Giúp người tổ chức cuộc họp đặt phòng và tài nguyên miễn phí cho khách ở bất kỳ địa điểm nào.
Với tính năng tự động đề xuất phòng, Lịch sẽ kiểm tra địa điểm làm việc của tất cả những người được mời tham dự cuộc họp. Trong thẻ Phòng, Lịch sẽ hiển thị một cách thông minh những phòng tốt nhất và gần nhất với từng khách. Tính năng này sẽ xem xét toà nhà và tầng của từng người, lịch sử đặt phòng trước đây, việc sử dụng thiết bị âm thanh và video, cũng như nhu cầu về sức chứa.
Những điều quan trọng cần biết
Tính năng tự động đề xuất phòng hoạt động hiệu quả nhất khi bạn thực hiện cả hai việc sau:
- Thêm địa điểm làm việc cho tất cả người dùng—Nếu người dùng không đặt địa điểm làm việc chính, thì Lịch sẽ không xem xét người dùng đó trong các đề xuất về phòng. Điều này có nghĩa là phòng được đề xuất có thể quá nhỏ hoặc một phòng trong toà nhà có thể không được đề xuất.
Sử dụng định dạng có cấu trúc cho phòng—Lịch chỉ sử dụng thông tin về phòng có cấu trúc để tự động đề xuất phòng. Lịch đưa ra quyết định thông minh dựa trên thông tin chi tiết của từng phòng.
Để biết thông tin chi tiết về cách cấu trúc tài nguyên, hãy xem bài viết Tác động của việc áp dụng tài nguyên có cấu trúc và Chuyển sang tài nguyên có cấu trúc.
Thông tin khác
Khi thêm phòng vào một sự kiện, các đề xuất về phòng dựa trên vị trí hoặc phòng thường dùng có thể xuất hiện.
- Các đề xuất dựa trên vị trí xuất hiện khi bạn thêm phòng vào một sự kiện nếu biết vị trí của ít nhất một người tham dự. Xem bài viết Thêm phòng vào sự kiện.
- Bạn có thể chỉ định vị trí bằng cách đặt toà nhà văn phòng chính hoặc địa điểm làm việc. Xem bài viết Đặt địa điểm làm việc mặc định.
- Quản trị viên phải bật địa điểm làm việc. Xem bài viết Bật hoặc tắt địa điểm làm việc cho người dùng.
- Các đề xuất dựa trên vị trí chỉ xuất hiện khi vị trí của người dùng là một toà nhà có phòng được cấu trúc và người dùng chưa phản hồi sự kiện là "tham gia trực tuyến" hoặc không tham gia.
- Các đề xuất thường dùng xuất hiện nếu người thêm phòng không đặt vị trí. Các đề xuất này dựa trên mức sử dụng của người đó và chỉ người dùng đó mới nhìn thấy.
Thêm địa điểm làm việc chính
Có 2 cách để thêm địa điểm làm việc chính. Bạn có thể thêm cho người dùng hoặc yêu cầu họ tự thêm.
Trợ giúp quyết định về việc thiết lập cho người dùng so với thiết lập cho quản trị viên
Mỗi môi trường làm việc đều khác nhau. Hãy cân nhắc các khía cạnh của từng cách thiết lập để biết cách nào phù hợp nhất với công ty của bạn.
| Thiết lập cho quản trị viên | Thiết lập cho người dùng |
|
Dữ liệu vị trí làm việc của người dùng đã biết, đã cập nhật và chính xác. Lợi ích
Phương thức
Trải nghiệm người dùng
|
Bạn không có hoặc không chắc chắn về dữ liệu địa điểm làm việc của người dùng trong tổ chức. Lợi ích
Phương thức
Trải nghiệm người dùng
|
Thêm địa điểm với tư cách quản trị viên
Nếu bạn chọn đặt địa điểm làm việc chính cho người dùng, hãy sử dụng API hoặc Google Cloud Directory Sync (GCDS).
Sử dụng Google Cloud Directory Sync
Sử dụng GCDS để thêm địa điểm làm việc của người dùng trong bất kỳ trường hợp nào sau đây:
- Có nhiều người dùng và địa điểm của người dùng.
