গুগল ক্যালেন্ডারে, যখন আপনি মিটিং রুম বা কোম্পানির গাড়ির মতো কোনো ক্যালেন্ডার রিসোর্স তৈরি করেন, তখন সেই রিসোর্সের জন্য একটি ক্যালেন্ডার তৈরি হয়। এরপর আপনার ব্যবহারকারীরা তাদের ক্যালেন্ডার ইভেন্টে রিসোর্সটি যোগ করে সেটির সময়সূচি নির্ধারণ করতে পারেন। ব্যবহারকারীরা যখন রিসোর্সটি বুক করেন, তখন রিসোর্সটির ক্যালেন্ডারে একটি সংশ্লিষ্ট ইভেন্ট তৈরি হয়।
শুরু করার আগে
রিসোর্স শেয়ার করতে হলে, আপনাকে প্রথমে সেগুলোকে আপনার 'আমার ক্যালেন্ডার' তালিকায় যুক্ত করতে হবে। আপনার 'আমার ক্যালেন্ডার' তালিকায় রিসোর্স যুক্ত করার জন্য, ক্যালেন্ডার পরিচালনার অধিকারসহ একটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট প্রয়োজন।
- আপনি যে রিসোর্সটি পরিচালনা করতে চান সেটি যদি ক্যালেন্ডারে এখনও না থাকে, তাহলে রিসোর্সটি তৈরি করুন ।
- আপনার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন এবং গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- বাম দিকে, 'অন্যান্য ক্যালেন্ডার'-এর পাশে, 'যোগ করুন'-এ ক্লিক করুন।
সম্পদসমূহ ব্রাউজ করুন । - রিসোর্সটির জন্য ভবন বা অবস্থানটিতে ক্লিক করুন।
- রিসোর্সটির পাশে থাকা বক্সে টিক চিহ্ন দিয়ে সেটিকে আপনার 'আমার ক্যালেন্ডার' তালিকায় যুক্ত করুন।
একটি রিসোর্স শেয়ার করুন
আপনি কোনো রিসোর্স শেয়ার করলে, ব্যবহারকারীরা সেটির প্রাপ্যতা যাচাই করতে, ইভেন্টের জন্য বুক করতে এবং নোটিফিকেশন পেতে সেটিকে তাদের 'অন্যান্য ক্যালেন্ডার' তালিকায় যোগ করতে পারেন। তবে, তারা রিসোর্সটি সম্পাদনা করতে পারেন না।
- আপনার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন এবং গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- আমার ক্যালেন্ডার তালিকা থেকে, রিসোর্সটিতে পয়েন্ট করুন এবং আরও-তে ক্লিক করুন।
সেটিংস এবং শেয়ারিং । আপনি কীভাবে রিসোর্সটি শেয়ার করতে চান তা বেছে নিন।
আপনার শেয়ার করা ক্যালেন্ডারের সেটিংসে, আপনি ইভেন্টগুলোর জন্য সাধারণ অ্যাক্সেস অনুমতি এবং নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সাথে শেয়ার করার অনুমতি সেট করতে পারেন। এই দুটির মধ্যে, ব্যাপকতর অনুমতিটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হয়।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ‘সর্বসাধারণের জন্য উপলব্ধ করুন’ বিকল্পটি বেছে নেন এবং ‘ইভেন্টের সমস্ত বিবরণ দেখুন’ নির্বাচন করেন, এবং একই সাথে ক্যালেন্ডারটি কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তির সাথে শেয়ার করে ‘শুধুমাত্র ফ্রি/বিজি দেখুন’ নির্বাচন করেন, তাহলেও সেই ব্যক্তি আপনার ইভেন্টের সমস্ত বিবরণ দেখতে পারবেন।
আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের সকলের সাথে ক্যালেন্ডারটি শেয়ার করতে চান, তাহলে ইভেন্টের অ্যাক্সেস অনুমতির অধীনে:
- আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য উপলব্ধ করুন বক্সটি চেক করুন।
- ডানদিকে, নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন।
এবং একটি বিকল্প বেছে নিন। এই পৃষ্ঠার নিচে রিসোর্স পারমিশন সম্পর্কে জানুন।
