इस सुविधा के साथ काम करने वाला वर्शन: Assured Controls और Assured Controls Plus ऐड-ऑन वाला Enterprise Plus. इस सुविधा के लिए, आपके पास तीसरे पक्ष के संग्रह से जुड़ी सेटिंग को पढ़ने/बदलने का खास अधिकार होना चाहिए.
एडमिन के तौर पर, Google Calendar के इवेंट और उनकी जानकारी को ईमेल जर्नल के संग्रह के तौर पर सेव करने के लिए, तीसरे पक्ष का कोई समाधान सेट अप किया जा सकता है. यह समाधान इन मामलों में काम आ सकता है:
- एफ़आईएनआरए (फ़ाइनेंशियल इंडस्ट्री रेगुलेटरी अथॉरिटी) और वित्तीय सेवाओं से जुड़े अन्य नियमों के तहत, इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज से जुड़ी ज़रूरी शर्तें पूरी करने में. इनमें एसईसी (सिक्यॉरिटीज ऐंड एक्सचेंज कमीशन) का नियम 17a-4 भी शामिल है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Workspace के लिए एफ़आईएनआरए (फ़ाइनेंशियल इंडस्ट्री रेगुलेटरी अथॉरिटी) को कॉन्फ़िगर करने की गाइड पर जाएं.
- ज़रूरी रिकॉर्ड रखने, निगरानी या सर्विलांस, और निगरानी से जुड़ी ज़रूरी शर्तों के लिए, तीसरे पक्ष के संग्रह के समाधान का इस्तेमाल जारी रखने में.
शुरू करने से पहले
- तीसरे पक्ष के संग्रह के समाधान में, यह सुविधा होनी चाहिए कि मैसेज, ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी (TLS) कनेक्शन के ज़रिए एसएमटीपी का इस्तेमाल करके भेजे जाएं. TLS एक सुरक्षा प्रोटोकॉल है, जो ईमेल को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करके उसकी निजता की सुरक्षा करता है. अगर जर्नल के मैसेज, तीसरे पक्ष के ऐसे संग्रह के समाधान पर भेजे जाते हैं जो TLS के साथ काम नहीं करता है, तो वे मैसेज डिलीवर नहीं होंगे. ज़्यादा जानकारी के लिए, सुरक्षित TLS कनेक्शन के ज़रिए ईमेल भेजना लेख पढ़ें.
- कई पक्षों से अनुमति लेने की सुविधा—अगर आपकी कंपनी के लिए, कई पक्षों से अनुमति लेने की सुविधा चालू है, तो तीसरे पक्ष के संग्रह की सेटिंग में कोई भी बदलाव करने के लिए, दूसरे सुपर एडमिन की अनुमति लेनी होगी. जैसे, इस सुविधा को बंद करने या संग्रह के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले पते को बदलने के लिए. ज़्यादा जानकारी के लिए, संवेदनशील कार्रवाइयां करने के लिए, कई पक्षों से अनुमति लेने की सुविधा लेख पढ़ें.
Calendar में तीसरे पक्ष के संग्रह की सुविधा सेट अप करना
शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई विभाग या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की कोई इकाई जोड़ना लेख पढ़ें.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन
Google Workspace
Calendar पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Calendar के एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- तीसरे पक्ष के संग्रह की सेटिंग पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) किसी विभाग या टीम के लिए सेटिंग लागू करने के लिए, साइड पैनल में जाकर कोई संगठनात्मक इकाई चुनें.
- संग्रह की सुविधा चालू है बॉक्स को चुनें.
- मंज़िल का पता में, वह ईमेल पता डालें जिस पर आपको जर्नल के मैसेज भेजने हैं.
- सेव करें पर क्लिक करें.
क्या-क्या संग्रहित किया जाता है?
इस सुविधा को चालू करने पर, Calendar उन उपयोगकर्ताओं की ये कार्रवाइयां संग्रहित करेगा जो उस संगठनात्मक इकाई या ग्रुप में शामिल हैं जिसके लिए तीसरे पक्ष के संग्रह की सुविधा सेट अप की गई है. यह डेटा, स्टैंडर्ड ICS ईमेल अटैचमेंट के तौर पर भेजा जाता है.
- कोई इवेंट बनाना
- किसी इवेंट को अपडेट करना
- किसी इवेंट को मिटाना
- किसी इवेंट के शुरू होने पर
सभी तरह के इवेंट संग्रहित किए जाते हैं. इनमें 'अभी मैं छुट्टी पर हूं', 'काम करने की जगह', 'फ़ोकस टाइम', और निजी इवेंट शामिल हैं.
संग्रहित किए गए डेटा में, इवेंट की पूरी जानकारी शामिल होती है. जैसे, टाइटल, ब्यौरा, शामिल होने वाले लोग, तारीख, समय, और इवेंट से जुड़ी अन्य जानकारी.