thay thế phù hợp (nếu có):
- Trong cùng một toà nhà
- Có cùng thiết bị
- Có kích thước hợp lý, tuỳ thuộc vào số lượng người tham dự. Phòng mới phải đủ chỗ cho tất cả người tham dự mà không quá lớn. Nếu phòng mới quá lớn, thì phòng đó sẽ không được đặt trước để thay thế tự động.
Sử dụng tính năng tự động thay thế phòng
Tính năng tự động thay thế phòng được bật theo mặc định, nhưng chỉ thay thế phòng khi đáp ứng cả hai điều kiện sau:
- Các phòng được xác định là tài nguyên có cấu trúc và được phân loại là không gian họp.
- Người dùng đã đặt địa điểm làm việc và các phòng là tài nguyên có cấu trúc trong toà nhà của họ.
Chỉ những người dùng đã đặt địa điểm làm việc và có tài nguyên có cấu trúc trong toà nhà của họ mới thấy lựa chọn Tự động thay thế phòng.
Xác định các phòng là tài nguyên có cấu trúc trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
Chọn danh mục chính xác cho tất cả các phòng. Việc gắn nhãn sai cho tài nguyên (ví dụ: gắn nhãn không gian chung là không gian họp) có thể dẫn đến việc thay thế phòng không chính xác. Cách thay đổi danh mục phòng:
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.
- Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
- Trong phần Tài nguyên, hãy nhấp vào tên phòng.
- Nhấp vào Chi tiết.
- Chọn danh mục thích hợp:
- Không gian họp: Tài nguyên dùng cho các cuộc họp hoặc hội nghị, có thể nhỏ bằng phòng nghe điện thoại.
- Tài nguyên khác: Tài nguyên không dùng cho cuộc họp, ví dụ: xe đạp hoặc ô tô công ty.
- Nhấp vào Lưu.
Xác định các phòng là tài nguyên có cấu trúc bằng API hoặc phương thức CSV
Hãy chuyển đến bài viết Tạo toà nhà, đặc điểm và tài nguyên trên Lịch để biết hướng dẫn cách xác định tài nguyên bằng API hoặc phương thức CSV. Đặt Danh mục tài nguyên thành CONFERENCE_ROOM.
Thông báo bạn sẽ nhận được
Đối với các sự kiện được lên lịch trong vòng 3 tháng tới:
- Lịch sẽ gửi thông báo qua email cho người tổ chức và khách để thông báo cho họ về phòng mới được đặt trước.
- Nếu có hơn 20 khách, thì Lịch chỉ thông báo cho người tổ chức và người tạo.
Ngoài ra, nếu một phòng từ chối:
- Một chuỗi sự kiện định kỳ – Chỉ gửi một email.
- Một sự kiện trong chuỗi sự kiện định kỳ (một trường hợp ngoại lệ)—Lịch gửi tối đa 8 email, mỗi email cho một trường hợp ngoại lệ. Nếu có hơn 8 trường hợp ngoại lệ, thì toàn bộ chuỗi sự kiện sẽ bị từ chối.
Tắt tính năng tự động thay thế phòng
Hãy làm theo các bước sau để tắt tính năng này:
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.
- Chuyển đến phần Cài đặt phòng chung.
- Tắt tính năng Cho phép tự động thay thế phòng.