আপনি যদি কোনো নতুন রিসোর্সের জন্য অভ্যন্তরীণ শেয়ারিং অপশন সেট না করেন, তাহলে এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের সেকেন্ডারি ক্যালেন্ডারগুলোর জন্য ডিফল্ট শেয়ারিং অপশনটি গ্রহণ করে। আপনি যদি ক্যালেন্ডারটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সাথে বা গুগল গ্রুপসের কোনো গ্রুপের সাথে শেয়ার করতে চান, তাহলে 'নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সাথে শেয়ার করুন' (Share with specific people) বিকল্পটি ব্যবহার করুন।
- লোক যোগ করুন -এ ক্লিক করুন।
- যাদের বা যে গ্রুপগুলোর সাথে শেয়ার করতে চান, তাদের ইমেল ঠিকানাগুলো যোগ করুন।
- অনুমতির জন্য, নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন। এবং একটি বিকল্প বেছে নিন। এই পৃষ্ঠার নিচে রিসোর্স পারমিশন সম্পর্কে জানুন।
- পাঠান-এ ক্লিক করুন।
নিশ্চিত করুন যেন ব্যবহারকারীরা রিসোর্সটি শিডিউল করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, 'রিসোর্স শিডিউলিং পরীক্ষা করুন ' অংশে যান।
আপনার ব্যবহারকারীদের জানিয়ে দিন যে, তারা এখন ইভেন্টে রিসোর্সটি যুক্ত করতে পারবেন।
(ঐচ্ছিক) আমন্ত্রণে রিসোর্সগুলো কীভাবে সাড়া দেবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে ধাপগুলো সম্পূর্ণ করুন।
রিসোর্স পারমিশন সম্পর্কে জানুন
যখন আপনি কোনো রিসোর্স শেয়ার করেন, তখন আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন যে ব্যবহারকারীরা সেই রিসোর্সের জন্য নির্ধারিত ইভেন্টগুলো কীভাবে দেখবে এবং তারা ইভেন্ট যোগ বা সম্পাদনা করতে পারবে কি না।
- শুধুমাত্র খালি/ব্যস্ত দেখুন (বিস্তারিত লুকান) — ব্যবহারকারীরা তাদের ব্যক্তিগত ক্যালেন্ডারে ইভেন্ট তৈরি বা পরিবর্তন করার সময় রিসোর্সটি বুক করতে পারেন। তারা রিসোর্সের ক্যালেন্ডারে থাকা ইভেন্টগুলোর নাম বা বিস্তারিত দেখতে পারেন না। আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানে খালি/ব্যস্ত রিসোর্স বুকিংয়ের অনুমতি না দেন, তাহলে রিসোর্সটি অন্তত 'সমস্ত ইভেন্টের বিস্তারিত দেখুন ' পারমিশন দিয়ে শেয়ার করুন। অন্যথায়, ব্যবহারকারীরা রিসোর্সটি শিডিউল করার চেষ্টা করলে তা উপলব্ধ থাকবে না।
- ইভেন্টের সমস্ত বিবরণ দেখুন — ব্যবহারকারীরা তাদের ব্যক্তিগত ক্যালেন্ডারে ইভেন্ট তৈরি বা পরিবর্তন করার সময় রিসোর্সটি বুক করতে এবং ইভেন্টের বিবরণ দেখতে পারেন। ইভেন্ট সংগঠক তার ব্যক্তিগত ক্যালেন্ডারে একটি ইভেন্ট পরিবর্তন করতে পারেন। তবে, তিনি সরাসরি রিসোর্সের ক্যালেন্ডারে ইভেন্ট পরিবর্তন করতে বা অন্য ব্যবহারকারীদের ইভেন্ট পরিবর্তন করতে পারেন না।
- ইভেন্টে পরিবর্তন করুন — ব্যবহারকারীরা ইভেন্টের বিবরণ দেখতে পারেন, যার মধ্যে ব্যক্তিগত ইভেন্টের বিবরণও অন্তর্ভুক্ত। তারা যেকোনো ইভেন্ট পরিবর্তন করতে পারেন। এই বিকল্পটি শুধুমাত্র তখনই উপলব্ধ যখন রিসোর্সটি আপনার সম্পূর্ণ প্রতিষ্ঠানের সাথে নয়, বরং নির্দিষ্ট কিছু ব্যক্তির সাথে শেয়ার করা হয়।
