Google Calendar में मीटिंग रूम बुक करने के सुझाव पाने की सुविधा सेट अप करना

मीटिंग आयोजित करने वाले लोग, मेहमानों के लिए किसी भी जगह पर, बिना शुल्क वाले कमरे और संसाधन बुक कर सकते हैं.

कमरों के लिए अपने-आप मिलने वाले सुझावों की मदद से, Calendar, मीटिंग में शामिल होने के लिए न्योता पाने वाले हर व्यक्ति की काम करने की जगह की जानकारी देखता है. कमरों वाले टैब में, Calendar हर मेहमान के लिए, सबसे नज़दीक के सबसे अच्छे कमरे दिखाता है. यह हर व्यक्ति की बिल्डिंग और फ़्लोर की जगह, बुकिंग का पिछला इतिहास, ऑडियो और वीडियो के लिए इस्तेमाल किए गए उपकरण, और क्षमता से जुड़ी ज़रूरतें ध्यान में रखता है.

ज़रूरी जानकारी

कमरों के लिए अपने-आप मिलने वाले सुझाव, इन दोनों कार्रवाइयों को करने पर सबसे अच्छी तरह काम करते हैं:

  • सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, काम करने की जगह की जानकारी जोड़ना—अगर किसी उपयोगकर्ता ने काम करने की मुख्य जगह सेट नहीं की है, तो Calendar, कमरों के लिए मिलने वाले सुझावों में उसे शामिल नहीं करता. इसका मतलब है कि सुझाया गया कमरा बहुत छोटा हो सकता है या बिल्डिंग में मौजूद किसी कमरे का सुझाव नहीं दिया जा सकता है.

  • कमरों के लिए स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करना—Calendar, कमरों के लिए अपने-आप मिलने वाले सुझावों के लिए, सिर्फ़ स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट में मौजूद कमरों की जानकारी का इस्तेमाल करता है. Calendar, हर कमरे की जानकारी के आधार पर, समझदारी से फ़ैसले लेता है.

    संसाधनों को स्ट्रक्चर करने के बारे में जानने के लिए, स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट में मौजूद संसाधनों को अपनाने का असर और स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट में मौजूद संसाधनों पर स्विच करना लेख पढ़ें.

ज़्यादा जानकारी

किसी इवेंट में कमरा जोड़ने पर, जगह के हिसाब से या अक्सर इस्तेमाल किए जाने वाले कमरों के सुझाव दिख सकते हैं.

  • किसी इवेंट में कमरा जोड़ने पर, जगह के हिसाब से सुझाव तब दिखते हैं, जब कम से कम एक मेहमान की जगह की जानकारी मौजूद हो. किसी इवेंट में कमरा जोड़ना लेख पढ़ें.
  • अगर कमरा जोड़ने वाले व्यक्ति ने जगह की जानकारी सेट नहीं की है, तो अक्सर इस्तेमाल किए जाने वाले कमरों के सुझाव दिखते हैं. ये सुझाव, व्यक्ति के इस्तेमाल के आधार पर दिखते हैं और सिर्फ़ उस उपयोगकर्ता को दिखते हैं.

काम करने की मुख्य जगह की जानकारी जोड़ना

काम करने की मुख्य जगह की जानकारी जोड़ने के दो तरीके हैं. आपके पास अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, यह जानकारी जोड़ने का विकल्प होता है. इसके अलावा, उपयोगकर्ता खुद भी यह जानकारी जोड़ सकते हैं.

उपयोगकर्ता या एडमिन के ज़रिए सेटअप करने के बारे में फ़ैसला लेने में मदद

काम करने का हर माहौल अलग होता है. अपनी कंपनी के लिए सबसे सही सेटअप चुनने के लिए, हर सेटअप के पहलुओं के बारे में सोचें.

एडमिन के ज़रिए सेटअप उपयोगकर्ता के ज़रिए सेटअप

उपयोगकर्ता की काम करने की जगह का डेटा, अप-टू-डेट और सटीक होता है.

