予定で使う会議室を予約できない場合、その会議室と同等の別の会議室を予約することができます。会議室がすでに予約されている場合や、会議室がメンテナンスのために施設から削除された場合、会議室で定期的な会議と 1 回限りの会議が同時に設定されている場合には、その会議室を会議で使用できない可能性があります。収容人数 70 人までの会議室の場合、Google カレンダーでは代替として利用可能な会議室を自動的に探して、以下のような会議室の予約が行われます。
- 同じ建物内にある会議室
- 同じ設備がある会議室
- 参加者の数に応じて妥当な大きさの会議室新しい会議室は、不適切に大きいものではなく、全員の参加者を収容できるものでなければなりません。新しい会議室が不適切に大きい場合、自動代替として予約されません。
会議室の自動代替機能を使用する
会議室の自動代替機能はデフォルトでオンになっていますが、次の条件を両方とも満たしている場合にのみ会議室が自動で置き換えられます。
- 会議室がリソース体系として定義され、「会議スペース」に分類されている
- ユーザーが勤務場所を設定しており、会議室がビルディング内の体系化されたリソースである。
会議室の自動代替オプションが表示されるのは、ユーザーが勤務場所を設定し、ビルディング内の体系化されたリソースを使用している場合のみです。
管理コンソールで会議室をリソース体系として定義する
すべての会議室に適切なカテゴリを選択してください。たとえば、共用スペースを会議スペースとしてラベル付けするなど、リソースに誤ったラベルを付けると、会議室の代替予約が正しく行われないことがあります。会議室のカテゴリを変更する方法は次のとおりです。
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Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[ディレクトリ] [ビルディングとリソース] [概要] に移動します。アクセスするには、ビルディングとリソースの管理者権限が必要です。
- [リソース管理] で [開く] をクリックします。
- [リソース] で会議室名をクリックします。
- [Details（詳細）] をクリックします。
- 適切なカテゴリを選択します。
- 会議スペース: 会議に使用されるリソース（電話ブースのような小部屋も含む）。
- その他のリソース: 会議に使用されないリソース（自転車、社用車など）。
- [保存] をクリックします。
API または CSV ファイルを使用して、会議室をリソース体系として定義する
API または CSV ファイルを使用してリソースを定義する手順については、ビルディング、設備や機能、カレンダー リソースを作成するをご覧ください。リソースのカテゴリを [CONFERENCE_ROOM] に設定します。
会議室の自動代替に関する通知
今後 3 か月以内の予定では、以下のようになります。
- 新しく予約された会議室が主催者とゲストにメールで通知されます。
- ゲストが 20 人を超える場合は、主催者と作成者にのみ通知されます。
また、会議室が使用できない場合は以下のようになります。
- 一連の定期的な予定 - メールが 1 通のみ送信されます。
- 一連の定期的な予定のうち 1 回（例外） - 例外ごとに 1 つずつ、最大 8 通のメールが送信されます。8 回を超えると、一連の定期的な予定すべてが辞退されます。
会議室の自動代替をオフにする
この機能を無効にする手順は次のとおりです。
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Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[ディレクトリ] [ビルディングとリソース] [概要] に移動します。アクセスするには、ビルディングとリソースの管理者権限が必要です。
- [会議室の全般設定] に移動します。
- [会議室の自動代替を許可する] をオフにします。