- Bạn liên tục thay đổi và cập nhật địa điểm của người dùng.
- Bạn đang sử dụng GCDS để đồng bộ hoá hồ sơ người dùng từ Microsoft Active Directory sang Tài khoản Google.
Trong Trình quản lý cấu hình GCDS trên thẻ Thuộc tính hồ sơ người dùng, hãy liên kết các trường địa điểm làm việc này với nơi bạn lưu trữ thông tin về toà nhà và tầng hiện tại:
- Mã nhận dạng tòa nhà
- Tên tầng
Bạn có thể chọn đồng bộ hoá các trường này. Hãy đảm bảo mã nhận dạng toà nhà khớp với mã nhận dạng toà nhà mà bạn đã tạo trong phần quản lý toà nhà.
Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Giới thiệu về Google Cloud Directory Sync.
Sử dụng API
Sử dụng API để thêm địa điểm làm việc của người dùng trong bất kỳ trường hợp nào sau đây:
- Có nhiều người dùng và địa điểm của người dùng.
- Bạn đã có một hệ thống gọi địa điểm của người dùng thông qua API.
- Các thay đổi và bản cập nhật về địa điểm của người dùng diễn ra thường xuyên.
- Bạn muốn có một cách tự động để đồng bộ hoá địa điểm của người dùng.
- Có các giá trị cho khu vực tầng và mã bàn làm việc.
Để biết thông tin chi tiết, hãy xem Hướng dẫn về SDK dành cho quản trị viên Google Workspace dành cho người dùng.
Có thể mất đến 24 giờ để thông tin về địa điểm của người dùng ở định dạng đã định dạng được truyền đi và hiển thị trong hồ sơ của người dùng.
Hãy sử dụng các thuộc tính này khi thiết lập API:
| Tên thuộc tính | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| type (string)* |
Loại địa điểm: CUSTOM, DEFAULT, DESK Lưu ý: Bạn phải đặt loại thành DESK để cập nhật địa điểm làm việc chính của người dùng |
DESK |
| customType (string) |
Nếu loại là CUSTOM, thì trường này sẽ bao gồm giá trị tuỳ chỉnh |
free_text |
| area (string)* |
Vị trí dạng văn bản hữu ích nhất cho mục đích hiển thị để mô tả ngắn gọn về vị trí. Ví dụ: "Mountain View, CA" hoặc "Near Palo Alto" |
Mountain View, CA |
| buildingId (string)* |
Mã nhận dạng toà nhà phải khớp chính xác với buildingId mà bạn đã tạo cho toà nhà Các chuỗi giá trị dành riêng:
|
NYC |
| floorName (string) |
Mã nhận dạng tầng phải khớp chính xác với một tầng được xác định trong buildingId. Lưu ý: Tên tầng không có mã nhận dạng toà nhà được xác định là không hợp lệ |
Tầng trệt, Tầng lửng, 2, 3, 4, 5, 5M, 6 |
| floorSection (string) |
Cho biết vị trí người dùng ngồi trên một tầng |
A, Cánh phía nam |
| deskCode (string)* |
Cho biết vị trí chính xác của bàn làm việc |
Pod 17, 13-A |
* Bắt buộc
Cho phép người dùng thêm địa điểm
Bật lời nhắc của Lịch để giúp người dùng thêm địa điểm làm việc chính.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Thư mục
Cài đặt thư mục.Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Chỉnh sửa hồ sơ.
- Trong bảng điều khiển bên trái, ở phần Đơn vị tổ chức, hãy chọn tổ chức mà bạn muốn áp dụng thay đổi.
Cảnh báo: Nếu bạn áp dụng thay đổi này ở đơn vị tổ chức gốc cho toàn bộ tổ chức, thì thay đổi đó sẽ không được áp dụng cho các đơn vị tổ chức mà bạn đã ghi đè thông tin hồ sơ trước đó.
-
Đánh dấu vào hộp bên cạnh Địa điểm làm việc rồi nhấp vào Lưu.
Các thay đổi sẽ có hiệu lực sau tối đa 30 phút, khi người dùng có thể đặt địa điểm của riêng mình.