फ़ायदे

  • इससे यह पक्का होता है कि Google में मौजूद उपयोगकर्ता का डेटा, आपके डेटा के साथ सिंक हो
  • इससे उपयोगकर्ता की गड़बड़ी से बचा जा सकता है

तरीका

  • एपीआई (बिल्डिंग, फ़्लोर, फ़्लोर सेक्शन, डेस्क)
  • GCDS (बिल्डिंग, फ़्लोर)

उपयोगकर्ता अनुभव

  • सिर्फ़ काम करने की जगह की जानकारी देखी जा सकती है

आपके संगठन में, उपयोगकर्ता की काम करने की जगह का डेटा मौजूद नहीं है या आपको इस बारे में पक्का नहीं है.

फ़ायदे

  • एक क्लिक में सेटअप करने की सुविधा
  • उपयोगकर्ताओं को जगह की जानकारी जोड़ने और अपडेट करने के लिए, Calendar से सूचनाएं मिलती हैं
  • एडमिन के लिए कम काम

तरीका

  • Google Admin console से शुरुआती सेटअप
  • उपयोगकर्ता खुद ही काम करने की जगह का डेटा (बिल्डिंग, फ़्लोर) अपडेट करते हैं

उपयोगकर्ता अनुभव

  • उपयोगकर्ता के पास, काम करने की जगह की जानकारी देखने और अपडेट करने, दोनों का कंट्रोल होता है
  • Google, उपयोगकर्ता की काम करने की जगह का अनुमान लगाता है और कभी-कभी उसे सेट भी करता है
  • Google, उपयोगकर्ता को अपडेट करने के लिए कहता है

एडमिन के तौर पर जगह की जानकारी जोड़ना

अगर अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, काम करने की मुख्य जगह की जानकारी सेट करनी है, तो एपीआई या Google Cloud Directory Sync (GCDS) का इस्तेमाल करें.

Google Cloud Directory Sync का इस्तेमाल करना

उपयोगकर्ता की काम करने की जगह की जानकारी जोड़ने के लिए, GCDS का इस्तेमाल इन मामलों में करें:

  • कई उपयोगकर्ता और उनकी जगहें मौजूद हैं.
  • उपयोगकर्ताओं की जगहों में लगातार बदलाव और अपडेट होते रहते हैं.
  • Microsoft Active Directory से Google खातों में, उपयोगकर्ता की प्रोफ़ाइलें सिंक करने के लिए, GCDS का इस्तेमाल पहले से किया जा रहा है.

GCDS Configuration Manager में, User Profile Attributes टैब पर जाकर, काम करने की जगह के इन फ़ील्ड को, उन जगहों से मैप करें जहां आज-कल बिल्डिंग और फ़्लोर की जानकारी सेव की जाती है:

  • बिल्डिंग का आईडी
  • मंज़िल का नाम

इन फ़ील्ड को सिंक करना ज़रूरी नहीं है. पक्का करें कि बिल्डिंग के आईडी, बिल्डिंग मैनेजमेंट में बनाए गए बिल्डिंग के आईडी से मेल खाते हों.

ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Cloud Directory Sync के बारे में लेख पढ़ें.

एपीआई का इस्तेमाल करना

उपयोगकर्ता की काम करने की जगह की जानकारी जोड़ने के लिए, एपीआई का इस्तेमाल इन मामलों में करें:

  • कई उपयोगकर्ता और उनकी जगहें मौजूद हैं.
  • आपके पास पहले से कोई ऐसा सिस्टम है जिसमें एपीआई के ज़रिए, उपयोगकर्ता की जगहों की जानकारी मिलती है.
  • उपयोगकर्ताओं की जगहों में लगातार बदलाव और अपडेट होते रहते हैं.
  • आपको उपयोगकर्ता की जगहों को सिंक रखने के लिए, कोई ऑटोमेटेड तरीका चाहिए.
  • फ़्लोर सेक्शन और डेस्क कोड के लिए वैल्यू मौजूद हैं.

ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Google Workspace Admin SDK गाइड लेख पढ़ें.

फ़ॉर्मैट की गई उपयोगकर्ता की जगह की जानकारी को सभी जगह दिखाने और उपयोगकर्ता की प्रोफ़ाइल में दिखने में, 24 घंटे तक लग सकते हैं.

अपना एपीआई सेट अप करते समय, इन प्रॉपर्टी का इस्तेमाल करें:

प्रॉपर्टी का नाम ब्यौरा उदाहरण
type (string)*

जगह का टाइप: CUSTOM, DEFAULT, DESK

ध्यान दें: उपयोगकर्ता की काम करने की मुख्य जगह की जानकारी अपडेट करने के लिए, टाइप को DESK पर सेट करना ज़रूरी है

 DESK
customType (string)

अगर टाइप CUSTOM है, तो इस फ़ील्ड में कस्टम वैल्यू शामिल होती है

 free_text
area (string)*

जगह की जानकारी को टेक्स्ट में दिखाने से, जगह की जानकारी को कम शब्दों में बताने में मदद मिलती है. उदाहरण के लिए, "माउंटेन व्यू, कैलिफ़ोर्निया" या "पालो ऑल्टो के पास"

 माउंटेन व्यू, कैलिफ़ोर्निया
buildingId (string)*

बिल्डिंग का आइडेंटिफ़ायर, बिल्डिंग के लिए बनाए गए buildingId से पूरी तरह मेल खाना चाहिए

रिज़र्व की गई वैल्यू वाली स्ट्रिंग:

  • इससे पता चलता है कि उपयोगकर्ता के पास ऑफ़िस की बिल्डिंग नहीं है. उदाहरण के लिए, अगर कोई उपयोगकर्ता घर से काम कर रहा है, तो $NO_BUILDING$ का इस्तेमाल करें
  • इससे पता चलता है कि बिल्डिंग के संसाधनों में, बिल्डिंग अब तक नहीं बनाई गई है. इसके लिए, $MISSING_BUILDING$ का इस्तेमाल करें
 NYC
floorName (string)

फ़्लोर का आइडेंटिफ़ायर, buildingId में तय किए गए फ़्लोर से पूरी तरह मेल खाना चाहिए.

ध्यान दें: तय किए गए buildingId के बिना, फ़्लोर का नाम अमान्य होता है

 लॉबी, मेज़ेनाइन, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (string)

इससे पता चलता है कि उपयोगकर्ता, फ़्लोर पर कहां बैठता है

 A, साउथ विंग
deskCode (string)*

इससे डेस्क की सटीक जगह की जानकारी मिलती है

 पॉड 17, 13-ए

* ज़रूरी

उपयोगकर्ताओं को जगह की जानकारी जोड़ने की अनुमति देना

उपयोगकर्ताओं को काम करने की मुख्य जगह की जानकारी जोड़ने में मदद करने के लिए, Calendar के प्रॉम्प्ट चालू करें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डायरेक्ट्री इसके बाद डायरेक्ट्री सेटिंग पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. प्रोफ़ाइल में बदलाव करें पर क्लिक करें.
  3. बाईं ओर मौजूद पैनल में, संगठन की इकाई में जाकर, वह संगठन चुनें जिसमें आपको बदलाव लागू करना है.

    चेतावनी: अगर आपने संगठन की सभी इकाइयों के लिए, संगठन में सबसे ऊंचे लेवल की इकाई पर यह बदलाव लागू किया है, तो यह उन इकाइयों पर लागू नहीं होगा जहां आपने प्रोफ़ाइल की जानकारी के लिए पहले बदलाव किए थे.

  4. काम करने की जगह के बगल में मौजूद बॉक्स को चुनें और सेव करें पर क्लिक करें.

बदलावों को सभी जगह दिखाने में 30 मिनट तक लग सकते हैं. इसके बाद, उपयोगकर्ता अपनी जगह की जानकारी सेट कर सकते हैं.

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