Tự động xoá tin nhắn trong Chat cho tổ chức của bạn

Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này: Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus. So sánh phiên bản của bạn

Bạn có thể kiểm soát việc tin nhắn gửi qua Google Chat có bị xoá tự động hay không và thời điểm xoá bằng chế độ cài đặt tính năng tự động xoá của Chat. Tính năng này chỉ áp dụng cho những tin nhắn được gửi khi nhật ký trò chuyện đang bật.

Bạn có thể bật các chính sách tự động xoá riêng biệt cho từng loại cuộc trò chuyện: tin nhắn trực tiếp 1:1, tin nhắn theo nhóm và tin nhắn trong không gian.

Tin nhắn với các tổ chức bên ngoài chỉ bị xoá theo chính sách của người tạo cuộc trò chuyện. Vì vậy, các cuộc trò chuyện do tổ chức của bạn tạo sẽ tuân theo chính sách xoá của bạn, trong khi các cuộc trò chuyện do bên ngoài tạo sẽ không tuân theo chính sách của bạn.

Tính năng tự động xoá của Google Chat và Google Vault

Các chính sách tự động xoá của Chat và tin nhắn bị xoá do các chính sách này phải tuân theo các quy tắc lưu giữ của Chat và Google Vault.

Nếu một quy tắc lưu giữ của Vault áp dụng cho một cuộc trò chuyện có chính sách tự động xoá của Chat, thì tin nhắn sẽ bị xoá như sau:

  • Tính năng lưu giữ của Vault xoá một tin nhắn trước khoảng thời gian tự động xoá của Chat – Tin nhắn sẽ bị xoá khỏi cuộc trò chuyện và được lưu giữ trong Vault trong 30 ngày do quy tắc lưu giữ mặc định. Quá trình xoá hẳn bắt đầu vào ngày thứ 30 và có thể mất vài ngày để hoàn tất tuỳ thuộc vào số lượng tin nhắn bị xoá hẳn.
  • Khoảng thời gian tự động xoá của Chat diễn ra trước khoảng thời gian lưu giữ của Vault – Tin nhắn sẽ bị xoá khỏi cuộc trò chuyện và được lưu giữ trong Vault trong khoảng thời gian lưu giữ còn lại hoặc tối thiểu là 30 ngày.
  • Người dùng xoá một tin nhắn trước khi tính năng tự động xoá hoặc Vault xoá – Tin nhắn sẽ được lưu giữ trong Vault trong khoảng thời gian lưu giữ còn lại và tối thiểu là 30 ngày.

Nếu không có quy tắc lưu giữ nào của Vault áp dụng cho tin nhắn, thì các tin nhắn tự động xoá sẽ được lưu giữ trong 30 ngày sau khi chính sách tự động xoá hoặc người dùng xoá các tin nhắn đó khỏi cuộc trò chuyện. Quá trình xoá hẳn bắt đầu vào ngày thứ 30 và có thể mất vài ngày để hoàn tất.

Không gian có nhiều thành viên và Google Vault

Yêu cầu lưu giữ dữ liệu trên một tài khoản sẽ ngăn không cho dữ liệu người dùng bị xoá. Bạn có thể đặt yêu cầu lưu giữ dữ liệu trên từng tài khoản hoặc toàn bộ đơn vị tổ chức. Bạn có thể sử dụng yêu cầu lưu giữ dữ liệu để ngăn không cho dữ liệu tin nhắn bị xoá (tin nhắn được tạo khi nhật ký trò chuyện đang bật).

Tuy nhiên, tính năng này không áp dụng cho những tin nhắn được tạo trong không gian có rất nhiều thành viên (không gian có hơn 50.000 người dùng). Tin nhắn được đăng lên không gian có rất nhiều thành viên sẽ bị xoá theo chính sách giữ lại dữ liệu của không gian đó; những tin nhắn không được đăng lên các không gian này sẽ được lưu giữ như bình thường. Vì lý do khả năng mở rộng và hiệu suất, nên có thể khó kiểm tra trạng thái lưu giữ dữ liệu của từng người dùng cho mỗi tin nhắn được gửi. Hãy lên kế hoạch cẩn thận về cách vận hành không gian có nhiều thành viên.

Để tìm hiểu thêm, hãy đọc bài viết Bắt đầu sử dụng yêu cầu lưu giữ dữ liệu trong Google Vault.

Quản lý chính sách tự động xoá của Chat

Bật hoặc tắt tính năng tự động xoá cho tin nhắn trực tiếp 1:1

Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Tự động xoá.
  3. Nhấp vào Tin nhắn trực tiếp 1:1.
  4. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức ở bên cạnh.
  5. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp Bật tính năng tự động xoá để bật hoặc tắt tính năng tự động xoá.
  6. Đối với Số ngày mà tin nhắn hiển thị trong phần tin nhắn trực tiếp 1:1, hãy nhập một số từ 30 đến 36500.
  7. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.

Bật hoặc tắt tính năng tự động xoá cho tin nhắn trực tiếp theo nhóm

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Tự động xoá.
  3. Nhấp vào Tin nhắn trực tiếp theo nhóm.
  4. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp Bật tính năng tự động xoá để bật hoặc tắt tính năng tự động xoá.
  5. Đối với Số ngày mà tin nhắn hiển thị trong phần tin nhắn theo nhóm, hãy nhập một số từ 30 đến 36500.
  6. Nhấp vào Lưu.

Bật hoặc tắt tính năng tự động xoá cho tin nhắn trong không gian

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Tự động xoá.
  3. Nhấp vào Không gian.
  4. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp Bật tính năng tự động xoá để bật hoặc tắt tính năng tự động xoá.
  5. Đối với Số ngày mà tin nhắn hiển thị trong phần tin nhắn trên không gian, hãy nhập một số từ 30 đến 36500.
  6. Nhấp vào Lưu.

Thông tin bổ sung