اگر اجازه دهید، کاربران گوگل چت شما میتوانند با افراد خارج از سازمان شما چت کنند. این افراد ممکن است:
- کاربران خارجی (با برچسب زرد در مکالمات چت): کاربرانی که خارج از سازمان شما هستند و حساب Google Workspace دارند. آنها باید کاربر Google Workspace باشند یا حسابی داشته باشند که به @gmail.com ختم شود یا یک حساب گوگل غیر Gmail داشته باشند. اگر مخاطب خارجی کاربر Google Workspace باشد، سرپرست آنها باید Google Chat را برای سازمانشان فعال کند. در غیر این صورت، آنها دعوتنامهای دریافت نخواهند کرد و نمیتوانند به فضای چت بپیوندند یا به پیامهای مستقیم پاسخ دهند.
- حسابهای مهمان (با برچسب فیروزهای در مکالمات چت): کاربرانی که خارج از سازمان شما هستند و حساب Workspace ندارند. این کاربران ممکن است از سیستمهای ایمیل متفاوتی (مانند @hotmail.com یا دامنه شرکت) استفاده کنند. شما مهمانان را برای همکاری موقت و ایمن به چت خود دعوت میکنید. سازمان شما این حسابهای مهمان و هرگونه دادهای که ایجاد میکنند را کنترل میکند.
نحوه کار چت خارجی
- چت به تنظیمات خارجی چت برای سازمان شما احترام میگذارد.
- بسته به نسخه شما، میتوانید از تنظیمات فضاهای خارجی نیز برای کنترل اینکه آیا کاربران میتوانند فضاهای خارجی ایجاد شده توسط سازمان شما را ایجاد کنند یا به آنها بپیوندند، استفاده کنید. صرف نظر از این تنظیم، کاربران میتوانند در صورت فعال بودن چت خارجی، به فضاهای ایجاد شده توسط سایر سازمانها بپیوندند.
- اعضای فضا و برنامههای چت با مجوز مناسب میتوانند در صورت فعال بودن تنظیم فضاهای خارجی، کاربران خارجی و مهمانان را به فضا دعوت کنند.
- فقط سیاستهای حفظ و حذف خودکارِ سازندهی مکالمه برای پیامهای موجود در یک مکالمه اعمال میشود. سازمانهایی که سیاست Vault فعال دارند، میتوانند تمام مکالمات را صرف نظر از اینکه چه کسی آنها را ایجاد کرده است، حفظ کنند.
- برای حفظ حریم خصوصی و محافظت در برابر سوءاستفاده، وقتی یک کاربر خارجی را به یک رشته پیام یا فضا اضافه میکنید، به جای اضافه شدن مستقیم، دعوت میشود. کاربران دعوتشده یک دعوتنامه ایمیلی دریافت میکنند و فهرست چت و صفحه «مرور فضاها» نشان میدهد که دعوت شدهاند. کاربران میتوانند در صورت دریافت پیامهای ناخواسته، شخصی را مسدود و گزارش دهند .
- وقتی یک مهمان را به یک رشته پیام یا فضای پیام اضافه میکنید، آنها دعوتنامهای برای ایجاد حساب مهمان دریافت میکنند. پس از ثبت نام، مستقیماً به رشته پیام یا فضای پیام اضافه میشوند.
- کاربران نمیتوانند فضاهایی ایجاد کنند که به کاربران خارجی یا مهمانان اجازه ورود بدهد و در عین حال دید در سطح سازمان داشته باشند.
کاربران خارجی میتوانند محتوای ارسال شده توسط کاربران داخلی، برنامهها و وبهوکها را در فضاها مشاهده کنند. برنامههای چت همچنین میتوانند برای دسترسی به دادهها از طرف یک کاربر خارجی، از کاربران خارجی درخواست احراز هویت کنند. برای جزئیات بیشتر، به پیامهای ناهمزمان نیاز به احراز هویت دارند مراجعه کنید.
کاربران خارجی و مهمانان نمیتوانند:
- افزودن و حذف برنامهها یا وبهوکها از یک فضا
- با برنامهها در یک فضا تعامل داشته باشید. برای مثال، منشنها، دستورات اسلش، کلیک روی کارتهای ارسال شده توسط برنامه و غیره غیرفعال میشوند. برای جزئیات بیشتر، به استفاده از برنامهها در Google Chat بروید.
- پیامهای آنها را با پیشنمایش لینکها از برنامههای شخص ثالث تکمیل کنید
برای جزئیات بیشتر در مورد حسابهای مهمان، به مدیریت مهمانان فضای کاری بروید.
محدودیتهای شناختهشده برای کاربران خارجی
- کاربرانی که در سازمانهای Google Workspace هستند و Chat را فعال نکردهاند، از طریق Chat قابل دسترسی نیستند. کاربران میتوانند به هر کاربر خارجی در سازمانهایی که Chat را فعال کردهاند، پیام ارسال کنند.
