যখন কোনো রুম মিটিং করতে অস্বীকৃতি জানায়, তখন সেটির পরিবর্তে একটি অনুরূপ রুম দেওয়া হয়। রুমগুলো মিটিং করতে অস্বীকৃতি জানাতে পারে কারণ সেগুলো আগে থেকেই বুক করা আছে, রক্ষণাবেক্ষণের জন্য কর্তৃপক্ষ রুমটি সরিয়ে নিয়েছে, অথবা কোনো নিয়মিত মিটিং সিরিজের জন্য একবারের জন্য রুমের সমস্যা দেখা দিয়েছে। ৭০ জন পর্যন্ত ধারণক্ষমতার রুমের জন্য, গুগল ক্যালেন্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি উপযুক্ত বিকল্প রুম খুঁজে বের করার চেষ্টা করে এবং উপলব্ধ থাকলে তা বুক করে নেয়।
- একই ভবনে
- একই সরঞ্জাম দিয়ে
- উপস্থিতির সংখ্যার উপর নির্ভর করে ঘরটির আকার যুক্তিসঙ্গত হতে হবে। নতুন ঘরটি অযৌক্তিকভাবে বড় না হয়েও সকল উপস্থিতির জন্য উপযুক্ত হতে হবে। যদি নতুন ঘরটি অযৌক্তিকভাবে বড় হয়, তবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিকল্প হিসেবে বুক করা হবে না।
স্বয়ংক্রিয় রুম প্রতিস্থাপন ব্যবহার করুন
স্বয়ংক্রিয় রুম প্রতিস্থাপন ডিফল্টরূপে চালু থাকে, কিন্তু এটি কেবল তখনই রুম প্রতিস্থাপন করে যখন নিম্নলিখিত উভয় শর্তই পূরণ হয়:
- কক্ষসমূহকে কাঠামোগত সম্পদ হিসেবে সংজ্ঞায়িত করা হয় এবং সভাস্থল হিসেবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়।
- ব্যবহারকারীরা তাদের কাজের স্থান নির্ধারণ করে রাখেন এবং কক্ষগুলো তাদের ভবনের কাঠামোগত সম্পদ হিসেবে থাকে।
শুধুমাত্র সেইসব ব্যবহারকারী, যাদের ভবনে কাজের স্থান নির্ধারণ করা আছে এবং কাঠামোগত সম্পদ রয়েছে, তারাই স্বয়ংক্রিয় কক্ষ প্রতিস্থাপন বিকল্পটি দেখতে পাবেন।
অ্যাডমিন কনসোলে রুমগুলোকে কাঠামোগত সম্পদ হিসেবে সংজ্ঞায়িত করুন।
সমস্ত রুমের জন্য সঠিক ক্যাটাগরি বেছে নিন। রিসোর্সকে ভুলভাবে লেবেল করলে, যেমন—একটি সোশ্যাল স্পেসকে মিটিং স্পেস হিসেবে লেবেল করলে, ভুল রুম প্রতিস্থাপিত হতে পারে। রুমের ক্যাটাগরি পরিবর্তন করতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ভবন এবং সম্পদ সংক্ষিপ্ত বিবরণ ।ভবন ও সম্পদ প্রশাসক বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।
- রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট সেকশনে, ওপেন-এ ক্লিক করুন।
- রিসোর্সেস-এর অধীনে, রুমের নামে ক্লিক করুন।
- বিস্তারিত দেখতে ক্লিক করুন।
- উপযুক্ত বিভাগটি বেছে নিন:
- মিটিং স্পেস: মিটিং বা কনফারেন্সের জন্য ব্যবহৃত এমন স্থান যা একটি ফোন রুমের মতো ছোটও হতে পারে।
- অন্যান্য সম্পদ: যে সম্পদগুলো মিটিংয়ের জন্য ব্যবহৃত হয় না, যেমন—সাইকেল বা কোম্পানির গাড়ি।
- সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
API বা CSV পদ্ধতি ব্যবহার করে রুমগুলোকে কাঠামোগত রিসোর্স হিসেবে সংজ্ঞায়িত করুন।
API বা CSV পদ্ধতি ব্যবহার করে রিসোর্স নির্ধারণ করার নির্দেশাবলীর জন্য "বিল্ডিং, ফিচার এবং ক্যালেন্ডার রিসোর্স তৈরি করুন" অংশে যান। রিসোর্স ক্যাটাগরি CONFERENCE_ROOM-এ সেট করুন।
প্রত্যাশিত বিজ্ঞপ্তি
আগামী ৩ মাসের মধ্যে নির্ধারিত অনুষ্ঠানগুলোর জন্য:
- ক্যালেন্ডার নতুন বুক করা রুম সম্পর্কে আয়োজক ও অতিথিদের ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠায়।
- অতিথির সংখ্যা ২০ জনের বেশি হলে, ক্যালেন্ডার শুধুমাত্র আয়োজক এবং নির্মাতাকে অবহিত করে।
এছাড়াও, যদি কোনো রুম প্রত্যাখ্যান করা হয়:
- পুনরাবৃত্তিমূলক ঘটনাপ্রবাহ —মাত্র একটি ইমেল পাঠানো হয়।
- পুনরাবৃত্তিমূলক ঘটনাপ্রবাহের একটি ব্যতিক্রম — ক্যালেন্ডার প্রতিটি ব্যতিক্রমের জন্য একটি করে মোট ৮টি পর্যন্ত ইমেল পাঠায়। ব্যতিক্রমের সংখ্যা ৮টির বেশি হলে, পুরো সিরিজটিই বাতিল করে দেওয়া হয়।
স্বয়ংক্রিয় রুম প্রতিস্থাপন বন্ধ করুন
ফিচারটি বন্ধ করতে এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ভবন এবং সম্পদ সংক্ষিপ্ত বিবরণ ।ভবন ও সম্পদ প্রশাসক বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।
- গ্লোবাল রুম সেটিংসে যান।
- স্বয়ংক্রিয় রুম প্রতিস্থাপন বন্ধ করুন।