গুগল ক্যালেন্ডারে মিটিং শিডিউল করার পাশাপাশি, আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীরা অন্যদের শেয়ার করা রিসোর্সগুলোও পরিচালনা করতে পারেন। রিসোর্সের সবচেয়ে সাধারণ উদাহরণ হলো মিটিং রুম। অন্যান্য উদাহরণের মধ্যে রয়েছে প্রজেক্টর, কোম্পানির গাড়ি, গেস্ট অফিস, বিনোদনের সরঞ্জাম, বা এমন যেকোনো রিসোর্স যা ব্যবহারের জন্য মানুষ সময় নির্ধারণ করতে পারে। আপনার ব্যবহারকারীরা কোনো রিসোর্সের সময় নির্ধারণ করার আগে, আপনাকে ক্যালেন্ডারে সেই রিসোর্সগুলো তৈরি করতে হবে।
সম্পদ ব্যবস্থাপনার জন্য প্রয়োজনীয় বিশেষাধিকার
ক্যালেন্ডার রিসোর্স পরিচালনা করতে, আপনার বিল্ডিংস অ্যান্ড রিসোর্সেস > ম্যানেজ প্রিভিলেজসহ একটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর রোল প্রয়োজন। এই প্রিভিলেজগুলো সার্ভিসেস অ্যাডমিন প্রি-বিল্ট রোলে সক্রিয় করা থাকে। আপনি সেই রোলটি ব্যবহার করতে পারেন অথবা একটি কাস্টম অ্যাডমিনিস্ট্রেটর রোল তৈরি করতে পারেন। নির্দেশাবলীর জন্য ‘একজন ব্যবহারকারীকে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর রোল বরাদ্দ করুন’ অথবা ‘কাস্টম অ্যাডমিনিস্ট্রেটর রোল তৈরি করুন’ দেখুন।
দ্রষ্টব্য : অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সাথে রিসোর্সগুলি শেয়ার করার আগে শুধুমাত্র সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটররাই তাদের নিজেদের ক্যালেন্ডার থেকে সেগুলি পরিচালনা করতে পারেন। এই রিসোর্সগুলি পরিচালনা করার আগে ACL পরিবর্তনগুলি কার্যকর হতে কয়েক ঘন্টা সময় লাগতে পারে।
প্রস্তাবিত প্রশাসনিক কাজ
ভবন, বৈশিষ্ট্য এবং সম্পদ তৈরি করুন
ক্যালেন্ডার রিসোর্স ব্যবস্থাপনার প্রথম ধাপ হলো সেগুলি তৈরি করা। ২০১৭ সালের ১৭ই অক্টোবরের আগে তৈরি করা রিসোর্সগুলির জন্য, আমরা আপনাকে স্ট্রাকচার্ড রিসোর্সে পরিবর্তন করার পরামর্শ দিচ্ছি, যাতে আপনি গুগল ক্যালেন্ডারের সর্বশেষ উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে পারেন।
আমার ক্যালেন্ডার তালিকায় রিসোর্স যোগ করুন
কোনো রিসোর্স পরিচালনা করতে, আপনাকে সেটির ইমেল ঠিকানা আপনার 'আমার ক্যালেন্ডার' তালিকায় যোগ করতে হবে। এরপর আপনি রিসোর্সটি সম্পাদনা, শেয়ার বা সেটির বিষয়ে বিজ্ঞপ্তি পেতে পারবেন।
ক্যালেন্ডার রিসোর্স শেয়ার করুন
আপনি যদি আপনার নতুন রিসোর্সের জন্য শেয়ারিং অপশনটি স্পষ্টভাবে সেট না করেন, তাহলে এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের সেকেন্ডারি ক্যালেন্ডারগুলোর ডিফল্ট শেয়ারিং অপশনটি গ্রহণ করবে।
রিসোর্সগুলো তৈরি ও শেয়ার করা হয়ে গেলে, আপনি এবং আপনার ব্যবহারকারীরা ইভেন্টে অতিথিদের আমন্ত্রণ জানানোর মতোই সেগুলোতে রিসোর্স যুক্ত করতে পারবেন।
আপনি নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে নোটিফিকেশন সেট করতে পারেন:
- একটি রিসোর্স একটি নতুন ইভেন্টে নির্ধারিত করা হয়েছে।
- একটি নির্ধারিত অনুষ্ঠান পরিবর্তন বা বাতিল করা হয়েছে
- আমন্ত্রিত ব্যক্তি বা সংস্থাগুলি একটি ইভেন্টে সাড়া দেয়।
আপনি রিসোর্সটির জন্য একটি দৈনিক সময়সূচীও অনুরোধ করতে পারেন।