Google Calendar में, मीटिंग के लिए बुक किए गए कमरों की बुकिंग अपने-आप रद्द की जा सकती है. ऐसा तब होता है, जब मीटिंग में शामिल होने के लिए भेजे गए न्योते को एक को छोड़कर बाकी सभी लोग अस्वीकार कर देते हैं. आपके पास, कमरों की बुकिंग रद्द करने की सुविधा को पसंद के मुताबिक बनाने का विकल्प होता है. साथ ही, कुछ खास कमरों और उपयोगकर्ताओं के लिए, इस सुविधा को बंद किया जा सकता है. जब किसी कमरे की बुकिंग रद्द की जाती है, तो मीटिंग के आयोजक को ईमेल से इसकी सूचना मिलती है.
अहम जानकारी: अपने संगठन के लिए, कमरों की बुकिंग रद्द करने की सुविधा का विश्लेषण करने के लिए, रूम इनसाइट डैशबोर्ड का इस्तेमाल करें. इस डैशबोर्ड की मदद से, रद्द की गई बुकिंग के कुल घंटों, दोबारा बुक किए गए घंटों, और रद्द न की जा सकी बुकिंग के घंटों की जानकारी देखी जा सकती है. ज़्यादा जानें
कमरों की बुकिंग रद्द करने की सुविधा चालू या बंद करना
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Google Admin console में, मेन्यू
डाइरेक्ट्री
बिल्डिंग और संसाधन
कमरे की सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Calendar एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- अस्वीकार किए गए इवेंट के लिए, कमरों की बुकिंग अपने-आप रद्द हो के लिए, चालू करें या बंद करें पर क्लिक करें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
कमरों की बुकिंग रद्द करने की सुविधा से, कुछ कमरों या उपयोगकर्ता ग्रुप को बाहर रखना
किसी कमरे को बाहर रखना
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Google Admin console में, मेन्यू
डाइरेक्ट्री
बिल्डिंग और संसाधन
संसाधन मैनेज करें पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Calendar एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- कमरे के लिए, संसाधन के नाम पर क्लिक करें.
- कमरे की सेटिंग सेक्शन में, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें. - **कमरे की बुकिंग रद्द करने की सुविधा से बाहर रखें** के लिए, **चालू करें** को चुनें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
किसी उपयोगकर्ता ग्रुप को बाहर रखना
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Google Admin console में, मेन्यू
डाइरेक्ट्री
बिल्डिंग और संसाधन
कमरे की सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Calendar एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- कमरे की ग्लोबल सेटिंग सेक्शन में, डाउन ऐरो पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ता ग्रुप के लिए, कमरे की बुकिंग अपने-आप रद्द न हो के लिए, ग्रुप में बदलाव करें पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ता ग्रुप डालें और सेव करें पर क्लिक करें.
कमरों की बुकिंग रद्द होने से जुड़ी अनचाही समस्याओं को ठीक करना
कमरों और आयोजकों के लिए अपवाद सेट करके, कमरों की बुकिंग रद्द होने से जुड़ी अनचाही समस्याओं को कम किया जा सकता है. Google Calendar में, इस समस्या को हल करने के लिए लॉजिक शामिल है. हालांकि, आपके चुने गए कमरे और उपयोगकर्ता ग्रुप अहम होते हैं.
ऐसी स्थितियां जिनमें Calendar, कमरों की बुकिंग रद्द नहीं करता
- मेहमान, मीटिंग शुरू होने से 10 मिनट से भी कम समय पहले, मीटिंग में शामिल होने के न्योते को अस्वीकार करते हैं.
- मीटिंग, अगले 30 मिनट में होने वाली है.
- किसी कमरे को सीधे उसके कैलेंडर पर बुक किया जाता है.
- मीटिंग चार घंटे से ज़्यादा चलती है.
- कमरे में 20 से ज़्यादा लोग शामिल हो सकते हैं.
- कमरे की बुकिंग पहले रद्द की गई थी और फिर उसी मीटिंग के लिए उसे दोबारा जोड़ा गया है.
- आयोजक के अलावा कोई मेहमान नहीं है या संगठन से बाहर के मेहमान हैं.
- मीटिंग, सेकंडरी कैलेंडर पर बुक की गई है.
- कमरा बड़ा है या उसे किसी बड़ी मीटिंग या इवेंट के लिए बुक किया गया है.
ध्यान दें: यह, कमरों की बुकिंग रद्द करने से जुड़े सभी फ़ैक्टर की सूची नहीं है. साथ ही, कमरों की बुकिंग रद्द करने के लॉजिक में बदलाव किया जा सकता है.
कमरों की बुकिंग रद्द करने के लिए, कमरे चुनना
- जिनका इस्तेमाल अक्सर अहम कर्मचारी करते हैं. जैसे, सीईओ का प्राइवेट रूम.
- जिनका इस्तेमाल, कारोबार के लिए ज़रूरी कामों (भर्ती, क्लाइंट के साथ मीटिंग या खास इवेंट) के लिए किया जाता है.
- जिन पर ज़्यादातर कर्मचारियों के लिए पाबंदी लगी होती है.
- जिनका इस्तेमाल, संगठन से बाहर के ऐसे मेहमान करते हैं जिन्हें इवेंट में शामिल होने का न्योता नहीं भेजा गया है.
कमरों के आयोजक चुनना
- वीआईपी कर्मचारियों के लिए मीटिंग बनाते हैं.
- अक्सर दूसरों के लिए मीटिंग बुक करते हैं, लेकिन उनमें शामिल नहीं होते.
- बड़े ओहदे पर काम करते हैं.
- कारोबार के लिए ज़रूरी और संगठन से बाहर के लोगों के साथ होने वाली मीटिंग सेट अप करते हैं.