Dit artikel is bedoeld voor beheerders. Als u wilt leren hoe u ruimtes kunt maken en eraan kunt deelnemen, raadpleeg dan de help voor eindgebruikers van Spaces .
Ruimtes zijn de belangrijkste plek in Google Workspace om te communiceren, samen te werken en taken uit te voeren. Met Ruimtes kunnen ideeën vrijer stromen, is informatie altijd toegankelijk en kan er gemakkelijker gewerkt worden. Ruimtes helpen je organisatie onderwerpen te ontdekken en er samen aan te werken, en ze brengen teams samen in een beter verbonden en productievere werkomgeving.
De kracht van ruimtes
De ruimtes zijn:
- Een werkcentrum
Spaces fungeert als één centrale plek voor het werk, de beslissingen, aankondigingen en discussies van een team. Iedereen blijft op de hoogte dankzij toegang tot dezelfde content en inzicht in genomen beslissingen. Workspace-apps en tools van derden zijn geïntegreerd in Spaces, precies waar je ze nodig hebt. - Onderwerpgericht
Themagerichte ruimtes helpen mensen om ruimtes efficiënt te organiseren en meldingen effectief in te stellen. - Een veilige ruimte voor discussie.
Spaces biedt een snelle, expressieve en laagdrempelige omgeving met informele, op chat gebaseerde gesprekken en emoji's. Deze informele communicatiestijl verlaagt de drempel voor deelname en stimuleert meer open gesprekken en een gevoel van psychologische veiligheid voor mensen binnen uw organisatie.
Afzonderlijke gesprekken of groepsgesprekken?
Spaces zijn ideaal voor veel communicatiedoelen, zoals hierboven beschreven. We raden Spaces aan als de primaire plek in Workspace voor project- en teamgerichte samenwerking, maar ook voor sociale discussies en het delen van algemene kennis, die continu zullen plaatsvinden.
Gesprekken in kleine groepen of één-op-één-chats zijn perfect voor snelle, ad-hocberichten, zoals informele verduidelijkingen, korte follow-ups, communicatie via informele kanalen die geen groot publiek vereisen, en discussies met een zeer korte looptijd.
Voor meer informatie over wanneer u deze en andere communicatiemiddelen kunt gebruiken, raadpleegt u de beste werkwijzen voor groepscommunicatie .
Beste werkwijzen voor het inrichten van ruimtes
Hier volgen enkele suggesties om uw organisatie te helpen de beschikbare ruimtes effectief te benutten.
- In de meeste gevallen raden we aan om de geschiedenis standaard in te schakelen, zodat gebruikers kennis en discussies uit het verleden kunnen raadplegen. Wanneer de geschiedenis is uitgeschakeld, kan een gesprek verdwijnen voordat iedereen de kans krijgt om het te zien. Als uw Workspace-editie dit toelaat, kunt u overwegen de optie ' Geschiedenis ALTIJD AAN' in te schakelen.
- Stel richtlijnen op voor de chat-etiquette binnen uw bedrijf en communiceer deze. Hierin moeten situaties worden beschreven waarin uw organisatie e-mail, directe berichten, groepsgesprekken of chatruimtes moet gebruiken, en of de verwachte reactietijden voor deze communicatiekanalen verschillen.
- Je kunt groepen importeren in een ruimte, maar dit is beperkt tot groepen met minder dan 100 leden. Als je een groep met meer dan 100 gebruikers wilt importeren, kun je een nieuwe vindbare ruimte aanmaken en vervolgens de groepsleden een bericht sturen met een link om lid te worden van de nieuwe ruimte.
- Bij het aanmaken, hernoemen of upgraden van een groepsbericht naar een ruimte, moet je een unieke naam gebruiken. Dit omvat hoofdletters, leestekens en internationalisering. Als je bijvoorbeeld een ruimte hebt met de naam 'lunch', kun je niet het volgende gebruiken:
- lunch
- lun.h
- lunch
- Hieronder vindt u enkele specifieke richtlijnen die wij aanbevelen:
- Gebruik ruimtes voor asynchrone discussies waar mensen niet tegelijkertijd online hoeven te zijn. Ze kunnen in plaats daarvan lezen en reageren wanneer het hen uitkomt.
- Gebruik @vermeldingen om de aandacht op individuen te vestigen en ervoor te zorgen dat ze een melding ontvangen. Laat gebruikers weten dat ze @all kunnen gebruiken om de aandacht van iedereen in een ruimte te trekken, maar herinner ze eraan dat dit iedereen een melding geeft. Overweeg om voorbeelden toe te voegen van situaties waarin dit wel of niet aan te raden is binnen uw organisatie.
- Moedig mensen aan om context op hoog niveau toe te voegen wanneer ze iemand taggen in de chat, vooral in grotere groepsgesprekken en -ruimtes. Dit maakt het voor collega's makkelijker om in grote lijnen te begrijpen waar je naar verwijst, zonder dat ze de hele ruimte hoeven te bekijken.
- Om gebruikers te helpen reageren op specifieke berichten zonder het hoofdgesprek in de ruimte te verstoren, kunt u inline threads gebruiken. Zo kunnen gebruikers reacties in aparte gesprekken onderbrengen. Lees meer over het gebruik van threads in ruimtes .
- Overweeg om vindbare ruimtes te gebruiken voor onderwerpen die niet beperkt hoeven te blijven tot specifieke personen of teams. Met vindbare ruimtes is informatie transparanter, kunnen organisaties een gedeeld begrip opbouwen en kunnen nieuwe leden zich snel inlezen.
- Stimuleer medewerkers om hun eigen werkplekken te creëren. Laat leidinggevenden actief gebruikmaken van deze ruimtes om anderen aan te moedigen en als voorbeeld te dienen, zodat zij dit voorbeeld volgen.
- Werk samen met de eigenaren en beheerders van de ruimtes binnen uw organisatie om constructieve gesprekken te bevorderen, ervoor te zorgen dat de onderwerpen relevant blijven en de beschikbaarheid van de ruimte binnen uw organisatie te controleren.
Beheer ruimtes binnen uw organisatie.
Iedereen binnen uw organisatie die een ruimte aanmaakt, is automatisch de eigenaar van die ruimte en kan meer mensen aan die rol toewijzen. Zie voor meer informatie: Meer informatie over uw rol als eigenaar of beheerder van een ruimte .
Aan extra personen binnen uw organisatie kan automatisch de rol van ruimtebeheerder worden toegewezen. Dit helpt onbeheerde ruimtes te voorkomen, bijvoorbeeld als een ruimtebeheerder de ruimte verlaat of als zijn of haar account wordt verwijderd of geblokkeerd. Als de maker van de ruimte geen lid meer is, wordt de rol van ruimtebeheerder automatisch toegewezen aan maximaal 3 van de oudste actieve leden van de ruimte.