এই ফিচারের জন্য সমর্থিত সংস্করণগুলো হলো: ফ্রন্টলাইন প্লাস; বিজনেস প্লাস; এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড ও এন্টারপ্রাইজ প্লাস; এডুকেশন স্ট্যান্ডার্ড ও এডুকেশন প্লাস; এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস ও এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস প্লাস। আপনার সংস্করণটি তুলনা করুন।
চ্যাট অটো-ডিলিশন সেটিংসের মাধ্যমে আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন যে গুগল চ্যাটের মাধ্যমে পাঠানো মেসেজগুলো কখন এবং কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাবে। এই ফিচারটি শুধুমাত্র সেইসব মেসেজের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, যেগুলো কনভারসেশন হিস্ট্রি চালু থাকা অবস্থায় পাঠানো হয়।
আপনি প্রতিটি ধরণের কথোপকথনের জন্য আলাদা স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার নীতি সক্রিয় করতে পারেন: ১:১ সরাসরি বার্তা, গ্রুপ বার্তা এবং স্পেস বার্তা।
বাহ্যিক সংস্থার সাথে থাকা বার্তাগুলি শুধুমাত্র কথোপকথন নির্মাতার নীতি অনুসারে মুছে ফেলা হয়। সুতরাং, আপনার সংস্থা দ্বারা তৈরি কথোপকথনগুলি আপনার মুছে ফেলার নীতি অনুসরণ করবে, অন্যদিকে বাইরে থেকে তৈরি কথোপকথনগুলি আপনার নীতি অনুসরণ করবে না।
গুগল চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা এবং গুগল ভল্ট
চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার নীতি এবং এর ফলে মুছে যাওয়া বার্তাগুলো চ্যাট ও গুগল ভল্টের সংরক্ষণ নিয়মের অধীন।
যদি কোনো কথোপকথনে চ্যাট স্বয়ংক্রিয়-মুছে ফেলার নীতিসহ একটি ভল্ট রিটেনশন নিয়ম প্রযোজ্য হয়, তাহলে বার্তাগুলি নিম্নরূপভাবে মুছে ফেলা হবে:
- ভল্ট রিটেনশন চ্যাট অটো-ডিলিট হওয়ার সময়সীমার আগেই মেসেজটি সরিয়ে দেয় — ডিফল্ট রিটেনশন নিয়ম অনুযায়ী, মেসেজটি একটি কথোপকথন থেকে সরিয়ে দেওয়া হবে এবং ৩০ দিনের জন্য ভল্টে রাখা হবে। পার্জ প্রক্রিয়াটি ৩০তম দিনে শুরু হয় এবং পার্জ করা মেসেজের সংখ্যার উপর নির্ভর করে এটি সম্পূর্ণ হতে কয়েক দিন সময় লাগতে পারে।
- চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সময়কালটি ভল্টে বার্তা সংরক্ষণের সময়কালের আগে আসে — বার্তাটি কথোপকথন থেকে মুছে ফেলা হবে এবং সংরক্ষণের সময়কালের বাকি সময়ের জন্য অথবা ন্যূনতম ৩০ দিনের জন্য ভল্টে রাখা হবে।
- কোনো ব্যবহারকারী স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাওয়া বা ভল্টে জমা হওয়ার আগে একটি বার্তা মুছে ফেললে —বার্তাটি সংরক্ষণের অবশিষ্ট সময়কালের জন্য এবং কমপক্ষে ৩০ দিনের জন্য ভল্টে সংরক্ষিত থাকবে।
যদি মেসেজটির ক্ষেত্রে কোনো ভল্ট রিটেনশন রুল প্রযোজ্য না হয়, তাহলে অটো-ডিলিট হওয়া মেসেজগুলো অটো-ডিলিশন পলিসি কার্যকর হওয়ার পর অথবা কোনো ব্যবহারকারী কথোপকথন থেকে সরিয়ে ফেলার পর ৩০ দিন পর্যন্ত সংরক্ষিত থাকে। মুছে ফেলার প্রক্রিয়াটি ৩০তম দিনে শুরু হয় এবং এটি সম্পন্ন হতে বেশ কয়েক দিন সময় লাগতে পারে।
বড় জায়গা এবং গুগল ভল্ট
কোনো অ্যাকাউন্টের উপর হোল্ড ব্যবহারকারীর ডেটা মুছে যাওয়া থেকে বিরত রাখে। হোল্ড ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট বা সম্পূর্ণ প্রাতিষ্ঠানিক ইউনিটের উপর আরোপ করা যেতে পারে। আপনি মেসেজের ডেটা মুছে যাওয়া রোধ করতে হোল্ড ব্যবহার করতে পারেন (চ্যাট হিস্ট্রি চালু থাকা অবস্থায় করা মেসেজ)।