- পরিবর্তন করুন এবং শেয়ারিং পরিচালনা করুন — ব্যবহারকারীরা ব্যক্তিগত ইভেন্টের বিবরণ সহ ইভেন্টের বিস্তারিত তথ্য দেখতে পারেন। তারা যেকোনো ইভেন্ট পরিবর্তন করতে পারেন। তারা শেয়ারিং সেটিংসও পরিবর্তন করতে পারেন। এই বিকল্পটি শুধুমাত্র তখনই উপলব্ধ থাকে যখন রিসোর্সটি নির্দিষ্ট কিছু লোকের সাথে শেয়ার করা হয়।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমন্ত্রণ গ্রহণ — আপনি ব্যবহারকারীদের এমন রিসোর্স বুক করার অনুমতি দিতে পারেন যা প্রাপ্যতার সাথে সাংঘর্ষিক নয়। এই সেটিংটি অননুমোদিত ব্যবহারকারীদের রিসোর্স বুক করা থেকেও বিরত রাখে। অথবা, আপনি প্রাপ্যতা বা অনুমতি নির্বিশেষে ব্যবহারকারীদের রিসোর্স বুক করার অনুমতি দিতে পারেন।
আমন্ত্রণের প্রতি সম্পদের সাড়া দেওয়ার পদ্ধতি নিয়ন্ত্রণ করুন
- আপনার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন এবং গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
আমার ক্যালেন্ডার তালিকা থেকে, রিসোর্সটিতে পয়েন্ট করুন এবং আরও-তে ক্লিক করুন।
সেটিংস এবং শেয়ারিং ।ক্যালেন্ডার ব্যবহারের অনুমতি থাকা আবশ্যক।
আমন্ত্রণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রহণ করার জন্য, একটি বিকল্প বেছে নিন:
স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেইসব আমন্ত্রণ গ্রহণ করুন যেগুলোর মধ্যে কোনো সংঘাত নেই — রিসোর্সটি যেকোনো নতুন ইভেন্টের আমন্ত্রণ গ্রহণ করে, যদি একই সময়ে সেখানে অন্য কোনো ইভেন্ট নির্ধারিত না থাকে। যদি কোনো রিসোর্স সিরিজের বেশিরভাগ সময়ের জন্য উপলব্ধ থাকে, কিন্তু সবগুলোর জন্য না থাকে, তবে রিসোর্সটি সম্পূর্ণ সিরিজটি গ্রহণ করে এবং যে তারিখগুলোতে এটি অনুপলব্ধ থাকে, সেই তারিখগুলো প্রত্যাখ্যান করে। প্রত্যাখ্যান করা প্রতিটি ঘটনার জন্য ইভেন্ট আয়োজকের কাছে একটি ইমেল পাঠানো হয়। যদি রিসোর্সটিতে অনেক বেশি সংঘাত থাকে, তবে এটি সম্পূর্ণ সিরিজটি প্রত্যাখ্যান করে এবং একটি ইমেল পাঠায়। রিসোর্সটি সেইসব ব্যবহারকারীদের বুকিংও প্রত্যাখ্যান করে, যাদের রিসোর্সটি অ্যাক্সেস করার জন্য প্রয়োজনীয় অনুমতি নেই।
দ্রষ্টব্য: রিসোর্সটি কোনো পুনরাবৃত্তিমূলক ইভেন্টের জন্য আমন্ত্রণ তখনই গ্রহণ করে, যখন দ্বন্দ্বযুক্ত ইনস্ট্যান্সের সংখ্যা পাঁচটির বেশি না হয় এবং তা মোট ইভেন্টের সংখ্যার এক-তৃতীয়াংশের বেশি না হয়।
এই ক্যালেন্ডারে সমস্ত আমন্ত্রণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ করুন — সমস্ত আমন্ত্রণ রিসোর্সের ক্যালেন্ডারে দেখা যাবে, এমনকি যদি সেগুলোর মধ্যে কিছু একই সময়ে অনুষ্ঠিত হওয়া ইভেন্টের জন্যও হয়। আপনার প্রয়োজনের সময় রিসোর্সটি উপলব্ধ আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে, আগে থেকেই এর প্রাপ্যতা পরীক্ষা করে নিন। ক্যালেন্ডারে একটি কাটা চিহ্ন (স্ট্রাইকথ্রু) নির্দেশ করে যে রিসোর্সটি ইতিমধ্যে বুক করা হয়েছে। আপনি যদি এই সেটিংটি চালু করেন, তাহলে যেসব ব্যবহারকারীর প্রয়োজনীয় অনুমতি নেই, তারাও রিসোর্সগুলো শিডিউল করতে এবং ব্যবহার করতে সক্ষম হতে পারেন। তবে, তারা সেগুলোতে সাবস্ক্রাইব করতে বা বিস্তারিত দেখতে পারবেন না।