अगर कोई रूम, मीटिंग के लिए बुक किए जाने के अनुरोध को अस्वीकार कर देता है, तो उसकी जगह कोई दूसरा रूम बुक करें. रूम, मीटिंग के लिए बुक किए जाने के अनुरोध को इन वजहों से अस्वीकार कर सकते हैं: वे पहले से बुक हों, रखरखाव के लिए किसी रूम को बंद कर दिया गया हो या बार-बार होने वाली मीटिंग की सीरीज़ में, किसी रूम को एक बार बुक करने में समस्या आ रही हो. अगर रूम में 70 लोगों के बैठने की जगह है, तो Google Calendar अपने-आप कोई दूसरा रूम ढूंढने की कोशिश करता है. अगर कोई रूम उपलब्ध होता है, तो उसे बुक कर देता है:
- उसी बिल्डिंग में
- उसी तरह के डिवाइसों के साथ
- उपलब्ध रूम का साइज़, उसमें शामिल होने वाले लोगों की संख्या के हिसाब से तय होता है. नया रूम इतना बड़ा होना चाहिए कि उसमें सभी लोग बैठ सकें. हालांकि, यह ज़रूरत से ज़्यादा बड़ा नहीं होना चाहिए. अगर नया रूम ज़रूरत से ज़्यादा बड़ा है, तो उसे अपने-आप बुक नहीं किया जाएगा.
अपने-आप रूम बदलने की सेटिंग का इस्तेमाल करना
अपने-आप रूम बदलने की सेटिंग डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होती है. हालांकि, यह सेटिंग सिर्फ़ तब काम करती है, जब ये दोनों शर्तें पूरी होती हैं:
- रूम को स्ट्रक्चर्ड संसाधन के तौर पर तय किया गया हो और उन्हें मीटिंग की जगहों के तौर पर कैटगरी में बांटा गया हो.
- उपयोगकर्ताओं ने अपनी काम करने की जगह की जानकारी सेट की हो और उनके ऑफ़िस की बिल्डिंग में मौजूद रूम, स्ट्रक्चर्ड संसाधन के तौर पर तय किए गए हों.
सिर्फ़ वे उपयोगकर्ता, 'अपने-आप रूम बदलने की सेटिंग' विकल्प देख पाएंगे जिन्होंने अपनी काम करने की जगह की जानकारी सेट की है और जिनके ऑफ़िस की बिल्डिंग में मौजूद रूम, स्ट्रक्चर्ड संसाधन के तौर पर तय किए गए हैं.
Admin console में, रूम को स्ट्रक्चर्ड संसाधन के तौर पर तय करना
सभी रूम के लिए सही कैटगरी चुनें. संसाधनों को गलत तरीके से लेबल करने पर, रूम को गलत तरीके से बदला जा सकता है. उदाहरण के लिए, अगर किसी सोशल स्पेस को मीटिंग की जगह के तौर पर लेबल किया जाता है, तो रूम को गलत तरीके से बदला जा सकता है. किसी रूम की कैटगरी बदलने के लिए:
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Google Admin console में, मेन्यू
डाइरेक्ट्री
बिल्डिंग और संसाधन
खास जानकारी पर जाएं.इसके लिए, आपके पास बिल्डिंग और संसाधन से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- संसाधन मैनेजमेंट सेक्शन में, खोलें पर क्लिक करें.
- संसाधन में जाकर, रूम के नाम पर क्लिक करें.
- जानकारी पर क्लिक करें.
- सही कैटगरी चुनें:
- मीटिंग की जगह: इसका इस्तेमाल, मीटिंग या कॉन्फ़्रेंस के लिए किया जाता है. यह फ़ोन बूथ जितना छोटा भी हो सकता है.
- अन्य संसाधन: इनका इस्तेमाल मीटिंग के लिए नहीं किया जाता. उदाहरण के लिए, साइकल या कंपनी की कोई कार.
- सेव करें पर क्लिक करें.
एपीआई या CSV तरीके का इस्तेमाल करके, रूम को स्ट्रक्चर्ड संसाधन के तौर पर तय करना
एपीआई या CSV तरीके का इस्तेमाल करके, संसाधनों को तय करने के निर्देशों के लिए, बिल्डिंग, सुविधाएं, और Calendar संसाधन बनाना पर जाएं. संसाधन की कैटगरी को CONFERENCE_ROOM पर सेट करें.
मिलने वाली सूचनाएं
आने वाले तीन महीनों में शेड्यूल किए गए इवेंट के लिए:
- Calendar, आयोजक और मेहमानों को ईमेल से सूचनाएं भेजता है. इनमें, बुक किए गए नए रूम की जानकारी होती है.
- अगर 20 से ज़्यादा मेहमान हैं, तो Calendar सिर्फ़ आयोजक और इवेंट बनाने वाले व्यक्ति को सूचनाएं भेजता है.
इसके अलावा, अगर कोई रूम, मीटिंग के लिए बुक किए जाने के अनुरोध को अस्वीकार कर देता है, तो:
- बार-बार होने वाले इवेंट की सीरीज़—सिर्फ़ एक ईमेल भेजा जाता है.
- बार-बार होने वाले इवेंट की सीरीज़ में मौजूद कोई एक इवेंट (अपवाद)—Calendar, ज़्यादा से ज़्यादा आठ ईमेल भेजता है. हर अपवाद के लिए एक ईमेल भेजा जाता है. अगर आठ से ज़्यादा अपवाद हैं, तो पूरी सीरीज़ के लिए, रूम बुक किए जाने के अनुरोध को अस्वीकार कर दिया जाता है.
अपने-आप रूम बदलने की सेटिंग को बंद करना
इस सेटिंग को बंद करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:
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Google Admin console में, मेन्यू
डाइरेक्ट्री
बिल्डिंग और संसाधन
खास जानकारी पर जाएं.इसके लिए, आपके पास बिल्डिंग और संसाधन से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- रूम की ग्लोबल सेटिंग पर जाएं.
- अपने-आप रूम बदलने की सेटिंग को बंद करें.