Cómo configurar sugerencias de reservas de salas de reuniones en el Calendario de Google

Ayuda a los organizadores de reuniones a reservar salas y recursos de cortesía para los invitados en cualquier ubicación.

Con las sugerencias automáticas de salas, Calendario verifica la ubicación de trabajo de todos los invitados a la reunión. En la pestaña Salas, Calendario muestra de forma inteligente las mejores salas más cercanas a cada invitado. Tiene en cuenta la ubicación del edificio y el piso de cada persona, el historial de reservas anterior, el uso de equipos de audio y video, y las necesidades de capacidad.

Información clave

La sugerencia automática de salas funciona mejor cuando realizas estas dos acciones:

Agrega la ubicación de trabajo para todos los usuarios: Si un usuario no tiene una configuración de la ubicación de trabajo principal, el Calendario no la toma en cuenta en las sugerencias de salas de reuniones. Esto significa que la sala sugerida puede ser demasiado pequeña o que no se sugiera ninguna sala en el edificio.
Usa un formato estructurado para salas de reuniones : El Calendario usa únicamente la información de la sala de reuniones que está estructurada para las sugerencias automáticas de salas. Calendario toma decisiones inteligentes en función de los detalles de cada sala.

Para obtener detalles sobre la estructuración de los recursos, consulta Impacto de la adopción de recursos estructurados y Cambia a recursos estructurados.

Detalles adicionales

Cuando agregues una sala a un evento, es posible que aparezcan sugerencias de salas basadas en la ubicación o que se usen con frecuencia.

Las sugerencias basadas en la ubicación aparecen cuando agregas una sala a un evento si se conoce la ubicación de al menos un asistente. Consulta Cómo agregar una sala a un evento.
- Para especificar la ubicación, configura un edificio de oficina principal o una ubicación de trabajo. Consulta Establece tu ubicación de trabajo predeterminada.
- Un administrador debe activar la ubicación de trabajo. Consulta Activa o desactiva la ubicación de trabajo para los usuarios.
- Las sugerencias basadas en la ubicación solo aparecen cuando la ubicación de un usuario es para un edificio con salas estructuradas y el usuario no respondió al evento como "unirse virtualmente" o no unirse.
Las sugerencias de uso frecuente aparecen si la persona que agrega la sala no tiene una ubicación establecida. Estas sugerencias se basan en el uso de la persona y solo son visibles para ese usuario.

Agrega la ubicación de trabajo principal

Existen 2 formas de agregar la ubicación de trabajo principal. Puedes hacerlo por tus usuarios o pedirles que la agreguen ellos mismos.

Ayuda para decidir entre la configuración del usuario y la del administrador

Cada entorno de trabajo es diferente. Piensa en los aspectos de cada configuración para saber qué es lo mejor para tu empresa.

Configuración para administradores

Configuración del usuario

Los datos de la ubicación de trabajo del usuario son conocidos, están actualizados y son precisos.

Beneficios

Garantiza que los datos del usuario en Google se sincronicen con tus propios datos.
Evita errores del usuario.

Método

API (edificio, piso, sección del piso, escritorio)
GCDS (edificio, piso)

Experiencia del usuario

Ubicación de trabajo de solo lectura

No tienes o no estás seguro de los datos de la ubicación de trabajo del usuario en tu organización.

Beneficios

Configuración rápida con 1 clic
Notificaciones de Calendario para que los usuarios agreguen y actualicen los datos de ubicación
Menos trabajo para el administrador

Método

Configuración inicial desde la Consola del administrador de Google
Datos de la ubicación de trabajo (edificio, piso) actualizados por los propios usuarios

Experiencia del usuario

Control del usuario sobre la visualización y la actualización de la ubicación de trabajo
La ubicación de trabajo del usuario es inferida y, a veces, establecida por Google
Google le solicita al usuario que realice actualizaciones

Agrega la ubicación como administrador

Si eliges establecer la ubicación de trabajo principal para tus usuarios, usa la API o Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Usa Google Cloud Directory Sync

Usa GCDS para agregar la ubicación de trabajo del usuario en cualquiera de los siguientes casos:

Hay muchos usuarios y ubicaciones de usuarios.
Tienes cambios y actualizaciones continuos en las ubicaciones de los usuarios.
Ya se usa GCDS para sincronizar perfiles de usuario de Microsoft Active Directory con Cuentas de Google.

En el Administrador de configuración de GCDS, en la pestaña User Profile Attributes , asigna estos campos de ubicación de trabajo a donde almacenas la información del edificio y el piso en la actualidad:

ID del edificio
Nombre del piso

La sincronización de estos campos es opcional. Asegúrate de que los IDs de los edificios coincidan con el ID del edificio que creaste en la administración de edificios.

Para obtener más información, consulta Acerca de Google Cloud Directory Sync.

Usar API

Usa una API para agregar la ubicación de trabajo del usuario en cualquiera de los siguientes casos:

Hay muchos usuarios y ubicaciones de usuarios.
Ya tienes un sistema en el que se llama a las ubicaciones de los usuarios a través de la API.
Los cambios y las actualizaciones en las ubicaciones de los usuarios se producen con regularidad.
Quieres una forma automatizada de mantener sincronizadas las ubicaciones de los usuarios.
Hay valores para la sección del piso y los códigos de escritorio.

Para obtener más información, consulta la Guía del SDK de Admin de Google Workspace para usuarios.

La información de ubicación del usuario con formato puede tardar hasta 24 horas en propagarse y estar visible en el perfil de un usuario.

Usa estas propiedades cuando configures tu API:

Nombre de la propiedad	Descripción	Ejemplo
type (cadena)&ast;	El tipo de ubicación: CUSTOM, DEFAULT, DESK Nota: El tipo debe establecerse en DESK para actualizar la ubicación de trabajo principal de un usuario.	DESK
customType (cadena)	Si el tipo es CUSTOM, este campo incluye el valor personalizado.	free_text
area (cadena)&ast;	La ubicación textual es más útil para fines de visualización para describir la ubicación de forma concisa. Por ejemplo, "Mountain View, CA" o "Cerca de Palo Alto".	Mountain View, CA
buildingId (cadena)&ast;	El identificador del edificio debe coincidir exactamente con el buildingId que creaste para el edificio. Cadenas de valores reservados: Indica que un usuario no tiene un edificio de oficinas. Por ejemplo, si un usuario trabaja de forma remota, usa $NO_BUILDING$. Para indicar que el edificio aún no se creó en los recursos del edificio, usa $MISSING_BUILDING$.	NYC
floorName (cadena)	El identificador del piso debe coincidir exactamente con un piso definido dentro del buildingId. Nota: Un nombre de piso sin un ID de edificio definido no es válido.	Vestíbulo, Entrepiso, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (cadena)	Indicación de dónde se sienta el usuario en un piso	A, ala sur
deskCode (cadena)&ast;	Indicación de la ubicación exacta del escritorio	Grupo 17, 13-A

&ast; Obligatorio

Permite que los usuarios agreguen la ubicación

Activa las indicaciones de Calendario para ayudar a los usuarios a agregar su ubicación de trabajo principal.

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Directorio Configuración del directorio.

Ir a la configuración del directorio

Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
Haz clic en Edición de perfiles.
En el panel izquierdo, en Unidad organizativa, selecciona la organización en la que quieres aplicar el cambio.
Advertencia: Si aplicas este cambio en la unidad organizativa raíz para toda la organización, el cambio no se aplicará a las unidades organizativas en las que realizaste anulaciones anteriores para la información del perfil.
Marca la casilla junto a Ubicación de trabajo y haz clic en Guardar.