এই ফিচারের জন্য সমর্থিত সংস্করণ: এন্টারপ্রাইজ প্লাস, সাথে অ্যাসিওরড কন্ট্রোলস এবং অ্যাসিওরড কন্ট্রোলস প্লাস অ্যাড-অনসমূহ । এই ফিচারটি ব্যবহারের জন্য থার্ড-পার্টি আর্কাইভ রিড/রাইট প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
প্রশাসক হিসেবে, আপনি গুগল ক্যালেন্ডারের ইভেন্ট এবং সেগুলোর বিবরণ ইমেল জার্নাল আর্কাইভ হিসেবে সংরক্ষণ করার জন্য একটি থার্ড-পার্টি সলিউশন সেট আপ করতে পারেন। এই সলিউশনটি নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে কার্যকর হতে পারে:
- FINRA এবং অন্যান্য আর্থিক পরিষেবা সংক্রান্ত প্রবিধান, যার মধ্যে SEC Rule 17a-4 অন্তর্ভুক্ত, সেগুলোর ইলেকট্রনিক স্টোরেজের প্রয়োজনীয়তা মেনে চলুন। আরও তথ্যের জন্য, Google Workspace FINRA কনফিগারেশন গাইড দেখুন।
- গুরুত্বপূর্ণ নথি সংরক্ষণ, তত্ত্বাবধান বা নজরদারি এবং তদারকির প্রয়োজনে একটি তৃতীয় পক্ষের আর্কাইভ সমাধান ব্যবহার করতে থাকুন।
শুরু করার আগে
- আপনার থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশনকে অবশ্যই ট্রান্সপোর্ট লেয়ার সিকিউরিটি (TLS) সংযোগের মাধ্যমে SMTP ব্যবহার করে মেসেজ প্রেরণ সমর্থন করতে হবে। TLS হলো একটি নিরাপত্তা প্রোটোকল যা ইমেইলের গোপনীয়তা রক্ষা করার জন্য সেটিকে এনক্রিপ্ট করে। আপনি যদি এমন কোনো থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশনে জার্নাল মেসেজ পাঠানোর চেষ্টা করেন যা TLS সমর্থন করে না, তাহলে মেসেজগুলো ডেলিভার হবে না। আরও তথ্যের জন্য, "একটি সুরক্ষিত TLS সংযোগের মাধ্যমে ইমেল পাঠান" অংশে যান।
- একাধিক পক্ষের অনুমোদন — যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য একাধিক পক্ষের অনুমোদন চালু থাকে, তাহলে থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সেটিংসে যেকোনো পরিবর্তনের জন্য, যেমন ফিচারটি নিষ্ক্রিয় করা বা আর্কাইভের ঠিকানা পরিবর্তন করার জন্য, অন্য একজন সুপার অ্যাডমিনের অনুমোদন প্রয়োজন হবে। আরও তথ্যের জন্য, সংবেদনশীল কাজের জন্য একাধিক পক্ষের অনুমোদন বিভাগে যান।
তৃতীয় পক্ষের ক্যালেন্ডার আর্কাইভ করার ব্যবস্থা করুন
শুরু করার আগে: এই সেটিংয়ের জন্য যদি কোনো বিভাগ বা দল তৈরি করার প্রয়োজন হয়, তাহলে ‘একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন’- এ যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ক্যালেন্ডার ।ক্যালেন্ডার প্রশাসকের অধিকার থাকা আবশ্যক।
- তৃতীয়-পক্ষ আর্কাইভ সেটিংস-এ ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) কোনো বিভাগ বা দলে সেটিংটি প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
- আর্কাইভিং সক্রিয় করা বক্সটি চেক করুন।
- গন্তব্য ঠিকানার জন্য, সেই ইমেল ঠিকানাটি লিখুন যেখানে আপনি জার্নাল বার্তা পাঠাতে চান।
- সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
কী আর্কাইভ করা হয়?
আপনি যখন এই ফিচারটি চালু করবেন, তখন ক্যালেন্ডার সেইসব ব্যবহারকারীদের নিম্নলিখিত কার্যকলাপগুলো আর্কাইভ করবে, যারা সেই সাংগঠনিক ইউনিট বা গ্রুপের অন্তর্ভুক্ত যেখানে থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সেট আপ করা আছে। ডেটা একটি স্ট্যান্ডার্ড ICS ইমেল অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে পাঠানো হয়।
- একটি ইভেন্ট তৈরি করা
- একটি ইভেন্ট আপডেট করা
- একটি ইভেন্ট মুছে ফেলা
- যখন একটি ইভেন্ট শুরু হয়
অফিসের বাইরে, কর্মস্থলের, নিবদ্ধ সময়ের এবং ব্যক্তিগত অনুষ্ঠানসহ সব ধরনের ঘটনাই সংরক্ষণ করা হয়।
সংরক্ষিত ডেটাতে ইভেন্টের সমস্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত থাকে, যেমন শিরোনাম, বর্ণনা, অংশগ্রহণকারী, তারিখ, সময় এবং ইভেন্টের সাথে সম্পর্কিত অন্য যেকোনো তথ্য।