তবে, এই ফিচারটি অতিরিক্ত-বৃহৎ স্পেসে (৫০ হাজারেরও বেশি ব্যবহারকারী আছে এমন স্পেস) করা মেসেজের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নয়। অতিরিক্ত-বৃহৎ স্পেসে পোস্ট করা মেসেজগুলো স্পেসটির রিটেনশন পলিসি অনুযায়ী মুছে ফেলা হবে; যে মেসেজগুলো এই স্পেসগুলোতে পোস্ট করা হয়নি, সেগুলো যথারীতি হোল্ডে রাখা হবে। স্কেলেবিলিটি এবং পারফরম্যান্সের কারণে, পাঠানো প্রতিটি মেসেজের জন্য প্রত্যেক ব্যবহারকারীর হোল্ড স্ট্যাটাস চেক করা কঠিন হতে পারে। আপনার বৃহৎ স্পেসগুলো কীভাবে পরিচালনা করবেন, তা সাবধানে পরিকল্পনা করুন।
আরও জানতে, ‘Google Vault-এ হোল্ড নিয়ে শুরু করুন’ পড়ুন।
চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার নীতি পরিচালনা করুন
১:১ সরাসরি মেসেজের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাওয়া চালু বা বন্ধ করুন
শুরু করার আগে: এই সেটিংয়ের জন্য যদি কোনো বিভাগ বা দল তৈরি করার প্রয়োজন হয়, তাহলে ‘একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন’- এ যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস গুগল চ্যাট ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার বিকল্পে ক্লিক করুন।
- ১:১ সরাসরি বার্তা পাঠাতে ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) কোনো বিভাগ বা দলে সেটিংটি প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সুবিধা চালু বা বন্ধ করতে ‘Enable auto-deletion ’ বক্সে টিক চিহ্ন দিন বা টিক চিহ্ন তুলে দিন।
- ওয়ান-টু-ওয়ান ডাইরেক্ট মেসেজে বার্তা কত দিন দৃশ্যমান থাকবে, সেই সংখ্যার জন্য ৩০ থেকে ৩৬৫০০-এর মধ্যে একটি সংখ্যা লিখুন।
- সংরক্ষণ করুন-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।
পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, 'Inherit'-এ ক্লিক করুন।
গ্রুপ ডিরেক্ট মেসেজের জন্য অটো-ডিলিশন চালু বা বন্ধ করুন
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস গুগল চ্যাট ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার বিকল্পে ক্লিক করুন।
- গ্রুপ সরাসরি বার্তাগুলিতে ক্লিক করুন।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সুবিধা চালু বা বন্ধ করতে ‘Enable auto-deletion ’ বক্সে টিক চিহ্ন দিন বা টিক চিহ্ন তুলে দিন।
- গ্রুপ মেসেজে বার্তা কত দিন দৃশ্যমান থাকবে, সেই সংখ্যার জন্য ৩০ থেকে ৩৬৫০০-এর মধ্যে একটি সংখ্যা লিখুন।
- সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
স্পেসের মেসেজগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা চালু বা বন্ধ করুন।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস গুগল চ্যাট ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার বিকল্পে ক্লিক করুন।
- স্পেসগুলিতে ক্লিক করুন।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সুবিধা চালু বা বন্ধ করতে ‘Enable auto-deletion ’ বক্সে টিক চিহ্ন দিন বা টিক চিহ্ন তুলে দিন।
- স্পেস মেসেজে মেসেজটি কত দিন দৃশ্যমান থাকবে, তা নির্ধারণ করতে ৩০ থেকে ৩৬৫০০-এর মধ্যে একটি সংখ্যা লিখুন।
- সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।