- هنگام ایجاد فضا، باید مشخص کنید که آیا فضا خارجی است یا خیر. بعداً نمیتوانید این تنظیم را تغییر دهید.
- شما نمیتوانید یک کاربر خارجی را به پیام گروهی در چت اضافه کنید. فقط میتوانید با یک پیام مستقیم ۱:۱ یا در فضایی که به اعضای خارجی اجازه میدهد، به صورت خارجی چت کنید.
محدودیت شناختهشده برای حسابهای مهمان
دعوتنامههای مهمان را نمیتوان به شناسههای ایمیلی که با حسابهای گوگل مرتبط هستند ارسال کرد. انواع حسابهای زیر واجد شرایط حساب مهمان نیستند و باید به جای آن از چت خارجی استفاده کنند:
- حسابهای کاربری مقدماتی Google Workspace Essentials
- حسابهای جیمیل مصرفکننده
- حسابهای کاربری ایجاد شده با شناسههای ایمیل غیر از gmail.com (حسابهای تأیید شده با ایمیل)
- حسابهای کاربری فضای کاری موجود
راهاندازی دامنههای مورد اعتماد، مانع از همکاری سازمان شما با حسابهای کاربری گوگل میشود. این بدان معناست که شما نمیتوانید با کاربران غیر Workspace همکاری کنید، زیرا ممکن است آنها با استفاده از آدرس ایمیل کاری خود، حسابهای کاربری گوگل ایجاد کرده باشند.
اگر سازمان شما یک دامنه Workspace با مجوز جزئی دامنه (PDL) دارد، این دامنه میتواند شامل برخی از کاربرانی باشد که میتوانند به عنوان مهمان دعوت شوند (کسانی که حساب Workspace ندارند) و سایر کاربرانی که نمیتوانند به عنوان مهمان دعوت شوند (کسانی که حساب Workspace دارند).
پیامهای خطای رایج: کاربران خارجی و حسابهای مهمان
| پیام خطا از دید دعوتکننده | توضیحات |
|---|---|
| این کاربر گوگل چت را فعال نکرده است. | چت برای حساب کاربری دعوتشده در فضای کاری غیرفعال است. مدیر دعوتشده باید چت را برای این حساب کاربری فعال کند. |
| حساب کاربری این کاربر هنوز در حال تنظیم است. لطفاً بعداً دوباره امتحان کنید. | حسابی که با آن تماس میگیرید هنوز جدید است و ممکن است کمی طول بکشد تا در چت فعال شود. |
| الان نمیتوانم پیام مستقیم ارسال کنم. بعداً دوباره امتحان کنید. | خطای موقت رخ داده است. بعداً دوباره امتحان کنید. |
| به دلیل تناقض در سیاستهای حفظ سابقه یا مکان دادهها، این مکالمه قابل ایجاد نیست. | در نحوه ذخیره تاریخچه پیام یا دادههای موقعیت مکانی هر حساب (حساب دعوتکننده و دعوتشونده) اختلاف وجود دارد. این اختلاف باید توسط یکی یا هر دو مدیر حساب برطرف شود. |
شما نمیتوانید برای آنها پیام بفرستید زیرا سازمان آنها این اجازه را نمیدهد. به دلیل سیاستی که توسط مدیر سیستم تعیین شده است، شما نمیتوانید به کاربر(ان) پیام دهید. | دامنه سازمان شما در فهرست مجاز سازمان دعوتکننده نیست. برای راهنمایی با مدیر دعوتکننده تماس بگیرید. |
سازمان شما به شما اجازه نمیدهد که به این شخص پیام مستقیم ارسال کنید. به دلیل سیاستی که توسط مدیر سیستم تعیین شده است، نمیتوانید به کاربر(ان) پیام دهید. | دامنه دعوتشده در فهرست مجاز سازمان شما نیست. |
| شما این کاربر را مسدود کردهاید. برای ارسال پیام، او را از حالت مسدود خارج کنید. | دعوتکننده، دعوتشونده را مسدود کرده است. |
پیامهای خطای رایج: حسابهای مهمان
| پیام خطا | توضیحات |
|---|---|
سازمان شما اجازه نمیدهد که مستقیماً برای این شخص پیام ارسال کنید. به دلیل سیاستی که توسط مدیر سیستم تعیین شده است، نمیتوانید به کاربر(ان) پیام دهید. | دامنه دعوتشده در فهرست مجاز سازمان شما نیست. |
| نمیتوان کاربر را دعوت کرد. محدودیت سازمانی برای افزودن کاربران غیر Workspace رعایت شده است. با مدیر تماس بگیرید. | تعداد مهمانان سازمان شما از حد مجاز فراتر رفته است. |
| نمیتوان کاربر را دعوت کرد. این نوع دعوت خارجی توسط مدیر شما فعال نشده است. | دعوتکننده مجاز به دعوت مهمان نیست. مدیر باید امتیاز دعوت مهمان را فعال کند. |