एडमिन के तौर पर, Google Chat के मैसेज को ईमेल जर्नल के तौर पर संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष का कोई समाधान सेट अप किया जा सकता है. यह समाधान इन कामों में मददगार साबित हो सकता है:
- इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज से जुड़ी ज़रूरी शर्तों को पूरा करने में. जैसे, एसईसी का नियम 17a-4
- तीसरे पक्ष के किसी समाधान का इस्तेमाल जारी रखने में
इंटिग्रेशन के काम करने का तरीका
Chat को तीसरे पक्ष के किसी समाधान के साथ इंटिग्रेट करने के लिए, वह ईमेल पता तय करें जिस पर जर्नल मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाने हैं.
- मैसेज संग्रहित करने की प्रोसेस तब शुरू होती है, जब सीधे बातचीत, ग्रुप चैट या स्पेस में कम से कम एक व्यक्ति के लिए, मैसेज संग्रहित करने की सुविधा चालू हो.
ध्यान दें: सिर्फ़ आपके संगठन के मालिकाना हक वाले स्पेसेज़ के मैसेज संग्रहित किए जाते हैं. बाहरी उपयोगकर्ताओं के मालिकाना हक वाले स्पेसेज़ के मैसेज संग्रहित नहीं किए जाते. - मैसेज संग्रहित करने की प्रोसेस, ग्रुप चैट या स्पेस छोड़ने वाले आखिरी उपयोगकर्ता के तीन दिनों बाद तक जारी रहती है. इस उपयोगकर्ता के लिए, मैसेज संग्रहित करने की सुविधा चालू होती है. इस समय के बाद चैट में भेजे गए मैसेज संग्रहित नहीं किए जाते.
अहम जानकारी: तीसरे पक्ष के समाधान के लिए, यह ज़रूरी है कि मैसेज, ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी (TLS) कनेक्शन के ज़रिए भेजे जाएं. TLS एक सुरक्षा प्रोटोकॉल है, जो ईमेल को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करके उसकी निजता की सुरक्षा करता है. अगर जर्नल मैसेज, तीसरे पक्ष के ऐसे समाधान पर भेजे जाते हैं जो TLS को सपोर्ट नहीं करता है, तो मैसेज डिलीवर नहीं होंगे.
शुरू करने से पहले
ऑफ़-द-रिकॉर्ड मैसेज संग्रहित नहीं किए जाते. इसलिए, हमारा सुझाव है कि:
- चैट का इतिहास चालू करें. ऐसा करने का तरीका जानने के लिए, चैट का इतिहास चालू या बंद करना लेख पढ़ें.
- उपयोगकर्ताओं को चैट के इतिहास की सेटिंग बदलने की अनुमति न दें.
- बाहरी स्पेसेज़ की सुविधा बंद करके, उपयोगकर्ताओं को अपने संगठन से बाहर के स्पेसेज़ बनाने या उनमें शामिल होने से रोकें. ज़्यादा जानकारी के लिए, Chat और स्पेसेज़ के चैट विकल्पों को कंट्रोल करना लेख पढ़ें.
तीसरे पक्ष के किसी समाधान को सेट अप करना
शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए किसी विभाग या टीम को सेट अप करना है, तो संगठन की कोई इकाई जोड़ना लेख पढ़ें.
-
Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन
Google Workspace
Google Chat पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- तीसरे पक्ष के समाधान से डेटा संग्रहित करने की सेटिंग पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग किसी विभाग या टीम पर लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.
- डेटा संग्रहित करने की सुविधा चालू है को चुनें.
- डेस्टिनेशन पता में, वह ईमेल पता डालें जिस पर आपको जर्नल मैसेज भेजने हैं.
- डेटा संग्रहित करने की फ़्रीक्वेंसी में, यह तय करें कि मैसेज कितनी बार जनरेट होने चाहिए (हर 1 से 24 घंटे में).
- (ज़रूरी नहीं) कस्टम हेडर में, ईमेल मैसेज के उन सभी हेडर की कॉमा-सेपरेटेड लिस्ट डालें जिनका इस्तेमाल, Chat के मैसेज की यूनीक पहचान करने के लिए किया जाना चाहिए.
-
सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलाव लागू करें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.