Bạn có thể tự động huỷ đặt phòng họp khi tất cả mọi người (trừ một người) từ chối tham gia cuộc họp trong Lịch Google. Bạn cũng có thể tuỳ chỉnh việc huỷ đặt phòng và chỉ loại trừ một số phòng và người dùng khỏi việc huỷ đặt phòng. Khi một phòng được huỷ đặt phòng, người tổ chức cuộc họp sẽ nhận được thông báo qua email.
Mẹo: Sử dụng Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng để giúp bạn phân tích việc hủy đặt phòng cho tổ chức của bạn. Với bảng điều khiển này, bạn có thể xem tổng số giờ phòng đã huỷ đặt phòng, số giờ đặt phòng lại và số giờ không huỷ đặt phòng. Tìm hiểu thêm
Bật hoặc tắt tính năng huỷ đặt phòng
-
Trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Cài đặt phòng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.
- Đối với Phòng được huỷ đặt phòng đối với những sự kiện bị từ chối, hãy nhấp vào Bật hoặc Tắt.
- Nhấp vào Lưu.
Loại trừ phòng hoặc nhóm người dùng khỏi việc huỷ đặt phòng
Loại trừ một phòng
-
Trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Quản lý tài nguyên.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.
- Nhấp vào tên tài nguyên của phòng.
- Trong phần Cài đặt phòng, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
. - Đối với Miễn hủy đặt phòng, hãy chọn Bật.
- Nhấp vào Lưu.
Loại trừ một nhóm người dùng
-
Trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Cài đặt phòng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.
- Trong phần Cài đặt phòng chung, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
- Đối với Miễn các nhóm người dùng khỏi việc hủy đặt phòng, hãy nhấp vào Chỉnh sửa nhóm.
- Nhập nhóm người dùng rồi nhấp vào Lưu.
Khắc phục tình trạng huỷ đặt phòng không mong muốn
Bạn có thể giảm tình trạng hủy đặt phòng không mong muốn bằng cách sử dụng các trường hợp ngoại lệ về phòng và người tổ chức. Lịch Google có logic để hỗ trợ, nhưng việc bạn chọn phòng và nhóm người dùng là rất quan trọng.
Các trường hợp Lịch không huỷ đặt phòng
- Khách từ chối tham gia chưa đến 10 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
- Cuộc họp được thiết lập để diễn ra trong 30 phút tới.
- Một phòng được đặt trực tiếp trên lịch của phòng đó.
- Cuộc họp kéo dài hơn 4 giờ.
- Phòng có sức chứa từ 20 người trở lên.
- Phòng đã được huỷ đặt phòng trước đó rồi được thêm lại cho cùng một cuộc họp.
- Không có khách nào ngoài người tổ chức hoặc có khách bên ngoài.
- Cuộc họp được đặt trên một lịch phụ.
- Phòng có kích thước lớn hoặc được đặt cho một cuộc họp hoặc sự kiện lớn.
Lưu ý: Đây không phải là danh sách đầy đủ các yếu tố giải phóng phòng và logic giải phóng phòng có thể thay đổi.
Chọn phòng để huỷ đặt phòng
- Thường xuyên được các nhân viên quan trọng sử dụng, chẳng hạn như phòng riêng của CEO.
- Được dùng cho các chức năng quan trọng đối với doanh nghiệp (tuyển dụng, cuộc họp với khách hàng hoặc sự kiện đặc biệt).
- Bị hạn chế đối với hầu hết nhân viên.
- Được khách bên ngoài không được mời tham gia sự kiện sử dụng.
Chọn người tổ chức phòng
- Tạo cuộc họp cho nhân viên VIP.
- Thường xuyên đặt cuộc họp cho người khác nhưng không tham dự.
- Là lãnh đạo cấp cao.
- Thiết lập các cuộc họp quan trọng đối với doanh nghiệp và các cuộc họp hướng đến bên ngoài.